Å ha grunnleggende kunnskap om Microsoft Word er noe vi tar for gitt. De aller fleste bedrifter ber om å ha en viss mestring av verktøyene til Office-pakken og ikke bare det, men på universitetsgrader eller mellom- og høyere grader er det også et krav for å kunne begynne å ta et høyere nivå. I denne anledningen vi møtes, skal vi lære deg hvordan du lager en Word-indeks på en veldig enkel måte.
Anta at du jobber med et avsluttende gradsprosjekt og det er veldig omfattende, avhengig av hvilket emne du arbeider med og antall vedlegg du inkluderer, kan du ha dusinvis av sider, det er derfor det er viktig å vite hvordan man lager en indeks i dette verktøyet, for å jobbe med orden og lette søket etter personen som mottar nevnte arbeid.
I Word vil du kunne lage en indeks for hånd ved hjelp av lister og innrykk til høyre side, men dette alternativet kan føre til feil når du prøver å legge inn sidenummereringen eller det blir bare en lang prosess. Et annet alternativ er lag en indeks gjennom de forskjellige titlene du har laget og på denne måten vil indeksen genereres automatisk. Vær oppmerksom på at vi begynner.
Hva er en indeks?
Vi skal ta utgangspunkt i det mest grunnleggende, og det er å vite hva en indeks er. Herfra vil vi gå videre og snakke om funksjonen og de forskjellige typene som finnes, for å fullføre lære deg hvordan du lager en i Word.
På en helt grunnleggende måte, En indeks er en del som legges til bøker, dokumenter eller andre typer publikasjoner. Denne delen består av en liste over punkter som representerer de viktigste titlene på innholdet i dokumentet. Det er med andre ord en hierarkisk veiledning til innholdet i publikasjonen.
Indeksene avhengig av hvilken type publikasjon vi jobber med, De kan organiseres etter kapitler eller seksjoner., det vil si at de kan identifiseres som "Kapittel I", "Kapittel II", etc. Og ved visse anledninger inkluderer de underavdelinger under hvert hovedpunkt.
Det er også mulig å lage indekser rettet mot informasjonsinnhold som grafikk, vedlegg, webgrafer, etc. Uansett hva du gjør, er det viktigste at du må følge en ordre når du lager indeksen din, og den må være hierarkisk.
Derfor, hovedfunksjonen til indeksene er å tjene som en orientering til folk som skal lese den bestemte publikasjonen, for å angi hvor innholdet merket med sidenummeret er. Det er en grunnleggende og viktig del for alle typer dokumenter.
Indekstyper
Indeksene som vi kan finne i forskjellige publikasjoner, de kan varieres avhengig av informasjonen vi presenterer for leserne. Vi kan finne følgende:
- Innholdsfortegnelse: ville være den vanligste indeksen av alle, det vil si hvor vi beskriver innholdet som dokumentet vårt samler inn. En liste organisert hierarkisk ved bruk av hovedtitler og underseksjoner.
Saul Bass, kongen av designverdenen s. 14
Kapittel I s. 16
Kapittel II s.27
Kapittel III s. 39
- emneindeks: denne andre typen indeks er den som fokuserer på spesifikke termer for leseren, det vil si begreper som kan være av interesse organisert alfabetisk. Det skal bemerkes at det også kan være et sammendrag eller indeks over materiale.
Fossiler: 5, 7, 11, 15
Geologi: 5, 6, 10, 15, 18
Fargeindeks: 8, 9
- navneindeks: i dette tilfellet snakker vi om en indeks over forfattere nevnt i dokumentet. De må være ordnet alfabetisk etter etternavn og angi sidenummer.
Kropp, Neville: 16, 38, 56
Glaser, Milton: 7, 12, 18
Scher, Paula: 11, 13, 26
- bibliografisk indeks: sammensatt av bibliografiske referanser som hjelper leseren å finne de siterte tekstene i hovedteksten. De vil bli ordnet i rekkefølge etter utseende.
Hernandez, Michael
Elegy (1936): 55
Neruda, Paul
I Like It When You Shut Up (1923): 85
- Indeks over vedlegg: denne siste typen indeks, refererer til den som er sammensatt av grafikk, illustrasjoner eller andre typer figurer. Den brukes bare for å angi innholdet som er vedlagt det skriftlige dokumentet, det vil si for å støtte materiale.
Figur 1. Graf over utviklingen av punkbevegelsen
Figur 2. Bilder av kunstutstillingen i New York
Hvordan lage en indeks i Word?
En indeks som vi indikerte i begynnelsen av denne publikasjonen, Det er en grunnleggende del når du presenterer alle typer publikasjoner., kan det variere fra et avsluttende gradsprosjekt til en presentasjon av et designprosjekt. Det er praktisk, og det er derfor vi er her, hvordan du gjør en.
For å begynne å indeksere i Microsoft Word, Det første du bør gjøre i det skriftlige dokumentet ditt er å markere både titlene og undertekstene til dokumentet.. Når du har alt godt organisert, er det på tide å lage en innholdsfortegnelse som vil være et element som ligner på indeksen vår.
Fremhev titler eller seksjoner
Det er to måter å ta hensyn til når du lager indeksen vår. En av dem er å skrive teksten i samme format og når den er ferdig, gi den formen vi leter etter. Eller endre mens du skriver.
For å kunne lage indeksen, det er viktig å peke på de forskjellige delene som: Overskrift 1, Overskrift 2, etc. Alltid, etter et hierarki mellom dem. Her gir vi deg et eksempel slik at du kan se det på en klarere måte.
- Introduksjon (overskrift 1)
- Opprinnelsen til ideen og studieobjektet (tittel 2)
- Sakens tilstand (tittel 3)
Titlene på hver av seksjonene, de kan legges til mens vi skriver eller på slutten av arbeidet. Når vi ferdigstiller dokumentet, kan du gjøre endringer når du vil, slik at det ikke skaper problemer.
Velg teksten du trenger, og gå øverst til høyre på skjermen til stilalternativet, i tilfelle du ikke finner det kan du søke etter det i søkefeltet "Hva vil du gjøre?" og velg den som passer best for ideen din.
Du må velge hver av titlene eller seksjonene du vil inkludere i indeksen og bruke en stil på den., avhengig av hierarkiet innholdet ditt følger. Når du har alt merket, alt du ønsker skal vises i indeksen, er neste trinn du må ta å plassere musepekeren på arket i dokumentet der du vil legge til indeksen.
Lag innholdsfortegnelse
I referansefanen på Word-skjermen, øverst, vil du se et alternativ kalt "Innholdsfortegnelse", så indeksene kalles også av programmet. Når du har alle stilene merket som Overskrift 1, 2 osv. i dokumentet, og alle seksjonene merket i tillegg, er det på tide å lage innholdsfortegnelsen.
Husk ingen seksjon kan være umerket eller i "normal" siden ellers indeksen ikke vil bli opprettet automatisk. Gå til siden der du vil lage Word-indeksen og følg de følgende trinnene som vi skal navngi.
- Stå øverst på skjermen
- Klikk på "Referanser" og klikk på "Innholdsfortegnelse"
- Som du vil se er det laget et skjermbilde
- Velg designet du ønsker skal vises
Når du har fullført alle disse trinnene, Automatisk vil du se hvordan en indeks opprettes i Word-dokumentet ditt på den tomme siden du har angitt. Du vil ha muligheten til å endre både størrelsen og fonten når som helst uten å endre innholdet eller pagineringen.
Gå til den angitte siden
En av hovedfordelene med dette alternativet for å lage en indeks er det hver av titlene eller undertekstene som vi har lagt til, tilsvarer en bestemt side i dokumentet vårt, som vi kan gå direkte til.
Du kan bruke metoden for å legge til lenker, eller du kan gå fra programsiden. For å gjøre dette trenger du bare å holde nede Ctrl (Control)-tasten på tastaturet og klikke på punktet du vil ha i indeksen. Automatisk vil du gå til den tilsvarende siden for den delen du har valgt og hvor nevnte innhold er funnet. Så enkelt som det.
Oppdatert innholdsfortegnelse
Et annet alternativ for å jobbe med innholdsfortegnelser er å ha en egendefinert, det vil si, lag en indeks i Word etter din smak. Trinnene som skal følges ligner på de vi har sett, så det vil ikke forårsake noen komplikasjoner.
- Stå øverst på skjermen
- Åpne alternativet "Referanser" og klikk på "Innholdsfortegnelse"
- Velg "Egendefinert innholdsfortegnelse"
Ved å velge dette alternativet, Et vindu vil dukke opp hvor du vil kunne velge flere alternativer og ved hjelp av forhåndsvisningen se hvordan det ser ut. Du kan bestemme om du vil at tall skal vises eller ikke, om du vil bruke hyperkoblinger i stedet for sidetall osv. Når du er ferdig, trenger du bare å klikke på "Godta"-knappen:
Som du har sett, er det veldig enkelt å lage en indeks i Word automatisk ved å følge noen få trinn. Husk at du også har muligheten til å gjøre det manuelt, men det er alltid dyrere og kan generere en eller annen type feil ved innstilling av paginering. Ikke kast bort tid eller fortvilelse og prøv å lage en personlig indeks gjennom innholdsfortegnelsen som vi har forklart deg.