કાર્ય અહેવાલ તેને યોગ્ય રીતે કેવી રીતે તૈયાર કરવો?

મેનેજમેન્ટ ફિલ્ડમાં, કાર્ય અહેવાલો નિર્ણય લેવામાં ભૂમિકા ભજવે છે, તેથી નીચે અમે એક સંક્ષિપ્ત ઝાંખી આપીશું કાર્ય અહેવાલ, લાક્ષણિકતાઓ અને તમારે તેને યોગ્ય રીતે કેવી રીતે તૈયાર કરવું જોઈએ.

કાર્ય અહેવાલ

રિપોર્ટ ખાસ કરીને એક ટેક્સ્ટ છે જેનો ઉપયોગ શરૂઆતમાં કેટલીક ચોક્કસ પ્રવૃત્તિઓ અથવા પ્રાપ્ત પરિણામોથી સંબંધિત મહત્વપૂર્ણ પાસાઓનું વિશ્લેષણ રજૂ કરવા માટે કરવામાં આવે છે, જેમાં નિર્ણય લેવા માટે કેટલીક પરિસ્થિતિ વિશે લેખિતમાં જાણ કરવાની જરૂર હોય છે.

એક અહેવાલમાં આપણે સૌપ્રથમ સમસ્યા અથવા પરિસ્થિતિનો સારાંશ મેળવી શકીએ છીએ જેનું વિશ્લેષણ કરવામાં આવે છે, બીજું, ઊભી થયેલી પરિસ્થિતિના સંભવિત કારણો અથવા પરિણામો અને અંતે ઉદ્દેશ્ય હાંસલ કરવા માટેના સંભવિત ઉકેલો અથવા ભલામણો.

કાર્યસ્થળની અંદર, ત્યાં જાણીતા છે અહેવાલો શ્રમ અથવા પરિણામોના અહેવાલો, જે સારાંશ કરતાં વધુ કંઈ નથી જે અમને લક્ષ્ય હાંસલ કરવા માટે હાથ ધરવામાં આવેલા એક અથવા અનેક કાર્યોના પરિણામનું મૂલ્યાંકન કરવાની મંજૂરી આપે છે.

કાર્ય અહેવાલોનો હેતુ કાર્યકર, વિભાગ, વિસ્તાર અથવા એકમની પ્રવૃત્તિને માપવાનો છે અને સામાન્ય રીતે કંપની અથવા સંસ્થા શા માટે નહીં. હાલમાં, વર્ક રિપોર્ટ એ મેનેજમેન્ટ મીટિંગ્સ માટેનો આધાર છે, તેથી, તે આખા વર્ષ દરમિયાન એક આવર્તન સાથે યોજવામાં આવે છે જે કંપનીએ કંપનીમાં બદલાય છે.

ઉદાહરણ તરીકે, વહીવટી દૃષ્ટિકોણથી, આ પ્રકારના અહેવાલો સંકળાયેલા તમામ ક્ષેત્રોના પરિણામોનું મૂલ્યાંકન કરવાની મંજૂરી આપે છે, અને આ રીતે વરિષ્ઠ વ્યવસ્થાપન માટે જવાબદાર છે, અને તે માસિક, ત્રિમાસિક અથવા અર્ધ-વાર્ષિક ધોરણે હાથ ધરવામાં આવે છે.

કાર્ય અહેવાલો દ્વારા, પ્રક્રિયાઓની ઉત્ક્રાંતિ જાણી શકાય છે અને તેથી ટૂંકા ગાળામાં કંપની, તે જાણવાની મંજૂરી આપે છે કે શું વસ્તુઓ મૂળ રૂપે પ્રસ્તાવિત હતી તે મુજબ ચાલી રહી છે અથવા જો પ્રવૃત્તિઓના શ્રેષ્ઠ કાર્ય માટે તેને ચોક્કસ ગોઠવણોની જરૂર છે. પોતે. કંપની અને તેના કામદારો.

આ પ્રકારનો અહેવાલ લખાયેલ હોવો જોઈએ અને સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત રીતે, પરિણામોના ડેટા સાથે આધારભૂત અને સંક્ષિપ્ત રીતે, લખાણમાં પ્રગટ થયેલા પરિણામો અથવા સમર્થન સાથે, એવી રીતે કે ભલામણો અથવા નિષ્કર્ષના વિશ્લેષણ અનુસાર ઓફર કરી શકાય. આંકડાકીય માહિતી. પ્રસ્તુત.

કાર્ય અહેવાલની લાક્ષણિકતાઓ

• તે નિર્ણયો લેતી વખતે મહત્વપૂર્ણ માહિતી પ્રદાન કરવાના હેતુથી કરવામાં આવે છે.
• તે મેનેજર, ચોક્કસ વિસ્તારના વડાની જરૂરિયાત અથવા વિનંતીનું પરિણામ છે. તે વ્યવહારીક રીતે એવી વ્યક્તિ અથવા લોકોના જૂથને સંબોધવામાં આવે છે જેમને આ માહિતીની જરૂર હોય અને તેઓ તેને વાંચવા, તેનું વિશ્લેષણ કરવા અને નિર્ણય લેવા અથવા સામેલ પક્ષોના લાભ માટે વિકલ્પોની ભલામણ કરવા માટે બંધાયેલા છે.
• આ પ્રકારના અહેવાલમાં ડેટાની રજૂઆતમાં ઉપયોગી આલેખ, આંકડાકીય કોષ્ટકો, SWOT મેટ્રિક્સ અને અન્ય સાધનોનો સમાવેશ થાય છે.

વર્ક રિપોર્ટ કેવી રીતે તૈયાર કરવો

કાર્ય અહેવાલ તૈયાર કરવા માટે કેટલાક પાસાઓને ધ્યાનમાં લેવું મહત્વપૂર્ણ છે, જેમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:

પ્રારંભિક ધ્યેય

અમે રિપોર્ટ શા માટે તૈયાર કર્યો તે સામાન્ય લાઇનમાં વ્યાખ્યાયિત કરો અથવા તેનું વર્ણન કરો. તે ટૂંકા ગાળામાં ચોક્કસ ક્રિયાઓ સાથે આપણે શું કરી રહ્યા છીએ તે ઓળખવા માટે સેવા આપે છે.

નીચે આપેલા પ્રશ્નોના જવાબ આપીને શું થયું તે વિશે તેમને શું જાણવાની જરૂર છે તે જાણવું વાચક માટે આદર્શ છે: તમને રિપોર્ટ શા માટે જોઈએ છે? રિપોર્ટ કોને સંબોધવામાં આવ્યો છે? તેનો શું ઉપયોગ થશે?

સાદી ભાષા

આ પ્રકારનો અહેવાલ સ્પષ્ટ, નક્કર અને ઉદ્દેશ્યપૂર્ણ ભાષા સાથે તૈયાર થવો જોઈએ. તેમાં સામેલ કોઈપણ વ્યક્તિના વ્યક્તિગત મૂલ્યાંકનોનો સમાવેશ થવો જોઈએ નહીં.

પ્રવૃત્તિઓ કરી

આ તબક્કો દર્શાવે છે કે સૂચિત પરિણામો અથવા મૂલ્યાંકનના માપદંડોને હાંસલ કરવા માટે શું કરવામાં આવ્યું છે. તે માહિતીનું પૃથ્થકરણ કરવા, તેને પસંદ કરવા, તેને વ્યવસ્થિત કરવા અને તેને જન્મ આપે તેવી સરખામણીઓ કરવા માટે, માહિતીના સ્ત્રોતો મેળવવા માટે વપરાતા માનવ સંસાધનો અને સામગ્રીની સ્થાપના કરે છે.

આવા હેતુઓ માટે, તે મહત્વપૂર્ણ છે કે આ પાસામાં દરેક પ્રવૃત્તિ માટે જવાબદાર લોકો જે યોગદાન આપી શકે તે બધું એકત્રિત કરવામાં આવે.

માહિતી મૂલ્યાંકન

આ પાસામાં, અમે લેખિત અહેવાલ તૈયાર કરવાના હેતુથી એકત્રિત કરવામાં આવેલી માહિતીની ચકાસણી અને સરખામણી કરવા આગળ વધીએ છીએ. તે સ્રોત સૂચવવાની સલાહ આપવામાં આવે છે કે જ્યાંથી પ્રશ્નમાં ડેટા મેળવવામાં આવ્યો હતો. આ અહેવાલના છેલ્લા પૃષ્ઠો પર મૂકવો જોઈએ.

રિપોર્ટ સ્ટ્રક્ચર

રિપોર્ટની સામગ્રીને જે વિષયનો પર્દાફાશ થાય છે તેના આધારે અને લેખકના વિચારોના ક્રમ પ્રમાણે ક્રમાંકિત થવો જોઈએ. જો કે, તેઓએ નીચેની યોજના રજૂ કરવી આવશ્યક છે:

• પરિચય: આ ભાગમાં, વાચક સામાન્ય રીતે જે પરિસ્થિતિનો સામનો કરવા જઈ રહી છે, આ પરિસ્થિતિનું કારણ, પરિસ્થિતિનો ઉદ્દેશ્ય જે આપણે રજૂ કરવા માંગીએ છીએ, તેમજ સાધનો કે જેનો ઉપયોગ કરવામાં આવશે તે જાણશે. હકીકતોની રજૂઆતના સંદર્ભમાં અહેવાલને સમર્થન આપો.
• વિકાસ: તે અહેવાલનો સહાયક ભાગ છે, અહીં સૌથી મહત્વપૂર્ણ પાસાઓ કે જે આપણે રજૂ કરવાના અહેવાલમાં ધ્યાનમાં લેવા જોઈએ તેનું વર્ણન કરવામાં આવ્યું છે. તે પરિણામો મેળવવા માટે ઉપયોગમાં લેવાતી પદ્ધતિઓ અને તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવામાં આવ્યો તે સમજાવે છે.
• તારણો અથવા ભલામણો: તે સંક્ષિપ્ત સારાંશ છે જે પ્રાપ્ત પરિણામો અનુસાર અનુસરવા માટેની ક્રિયાઓ સૂચવે છે. આ પરિણામો શક્ય તેટલા સ્પષ્ટ અને અત્યંત ઉપયોગી હોવા જોઈએ.

અનુસરો ક્રિયાઓ

કાર્ય અહેવાલમાં નિર્ણય લેવા માટે તે ખૂબ જ ઉપયોગી છે, કારણ કે તે ઇચ્છિત ઉદ્દેશ્ય હાંસલ કરવા માટે શું શ્રેષ્ઠ કામ કર્યું છે તેના પર માર્ગદર્શન આપશે. બદલામાં, તે એવી ક્રિયાઓ નિર્ધારિત કરશે કે જે તમે ઇચ્છો છો તે સફળતા હાંસલ કરવા માટે, ભવિષ્યમાં અમલમાં મૂકવી આવશ્યક છે.

અમને જણાવો કે તમે તમારો કાર્ય અહેવાલ કેવી રીતે તૈયાર કરો છો અને તે કરતી વખતે તમે કયા પાસાઓને ધ્યાનમાં લો છો.

જો આ રસપ્રદ લેખ તમારું ધ્યાન ખેંચે છે, તો હું તમને આ લિંક જોવા માટે આમંત્રિત કરું છું  કોર્પોરેટ સામાજિક જવાબદારી