Tutte le organizzazioni sono strutturate per posizioni, dipartimenti. Per specificare di cosa si occupa ciascuno di essi, vengono preparati manuali di procedure, se necessario come fare un manuale di procedura? In questo articolo ti insegneremo in modo semplice e veloce come prepararlo!
Il manuale delle procedure aiuta a formare il personale per offrire un servizio ottimale.
Come fare un manuale di procedure?
Per fare un manuale di procedure dobbiamo conoscere ogni suo passaggio. Sotto ciascuno di essi.
- Identificare la procedura su cui lavorare, ovvero tutte le procedure che andranno a far parte del manuale che vogliamo sviluppare devono essere conosciute, in base all'area di competenza.
- Definire le parti della procedura (Ingressi, risorse, controlli e uscite) Input: definiamo ciò di cui abbiamo bisogno per avviare la procedura: definiamo i soggetti responsabili coinvolti nelle attività e nei compiti. Risorse implica conoscere gli elementi, di cui abbiamo bisogno per elaborare gli input. I controlli sono mediante i quali misuriamo ciò che vogliamo ottenere e ciò che è stato ottenuto. L'output è il prodotto ottenuto o che otterremo
- Determina le politiche procedurali. Sono le prospettive che l'azienda o l'organizzazione ha con l'elaborazione del manuale di procedura.
- Sviluppi le attività di ogni processo: passo dopo passo. Questo è considerato l'aspetto più importante che deve essere affrontato, poiché qui vengono definite le attività che saranno necessarie per eseguire e/o sviluppare tale procedura.
Elementi che compongono un manuale di procedure
- Delimitazione della procedura, che consiste nel determinare quale sia la procedura da sviluppare, indicando dove inizia e dove finisce.
- Raccolta e/o raccolta di informazioni. Consiste nella raccolta di documenti, dati e registrazioni organizzate, analizzate e sistematizzate, che consentono di conoscere i processi man mano che vengono eseguiti. È necessario rivolgersi a varie fonti quali archivi documentali, funzionari e dipendenti che possono fornire informazioni dal punto di vista della propria esperienza per l'analisi, la progettazione e l'attuazione delle procedure.
- Analisi delle informazioni e progettazione delle procedure. Consente di analizzare ciascuno degli elementi di informazione o gruppi di dati che sono stati raccolti al fine di generare una diagnosi della situazione da valutare. In questo aspetto è necessario rispondere a questionari quali:
- Che lavoro viene svolto? Si valutano il tipo di attività svolte ed i risultati da esse ottenuti.
- Chi lo fa? Determina il personale assegnato alle unità coinvolte nella procedura sia come individui che come gruppi
- Ciò che è fatto? Si riferisce alla sequenza di attività eseguite per portare a termine un lavoro.
- Quando si fa? Indica la frequenza con cui viene svolto il lavoro, (ore - uomini, tempo) impiegato in ciascuna attività.
- Dov'è fatto? Determinare lo spazio fisico degli uffici e la posizione geografica in cui si svolge l'attività.
- Perché è stato fatto? Cerca di giustificare la necessità del lavoro o della procedura da eseguire; in dettaglio, senza tralasciare elementi che potrebbero successivamente avere ripercussioni sull'analisi delle informazioni e comportare nuovi quesiti e/o maggiori distrazioni al personale preposto.
- Analisi della procedura: consente di determinare l'analisi preventiva delle informazioni per creare, migliorare o riprogettare alcune procedure in base alle esigenze e/o ai requisiti del caso. A tal fine, è necessario considerare la tecnica dei cinque punti, che altro non è che eliminare (ciò che in realtà non è necessario), combinare (se non è possibile eliminare un'attività, verranno combinati alcuni passaggi o routine della procedura con un altro, al fine di semplificare la procedura); cambiamento (comporta la revisione se è appropriato un cambiamento nella sequenza di lavoro, che riduce al minimo o semplifica l'attività, cambiando il luogo o sostituendo la persona che lo ha fatto. Migliorare (a volte è impossibile sradicare, combinare o trasformare; il più pratico l'importante è migliorare la procedura, ridisegnando o migliorando la metodologia o il team di lavoro designato.
Ora tocca a noi definire alcuni aspetti importanti su Cos'è un manuale? Cos'è una procedura? e, infine, il concetto completo di manuale di procedura, che ci aiuterà a capire perché, per cosa, dove e quando usarlo?
Differenza di manuale e procedura
Un manuale è uno strumento amministrativo che funge da guida per dare una visione generale, esplicita, ordinata e sistematica delle informazioni per l'esecuzione di un lavoro.
D'altra parte, abbiamo che la procedura è un insieme di attività o passaggi sequenziali che devono essere eseguiti dai responsabili dell'esecuzione di azioni coordinate per raggiungere un obiettivo di lavoro.
Ora, quando si considerano i suddetti concetti, si può concludere che un manuale di procedura può essere definito come un sistema, uno strumento operativo che supporta il funzionamento di un'organizzazione, azienda, impresa qualunque sia la sua ragione sociale.
Possiamo anche dire che è uno strumento di misura in cui sono descritte le funzioni, le attività del Dipartimento, del Coordinamento, delle Unità Amministrative, tra le altre, al fine di garantire la qualità dei processi e delle attività svolte in ciascuna delle unità o dipendenze .di ogni organizzazione, azienda o istituzione.
Le organizzazioni e/o gruppi di persone favorevoli al raggiungimento di obiettivi specifici, efficienti ed efficaci devono necessariamente predisporre delle procedure che costituiranno parte fondamentale per l'adeguato raggiungimento delle attività che devono svolgere nell'ambito di applicazione a cui darebbe origine. ; stabilire responsabilità, assegnare compiti, canalizzare e/o generare informazioni utili, importanti e necessarie.
In sintesi, una struttura organizzativa richiede l'articolazione di attività, compiti e routine cui il capitale umano deve attenersi nello svolgimento delle proprie funzioni, senza trascurare la struttura organizzativa, i progressi tecnologici ed essere a sua volta contenuti in un Manuale di Procedura, in cui gli utenti familiarizzare rapidamente con ciascuno dei processi che deve essere svolto e che è di facile comprensione per il raggiungimento degli obiettivi organizzativi.
Il manuale di procedura nelle organizzazioni
Il manuale di procedura di per sé nel suo contesto, è un sistema di controllo oltre ad essere una politica gestionale, costituisce uno strumento di supporto per i vertici di qualsiasi azienda, per modernizzarsi, cambiare e produrre risultati migliori con efficienza e qualità.
Attraverso tale strumento amministrativo si precisa lo svolgimento delle attività, l'organizzazione e l'unificazione dei criteri su come le attività devono essere svolte, determinando chi, come, quando, dove e perché tali e quali attività devono essere svolte.
Un Manuale delle procedure è orientato alla specificazione dettagliata delle attività, al fine di stabilire il modo corretto in cui le attività devono essere svolte, raggiungendo così la qualità, velocizzando la circolazione delle informazioni affinché arrivino in modo tempestivo alle decisioni- prendere le decisioni o le procedure interne del processo, determinandone i tempi e i preposti coinvolti.
In questo stesso ordine di idee, il Manuale delle procedure descrive le attività lavorative di routine attraverso la descrizione delle attività logicamente sequenziali di ciascuna di esse, al fine di unificare e controllare le routine di lavoro ed evitare alterazioni nel processo, o rielaborazioni che influiscano sulla duplicazione di ore-uomo, incidendo sulla pianificazione e produttività del processo e quindi di ogni singolo individuo.
I manuali di procedura facilitano la comunicazione, consentendo la registrazione e la trasmissione di informazioni su un'organizzazione nonché il funzionamento dell'unità amministrativa per la quale è stata progettata.
Allo stesso tempo, deve essere implementata una metodologia che risponda alla descrizione delle procedure, tenendo conto della realtà operativa e delle norme giuridico-amministrative stabilite a tal fine.
Allora vi lasciamo al seguente video in modo che possiate capire come creare un manuale di regole e procedure
Vantaggi di un manuale di procedure
La valutazione di qualsiasi sistema, attraverso le regole e le procedure, rafforza la struttura di qualsiasi organizzazione nei confronti del management che si propone.
- Data l'importanza che il sistema acquisisce, è necessario procedere alla revoca delle attuali procedure, che sono il punto di partenza e il supporto fondamentale per realizzare le modifiche necessarie per raggiungere e sancire efficienza, efficacia ed efficacia in tutti i processi .
- Consentono di motivare le procedure nell'ambito di un quadro giuridico-amministrativo stabilito.
- Favoriscono l'unificazione dei criteri nell'esecuzione delle attività e l'uniformità nel lavoro.
- Strutturano le attività e le attività in modo ottimale e consentono di conoscere l'ubicazione fisica dei documenti in generale.
- Le informazioni che gestisce sono formali; cioè informazioni autorizzate.
- Delimitano le funzioni e le responsabilità del personale.
- Sono documenti di costante consultazione al fine di migliorare lo sviluppo delle attività e dei compiti dell'azienda.
- Stabiliscono controlli amministrativi.
- Contribuiscono al processo decisionale.
- Impediscono l'esecuzione di procedure errate.
- Evita la generazione di confusione, livelli di incertezza, nonché la duplicazione delle funzioni.
- Servono come base per la formazione e la qualificazione del personale neoassunto.
Per capire un po' meglio i vantaggi del manuale di procedura vi lasciamo al seguente video
Cosa deve contenere un Manuale di Procedura?
- Titolo: Deve indicare in modo sintetico e preciso il contenuto della procedura da svolgere. In alcuni casi includono a codifica che consente un'identificazione più rapida per gli utenti.
- Introduzione: È una breve spiegazione generale della procedura.
- organizzazione: È una spiegazione della struttura organizzativa della società, istituzione o organismi, in cui devono essere determinati la Missione, la Visione, l'Obiettivo e gli Obiettivi.
- Descrizione della procedura:
- Indica specificamente l'obiettivo o lo scopo della procedura.
- Fondamenti giuridici (leggi, regolamenti, decreti tra gli altri)
- Descrizione di tutte le routine o procedure sviluppate dai responsabili e dagli attori per raggiungere l'obiettivo.
- Flowchart (Flowchart) che permette di conoscere la sequenza di informazioni o documenti.
- responsabile: Implica la determinazione dell'autorità di ciascun partecipante all'interno della procedura, nonché le funzioni di ciascuna entità coinvolta.
- Sicurezza: stabilisce i controlli che devono essere presi in considerazione per evitare deviazioni durante lo sviluppo della procedura.
- Informe: come indica il nome, servono ad informare, valutare, consigliare, suggerire possibili azioni che possono migliorare o ottimizzare la produttività.
I manuali delle procedure devono essere utilizzati da tutti i dipendenti dell'azienda, enti o istituzioni, perché fungono da guida nello svolgimento delle proprie funzioni.
Tali documenti, in generale, devono essere riesaminati frequentemente, al fine di conoscere le attività e le responsabilità di ciascun lavoratore in particolare, valutando così il risultato di ogni processo, al fine di esercitare un controllo o dare suggerimenti per migliorare le procedure.
Attraverso i manuali, i responsabili dei diversi dipartimenti, dipendenze o unità potranno valutare oggettivamente le prestazioni dei lavoratori assegnati a ciascuna unità e proporre alternative che consentano un migliore ambiente di lavoro e quindi un maggiore impegno dei lavoratori nei confronti dell'azienda o istituzione.
Altro aspetto importante è che attraverso i Manuali di Procedura si possa effettuare un miglior controllo, che faciliti la valutazione e la misurazione nell'esecuzione dei processi, in modo tale da attuare le necessarie misure correttive ed aumentare così i livelli di efficienza ed efficacia nelle aree operative e raggiungere così gli obiettivi istituzionali.
Ciò consente di evidenziare l'importanza per le organizzazioni di disporre di manuali di procedure, rivolti alla forza lavoro in modo che sia sempre più qualificata, adattabile, competitiva, efficiente in modo tale da sopravvivere in un mercato in evoluzione e competitivo, motivo per cui quali strategie devono essere messe in atto per affrontare queste sfide.
Ora, tenuto conto di quanto sopra, nonché delle esigenze della società, le organizzazioni imprenditoriali preposte alle attività che generano beni e servizi, che richiedono quotidianamente l'attuazione di diversi modelli organizzativi, che in un modo o nell'altro rispondano alle interessi degli azionisti (redditività o massimizzazione del profitto) e della società in generale (benefici in beni e servizi); Non è meno vero che lo sviluppo tecnologico, informatico, scientifico e delle telecomunicazioni ha richiesto alle organizzazioni di evolversi, poiché funzionano come un sistema aperto, essendo influenzate, tra gli altri, da questi progressi tecnologici, informatici e scientifici.
Presentazione di un Manuale di procedure
Di seguito sono dettagliati il contenuto o le modalità di presentazione di un manuale delle procedure, in quanto varia a seconda degli obiettivi e delle finalità di ciascuna organizzazione, dipartimento, dipendenza o area amministrativa, nonché del suo ambito di applicazione.
identificazione
Si riferisce alla prima copertina o prima pagina del manuale, vi devono essere inseriti i seguenti dati:
-
- Logo dell'azienda o dell'organizzazione.
- Nome della Direzione, Dipartimento o Unità.
- Nome o sigla dell'unità amministrativa preposta alla sua redazione o aggiornamento.
- Titolo del Manuale delle procedure.
- Data di preparazione o aggiornamento, a seconda dei casi.
- Indice
Indice o sommario
Serve per ordinare i capitoli e le sezioni di ogni procedimento per facilitarne la localizzazione, per fare ciò le sezioni che compongono il suddetto manuale devono essere numerate, indicando il titolo di ciascuna procedura nell'ordine in cui devono essere applicate, nonché come il numero di pagina dove può essere individuato.
Introduzione
Consente all'utente di visualizzare il contenuto e l'utilità del manuale di procedura, indicando in modo generale responsabilità, funzione, compiti di ciascuno dei soggetti coinvolti nel processo. E la formulazione deve essere chiara, precisa, concisa e comprensibile per l'utente.
Obiettivo del Manuale delle procedure
Deve descrivere in modo organizzato i passi che intende realizzare e per cosa esegue tali azioni. L'obiettivo deve essere chiaro e conciso
Quadro giuridico
Il Manuale delle procedure deve essere conforme alle disposizioni dell'ordinamento contenute nella Costituzione, nelle leggi, nei decreti, nei regolamenti, negli accordi, nei regolamenti, negli accordi e nelle circolari interne.
Sviluppo di procedure
Saranno descritti solo i processi, con le rispettive procedure in accordo con le funzioni di ciascuna Direzione, Dipartimento o unità, comprese le attività di ciascuno degli utenti assegnati a ciascuna dipendenza.
Chiarito come dovrebbe essere la presentazione del Manuale di procedura, occorre tenere conto delle seguenti considerazioni:
- L'identificazione o il titolo della procedura deve esprimere la portata del suo contenuto.
- Lo sviluppo della procedura deve essere stabilito in modo chiaro e semplice.
- Evitare la duplicazione delle procedure.
- Descrivere la Procedura al fine di determinare lo scopo o la ragione d'essere e cosa si persegue quando si mettono in pratica le strategie che consentono lo sviluppo ottimale delle attività.
- Ambito: L'ambito di applicazione di una procedura è determinato, tenendo conto delle aree, delle posizioni e delle attività coinvolte nel processo.
- Riferimenti: è la relazione documentale che funge da supporto durante la preparazione delle procedure.
- Responsabilità: Indicare chi o chi è responsabile della preparazione e approvazione dei manuali, nonché della revisione, controllo e monitoraggio delle procedure.
- Glossario: Queste sono le definizioni o i termini utilizzati all'interno del manuale
- Metodologia: dovrebbero essere considerati aspetti come politiche, linee guida, valori e linee guida; oltre alla descrizione delle attività, dei compiti e delle routine di ciascun processo. Questi aspetti devono riflettersi in un sistema di diagrammi di flusso, con l'intenzione di progettare o migliorare i formati e le istruzioni attuali o richiesti in base alle esigenze della struttura.
Allo stesso modo, vi lasciamo il seguente video in modo che possiate completare l'idea di come presentare un manuale di norme e procedure
Passaggi per scrivere una procedura
- Spiegare in modo dettagliato e ordinato le attività con un linguaggio chiaro e indicare "Inizio" e "Fine" della procedura in "carattere in grassetto".
- All'inizio di ogni attività, deve essere eseguita con un verbo al presente, al singolare e in terza persona.
- La scrittura deve avere un ordine sequenziale e logico in base alle attività, ai compiti e alle routine che verranno eseguite.
- Saranno specificati i mezzi di comunicazione documentale che saranno utilizzati in ogni processo, ovvero memorandum, lettere, lettere ufficiali, circolari, formati e istruzioni; che sarà allegato al termine di ogni processo.
- Deve iniziare con numeri arabi consecutivi.
- Nel caso di trascrizione testuale di un paragrafo di un documento, questo verrà evidenziato in modo referenziale, tra “virgolette”.
- Qualsiasi attività che porti al processo decisionale dovrebbe essere contrassegnata in grassetto e centrato.
Diagramma di flusso
- È la rappresentazione grafica sequenziale di compiti, attività e routine.
- Scompone i processi di qualsiasi attività, attività o routine di una direzione, dipartimento o unità.
- Aiutano a rappresentare simbolicamente o pittoricamente i processi all'interno del diagramma di flusso.
- Consentono di definire, formulare, analizzare e stabilire possibili soluzioni a un particolare problema o situazione.
- È uno strumento che rafforza il processo decisionale a livello manageriale.
- I simboli utilizzati devono mantenere l'uniformità delle dimensioni
Ora, dopo aver conosciuto la funzione dei diagrammi di flusso o dei diagrammi di flusso, è importante tenere presente l'esistenza di simboli, figure geometriche, tra gli altri, che ci aiuteranno a interpretare e trasmettere graficamente i compiti, le attività e le routine di ogni processo.
Di seguito è riportato un modello che dovrebbe essere utilizzato nella progettazione dei diagrammi di flusso:
Fasi per l'elaborazione del diagramma di flusso
Determinare il processo e definirne in modo chiaro e oggettivo l'ambito.
- Stabilire in modo amichevole le fasi intermedie di ciascun processo e la loro interazione con la proposta di miglioramento del processo.
- Definire ognuna delle fasi previste in ciascun processo, determinando i Gestori, Fornitori e Clienti.
- Diagnosticare e specificare il processo da valutare dal punto di vista della necessità di un nuovo design o miglioramenti che ottimizzino le prestazioni e la produttività dell'azienda o dell'ente.
- Proporre nuove alternative a vantaggio delle relazioni interpersonali e organizzative.
- Successivamente, realizzare il diagramma di flusso che racchiude le attività coinvolte nel processo.
Vantaggi di un manuale di politiche e procedure
Fare un manuale di regole e procedure a livello manageriale ci porterà molti vantaggi come organizzazione. Tra i quali possiamo citare i seguenti:
- Facilitano la comprensione dei compiti, delle attività e delle routine di ciascuna procedura.
- Facilitano l'integrazione del personale nell'organizzazione, consentendo contributi soddisfacenti nella ricerca del miglioramento dei processi e delle loro carenze.
- Consente al personale dell'azienda o dell'ente di identificarsi all'interno del processo, riconoscere quale sia la propria responsabilità all'interno di ogni routine, nonché il proprio rapporto all'interno della struttura gerarchica.
- Servono per la formazione e la formazione di nuovo personale.
Infine, è necessario ricordare che questi manuali sono creati con la visione di essere utilizzati dall'organizzazione al fine di garantire l'unificazione dei criteri delle diverse gestioni. Ciò contribuirà a rendere i processi un po' più veloci e affidabili poiché le responsabilità sono state stabilite all'interno dell'organizzazione grazie alla divisione di gestione esistente.
Questi tipi di manuali sono visti in grandi aziende in tutto il mondo, come possiamo vedere nel seguente link Franchising online da intraprendere.
Infine, dicci se esiste un manuale di procedure nella tua attività e i vantaggi che forniscono.