La agenda de trabajo es una forma de organizar las actividades en orden de prioridad y de manera cronológica. Conoce cómo planificar una leyendo el siguiente artículo.
Agenda de trabajo
Al plantear una agenda de trabajo se está hablando directamente de la organización y planificación de las acciones de cualquier organización. Permiten conseguir los objetivos, optimizar los procesos y mantener buenos niveles de productividad. Ninguna organización puede realizar planes sin contar con una buena agenda de trabajo.
Son totalmente diferentes a la planificación de las agendas personales, con pequeñas variables que pueden llegar a compararse, pero en ningún momento pueden servir de apoyo para realizar el proyecto de una agenda de trabajo final. También existen tipos de control de agenda de trabajo elaboradas y tomando en cuenta el volumen, capacidad y objetivos de la empresa.
Veremos entonces para qué sirve y qué beneficios traen a cualquier empresa. Son las herramientas necesarias para obtener el éxito, incluso en actividades pequeñas. Las grandes corporaciones mantienen entre sus formas operacionales y directrices mantener agendas de trabajo. Hacen que sus gerentes y directores puedan llevarlas a cabo durante los periodos de trabajo.
Importancia
Este tipo de herramienta permite entre otras cosas ganar mucho tiempo en el desarrollo de las actividades. Se agilizan los procesos y permiten llevar a cabo la supervisión de cada tarea, con la finalidad de controlar para que se cumplan según lo establecido. Asimismo permite a los directivos darle prioridad a ciertos grupos de trabajo y dejar a un lado las actividades no prioritarias.
Las agendas de trabajo sirven también para fomentar proyectos a futuro, sus aplicaciones ayudan a mejorar acciones en los procesos, aminorar costos y plantear acciones con el objeto de conseguir entre todas las áreas la productividad deseada. Leyendo el siguiente post relacionado con la Productividad, conocer mejor cómo llevar adelante estos procesos.
Características
Cada agenda de trabajo es planificada considerando los procesos, el tiempo y la forma en la cual se llevarán a cabo cada una de las tareas. Siempre se elaboran en conjunto donde las diversas unidades operativas puedan estar en unión con las directrices principales. Entre las características más importantes relacionadas con la agenda de trabajo, está la de promover sistemas de planificación y procesos productivos, pero veamos en detalles todas sus cualidades.
Clarificar las fechas
La agenda de trabajo determina las fechas en las cuales se deben completar los objetivos, con ellas se buscan obtener resultados inmediatos donde posteriormente se podrá lograr la meta final. De no contar con fechas determinadas la planificación se puede venir abajo y las acciones se realizan sin rumbo ni norte fijo.
Objetivos
Lo más importante para desarrollar una agenda de trabajo es tener claro el objetivo. Es importante priorizar cada una de las etapas que llevan a la meta. Cada proceso debe estar planificado en función de las fechas tomando en cuenta los objetivos. Es importante colocar aparte las acciones que puedan retrasar algunos procesos. El tiempo es un tesoro que debe ser administrado con mucha sapiencia.
Reconocer las necesidades
Las agendas de trabajo deben plantear junto a las fechas y los objetivos, requerimientos que deben cumplirse a lo largo del proceso. En esta etapa es importante considerar la forma en la cual se puede otorgar capacidad y mejoramiento de los ambientes laborales. La carencia de alguna necesidad puede ocasionar retrasos en las acciones inmediatas, trayendo dispersión en los procesos.
Un buen gerente debe aprender a valorar estas necesidades, de no hacerlo se pueden conseguir adversidades administrativas que retrasen las metas de corto plazo. Por eso es importante revisar continuamente y realizar trabajos de campo donde se indague con respecto a las necesidades de cada uno de los componentes del proceso.
Valorar el equipo de trabajo
Las facetas diversas que presenta una empresa cuando desarrolla objetivos reales, les permite al final considerar si os objetivos realmente fueron logrados. Para eso la agenda de trabajo tiene especificaciones donde se consideren las alternativas y variables como observar el funcionamiento de cada equipo o unidad de trabajo.
En este aspecto es bueno tomar en cuenta que se debe contar con un equipo de supervisión del cual tenga la disponibilidad de cumplir las metas asignadas. Cuando se planifica una agenda de trabajo por periodos largos, se plantea la valoración de cada uno de los miembros. En enlace siguiente puedes conocer las herramientas para buscar la Motivación personal en el trabajo.
Es importante asignar tareas a los elementos y factores según sus condiciones. La importancia de la pertinencia en las asignaciones de los flujos de trabajo, deben coordinarse con las agendas de trabajo de otros componentes y gerencias de la organización: La idea es no transformar los planes y en lo posible mantener al personal necesario que sea capaz de optimizar la ejecución de una actividad.
Describir las tareas
En cada etapa y fecha en la cual se deben cumplir las metas es importante tomar en cuenta, cuál función deben desarrollar cada una de las personas que tienen responsabilidades directas con los procesos. Esta parte de la agenda de trabajo puede estar contemplada dentro de las llamadas misceláneas. La asignación de responsabilidades es importante.
Conocer quién está asignado en un área específica permite conocer el elemento y el lugar donde se cometió el error. Esta variable se realiza con la finalidad de no sancionar al individuo sino recoger la información para evitar futuros errores durante el proceso, lo que mejora notablemente el rendimiento en un área especifica.
Aplicación
Después de elaborar el proyecto completo se asignan las actividades y objetivos por fecha. De manera que comienza el proceso de implementación y aplicación del plan de trabajo. La agenda como tal, permite ir supervisando y controlando cada uno de los procesos en función de los lapsos. Es importante que los supervisores tomen en cuenta que la aplicación de cada acción debe estar dentro de los periodos asignados.
Este punto se establece la relación de la teoría y la práctica, lo cual determina si realmente la agenda de trabajo fue bien elaborada. En ocasiones los gerentes duran horas y horas planificando acciones pero cuando se van a la práctica, no se consigue el efecto esperado en el proyecto inicial.
La agenda de trabajo debe ser el instrumento en el cual el proyecto inicia pueda unirse a las acciones en las operaciones por medio de estas herramientas. Con ella se busca enlazar los procesos, donde no exista aislamiento ni falta de comunicación entre la planificación y la práctica.
¿Cómo se elaboran?
Aunque uno existe un patrón específico, veremos a continuación cómo elaborar una agenda de trabajo tomando en cuenta principalmente la distribución del tiempo en función de las fechas y actividades a realizar. Siempre tienen objetivos basados en el crecimiento y desarrollo de todos los componentes de la organización. Asimismo se toman en cuenta elementos particulares relacionados con la política de la propia empresa.
Algunos utilizan la técnica llamada «Time Boxing, el procedimiento que permite programar el tiempo de la persona reservando los días de la semana y tomando en cuenta el resto de las actividades. El Time Boxing otorga al gerente una visión general de cómo distribuir el tiempo a través de una lista ordenada cronológicamente y en función de las prioridades personales.
Cada tarea es encerrada en una especie de caja donde se pueden apreciar las limitaciones de tiempo similares a cómo se organizan en una agenda personal. Aunque existen otras aplicaciones relacionadas con los proyectos de agenda de trabajo, sin embargo recomendamos realizarlas en función de tomar en cuentas las consideraciones siguientes:
Se elabora primero una lista de cosas por hacer, en ella se agrupan todas las actividades que se realizarán en un lapso determinado. Posteriormente se categorizan las listas, colocando las tareas según las funciones a desempeñar en cada operación diaria, gestión de seguimiento de personal, estrategias y medios, en esta etapa también se debe tomar en cuenta las actividades de tipo personal.
Realiza los registros de tiempo en función de las actividades y cuánto se puede utilizar, se registran los logros en función del cumplimiento de la metas, permite además revisa periódicamente cada una de las actividades. Cuando se organiza una agenda de trabajo los cálculos y los parámetros de tiempo generalmente exceden el tiempo o sencillamente se realizan antes. Estos pequeños detalles se compensan con acciones a medida que se van cumpliendo las metas.