Trong bài viết sau, chúng tôi sẽ giải thích các phòng ban của một công ty Và vai trò của mỗi cái là gì?
Các phòng ban của một công ty
Điều bình thường là khi bạn bắt đầu kinh doanh, bạn muốn duy trì trật tự, làm như vậy công việc sẽ trôi chảy hơn và bạn sẽ có kết quả tốt hơn, nhưng nói cách khác, mỗi người phải hoàn thành tốt vai trò của mình trong công ty. , mỗi công ty phải phân chia thành các phòng ban thực hiện một chức năng cụ thể để giữ cho công việc trôi chảy.
Tất cả các bộ phận này hoàn thành trách nhiệm để đạt được mục tiêu trong công ty.
Không phải tất cả các công ty đều có đủ khả năng để có tất cả các phòng ban mà họ nên có hoặc số lượng người cần thiết cho mỗi phòng ban, nghĩa là bạn không thể so sánh cách tổ chức cụ thể của các phòng ban mà một công ty lớn có sản lượng cao hơn sẽ có với một công ty nhỏ hơn, chẳng hạn như một gia đình.
Tầm quan trọng của việc phân công các phòng ban trong công ty
Duy trì một dòng chảy liên tục và có tổ chức trong một công ty là điều quan trọng hàng đầu để nó hoạt động chính xác. Đôi khi quy mô của công ty có thể ảnh hưởng đến việc bạn sẽ cần bao nhiêu phòng ban, nhưng theo cách tương tự, bất kể số lượng như thế nào, tổng tất cả các phòng ban này sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu là một doanh nhân.
Việc phân chia các phòng ban này theo chức năng cho phép một người không bị quá tải và chỉ có thể thực hiện công việc mà họ được thuê.
Các phòng ban của một công ty là gì?
Tùy thuộc vào nhu cầu của công ty hoặc doanh nghiệp của bạn, cũng như quy mô của nó, bạn nên có một trong các bộ phận sau:
Quản lý
Mặc dù đây không được coi là một bộ phận của một công ty, nhưng nó hoàn thành một loạt các công việc bên trong nó. Chức năng của nó là giám sát các bộ phận khác nhau mà công ty bạn có và đưa ra quyết định cuối cùng, mặc dù tất nhiên, nó phải giải thích lý do tại sao tôi đưa ra quyết định, trước các cơ quan có thẩm quyền cấp trên, tức là chủ sở hữu của doanh nghiệp hoặc nhãn hiệu. .
Phòng hành chính nhân sự
Có trách nhiệm biên soạn và xem xét công việc trong công ty, lập các báo cáo sơ bộ đã qua nghiên cứu, trước khi gửi cho cấp quản lý hoặc cấp trên.
Trong cơ quan hành chính, có hai bộ phận khác thường làm việc cùng nhau. Đó là:
Recursos humanos
Đó là một nhóm người chịu trách nhiệm tuyển dụng và quản lý công nhân trong một công ty. Bộ phận này được giao nhiệm vụ đảm bảo rằng mỗi người được thuê có thể đáp ứng được những kỳ vọng trong công việc của họ, hay nói cách khác là họ đủ sức khỏe cho công việc.
Ngoài ra, họ còn có nhiều chức năng khác như: đào tạo nhân viên mới, trả lương theo vị trí công việc, phân công nghỉ phép, tuân thủ các quy định, đề bạt, thăng chức, v.v.
Bộ phận nhân sự phải duy trì tốt công tác quản lý nhân viên và đảm bảo môi trường làm việc ổn định, an toàn để mọi người cảm thấy hài lòng với công việc của mình.
Hợp pháp
Nó nằm trong khu vực hành chính, có nhiệm vụ xem xét các hợp đồng và đảm bảo rằng không có quy định hiện hành nào bị vi phạm.
Sở Tài chính
Bộ phận đó chịu trách nhiệm về bất kỳ vấn đề kinh tế nào trong công ty, chẳng hạn như đầu tư hoặc lưu thông vốn. Nó cung cấp các chỉ số, chúng giúp bạn đưa ra các quyết định quản lý.
Nó cũng chịu trách nhiệm phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp, cũng như rủi ro, hiệu quả và cơ cấu chi phí.
Các công ty lớn coi lĩnh vực tài chính, kế toán và ngân quỹ là một, mặc dù trên thực tế, ba lĩnh vực này hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau:
Kế toán
Nó có trách nhiệm ghi lại các chuyển động tài chính. Khu vực này ghi lại bất kỳ giao dịch mua nào trong công ty, với số vốn cho biết việc mua hàng đã được thực hiện, cách thức thực hiện và số tiền đó đi đâu. Ngoài ra, chúng còn ghi lại các chuyển động giữa các tài khoản, tức là khi tiền di chuyển từ ngân hàng này sang ngân hàng khác.
Nên giảm chi phí hoạt động của nhân viên kế toán, sử dụng phần mềm để duy trì trật tự, những điều này tránh được khả năng xảy ra sai sót, mặc dù những điều này có thể gây tốn kém.
Kho bạc
Nó chịu trách nhiệm thu và thanh toán mọi thứ liên quan đến công ty, có thể là bảng lương, khách hàng, thuế hoặc nhà cung cấp. Trong kho bạc, phải có một nghiên cứu trước để xác định thời điểm tốt nhất để thu tiền nợ và thanh toán cho các dịch vụ quản lý cho công ty.
Khi chúng ta đề cập đến kho bạc, chúng ta không nói đến việc tiền của công ty được đầu tư trực tiếp vào một nguyên liệu thô.
Để biết thêm thông tin về cách làm Toán tài chính, mời bạn đọc bài viết của chúng tôi sẽ giúp ích được cho bạn.
Bộ phận tiếp thị hoặc bán hàng
Đây là bộ phận phụ trách các chiến dịch quảng cáo của công ty. Nghiên cứu thị trường liên quan đến công ty và tìm kiếm phương pháp tốt nhất để quảng bá bản thân trong công ty, nhằm thu hút khách hàng hiện tại hoặc tiềm năng.
Trong số các chức năng do bộ phận marketing thực hiện, chúng ta có thể kể đến một số chức năng sau:
- Tổ chức các sự kiện trong công ty.
- Nó quản lý sự công khai được trao cho một sản phẩm, có thể là hình ảnh hoặc phương thức truyền thông sẽ được sử dụng.
- Nó giúp thực hiện và thúc đẩy các chương trình giảm giá được thực hiện, có thể là cho một hoặc một số sản phẩm.
- Tổ chức các chương trình khuyến mãi trong và ngoài doanh nghiệp.
- Tạo ra các phương tiện truyền thông sẽ được sử dụng cho một chiến dịch, dù là truyền thống (truyền hình, đài phát thanh, báo chí) hay kỹ thuật số (mạng xã hội, trang web, blog), cũng như việc duy trì và quản trị chúng.
- Thiết kế phương tiện quảng cáo.
Mục tiêu của bộ phận này cũng giống như bộ phận tiếp thị, nghiên cứu nhu cầu của công chúng và phát triển một sản phẩm thích ứng với họ, với mục đích tăng doanh số bán hàng và thu hút người tiêu dùng trong tương lai.
bộ phận thương mại
Ngoài việc phân phối và lưu kho các sản phẩm, nó làm việc cùng với bộ phận tiếp thị để quảng bá và cung cấp dịch vụ khách hàng, cũng như hỗ trợ và hỗ trợ kỹ thuật. Bộ phận thương mại cũng chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ của mình, cùng với các bộ phận khác vì lợi ích của công ty, trong số chúng tôi có:
- Làm việc với ngân sách cùng với bộ phận tài chính.
- Thiết lập các chiến dịch tiếp thị kết hợp với bộ phận tiếp thị, ngoài việc quản lý các chương trình khuyến mãi và ưu đãi.
- Đặt phạm vi giá trên một sản phẩm. Điều này được thực hiện cùng với hai bộ phận khác: Tiếp thị và Tài chính.
Bộ phận này phải cố gắng ít nhất có thể để thực hiện luân chuyển, đơn giản hóa, duy trì sự ổn định của đội ngũ nhân viên làm việc.
bộ phận mua hàng
Khu vực này có trách nhiệm xác định nơi tốt nhất để thu mua nguyên liệu thô, với giá cả và chất lượng tốt nhất, tùy thuộc vào chức năng hoặc mục đích của công ty. Nếu là văn phòng, bộ phận này sẽ phụ trách việc mua sắm vật tư, thiết bị.
Trong trường hợp kinh doanh thực phẩm, điều này sẽ giao cho nhiệm vụ mua các nguyên liệu và đồ dùng.
Ví dụ: Nếu bạn có một nhà hàng đồ ăn Ý, bộ phận mua hàng sẽ chịu trách nhiệm chọn nơi tốt nhất để lấy nguyên liệu, cho dù đó là rau để làm nước sốt hay bột mì để làm mì ống, tạo nên mối quan hệ giữa số lượng và giá cả.
Bộ phận hậu cần
Đây là bộ phận chịu trách nhiệm tiếp thị và phân phối các sản phẩm của công ty, cũng như thực hiện các nhiệm vụ trả lại và mua lại. Nó cũng hoàn thành nhiệm vụ tìm kiếm nhà cung cấp hoặc người bán, người cung cấp cho họ nguyên liệu thô, điều này giúp tiết kiệm nhiệm vụ đích thân đi tìm họ, vì họ sẽ mang nó đến cho bạn. Trên thực tế, nếu bạn có nhiều địa điểm, nhà cung cấp phải đến từng địa điểm để giao hàng.
Với ví dụ đã đề cập ở trên, nếu bộ phận mua hàng phụ trách việc lấy nguyên liệu, bộ phận hậu cần có nhiệm vụ thu thập chúng và chọn nơi chúng sẽ được phân phối giữa các cửa hàng hoặc nhà hàng khác nhau.
Khởi hành sản xuất
Nó chịu trách nhiệm thực hiện quá trình tạo ra một sản phẩm của công ty, đi từ các nguồn lực hoặc đầu vào cho đến sản phẩm cuối cùng. Họ xác định cách tiết kiệm nhất để làm một việc gì đó và nhân sự cần thiết cho việc đó.
Loại bộ phận này sẽ thực hiện công việc chung với bộ phận hậu cần và bộ phận mua hàng.
Làm thế nào để tổ chức các phòng ban của một công ty?
Trong số tất cả các phòng ban tồn tại trong một công ty, có một cách để tổ chức chúng, điều này được gọi là: Phòng ban.
Bộ phận hóa bao gồm việc tổ chức các hoạt động được thực hiện trong một công ty, được nhóm lại theo chức năng của chúng, tức là sự hình thành các bộ phận thực hiện một nhiệm vụ vì lợi ích của công ty, doanh nghiệp hoặc thương hiệu.
Trong việc tổ chức các phòng ban của một công ty, phải tính đến nhiều yếu tố, chẳng hạn như quy mô của nó, bởi vì một doanh nghiệp nhỏ không giống như một công ty sản xuất lớn hoặc một siêu thị nằm ở một số nơi.
Hai công việc này có những nhu cầu và chức năng khác nhau, tùy thuộc vào đó, một bộ phận duy nhất có thể đảm nhận một số việc hoặc nói cách khác, một bộ phận có thể có các hạng mục phụ.
Một điều khác phải được tính đến là sự hiện diện của công ty bạn ở cấp độ địa lý, điều này có nghĩa là, nếu bạn ở một nơi (thành phố) hoặc ở các quốc gia khác nhau, nó thậm chí có thể trở thành một lục địa khác.
Mặc dù tất cả những điều này đều tập trung vào một mục tiêu: Bạn muốn đạt được điều gì với công ty của mình? Đây là ý tưởng khi đưa ra các phòng ban của một công ty, rằng họ hoàn thành một công việc, để đạt được mục đích của một công ty.
Có nhiều hình thức tổ chức bộ phận tùy thuộc vào loại hình công ty bạn đang phát triển, trong số này có thể kể đến:
Phòng ban truyền thống
Loại hình này dựa trên chuỗi giá trị của Michael Porter, thiết lập chức năng của từng bộ phận trong công ty và cách chúng liên quan với nhau, với mục đích đạt được mục tiêu mà công ty đã thiết lập ngay từ đầu.
Bộ phận này có bốn phòng ban: Hành chính / Nhân sự, Sản xuất, Kế toán / Tài chính và Tiếp thị / Bán hàng. Trên đây, chúng ta có thể tìm thấy sự quản lý chung.
Một nhược điểm của phương pháp này là những thứ được nhóm lại với nhau, mặc dù chúng giống nhau nhưng không giống nhau, chẳng hạn như tiếp thị và bán hàng.
Bộ phận địa lý
Các phòng ban được tạo ra tùy thuộc vào khu vực hoặc quốc gia nơi nó tọa lạc, hoặc các phòng ban của khu vực được tạo ra, nghĩa là một cho bãi biển, một cho núi, v.v. Điều này ảnh hưởng lớn đến hình thức phân bố và các yếu tố cần tính đến, chẳng hạn như khí hậu.
bộ phận nhân khẩu học
Loại hình này tính đến nhu cầu của công chúng mà bạn muốn giải quyết, tập trung vào: độ tuổi, giới tính, quốc tịch, v.v. Nó thậm chí có thể được đưa xa hơn, chẳng hạn như công chúng tùy thuộc vào mạng xã hội.
Phòng ban theo sản phẩm
Nó khá hữu ích khi bạn có một công ty sản xuất nhiều sản phẩm. Ví dụ: nếu bạn có một công ty công nghệ, bạn có thể có một bộ phận về điện thoại, những bộ phận khác về máy tính, v.v.
phòng ban theo quy trình
Nó bao gồm việc phân chia quy trình của một sản phẩm, trong các bộ phận chịu trách nhiệm khác nhau. Ví dụ: một nhóm duy nhất phụ trách lấy nguyên liệu thô, một nhóm khác sản xuất và một nhóm khác phân phối, vấn đề là nó chỉ phụ trách nhiệm vụ đó.
Nhược điểm của việc không có các phòng ban của một công ty
Một sai lầm rất phổ biến ở các công ty là tin rằng tất cả công nhân có trình độ học vấn giống nhau đều có thể thực hiện cùng một chức năng, điều này là phi logic.
Ví dụ: Giả sử bạn đã học về nấu ăn. Đó là một sai lầm phổ biến đối với các chủ nhà hàng khi nghĩ rằng bạn biết tất cả mọi thứ liên quan đến thực phẩm, chỉ vì bạn đã học nấu ăn, trong khi thực tế lại không phải vậy.
Là một đầu bếp, có nhiều chuyên môn, có thể là: đầu bếp nấu ăn, đầu bếp bánh ngọt, đầu bếp bánh ngọt, trong số nhiều người khác. Có nghĩa là, nếu không có bộ phận nhân văn phân công bạn vào một vị trí phù hợp với kỹ năng của bạn, bạn có thể là một đầu bếp bánh ngọt làm việc trong khu vực thịt, điều đó có thể mắc sai lầm và phát sinh lỗ.
Các hãng phim có thể giống nhau, nhưng không giống nhau, phải có sự tổ chức theo các ngành để tránh hỗn loạn.
Nhiều tài năng tiềm năng bị lãng phí khi họ không được sử dụng trong lĩnh vực được yêu cầu, đó là lý do tại sao các phòng ban trong một công ty rất quan trọng, vì họ cho phép phân chia các khu vực khác nhau và chỉ định người có trình độ tốt nhất thực hiện một công việc. .
Các phòng ban trong công ty được tạo ra để mỗi người thực hiện công việc mà họ nghiên cứu và phát triển trong lĩnh vực đó nhằm mang lại lợi ích cho công ty.
Mời các bạn xem video sau để biết thêm thông tin: