Saps que és una minuta de reunió? En aquest article us explicarem la seva interessant funció i com aplicar-la per tenir una junta reeixida. Així mateix, us mostrarem detalls especials sobre la millor forma de redactar aquest tipus de documents.
Aquests documents són la millor opció per tenir una junta excepcional
Què és una Minuta de Reunió?
Una minuta de reunió, és un document crucial que s'ha de redactar durant una junta empresarial o una reunió d'ordre menor, per deixar per escrit tot allò que s'ha parlat i acordat durant qualsevol tipus de reunions d'índole laboral o organitzativa, ja que en aquestes congregacions no s'ha de deixar cap tòpic per desapercebut oa l'aire, ja que amb aquestes distraccions és possible que la seva negociació es vegi afectada o la perdi definitivament. Amb aquests documents, es preveu d'imprevistos o que una de les persones que va estar a la reunió negui la seva participació.
A més, amb aquests documents es pot establir en quin ordre seran abordats cadascun dels temes a tractar durant la reunió, de manera que no es generi un desordre que desvirtuï el veritable motiu de la junta i els membres que la conformen entrin en disputes innecessàries, en les quals puguin resultar grans desacords com a inclusivament actes de violència entre aquests. No obstant això, la redacció de les minutes de reunió ha de ser tan impecable com sigui possible, ja que sense un ordre o una recopilació de les dades de manera exhaustiva els seus negocis aniran malament.
per altra banda, amb les minutes de reunió es preveu la malaltia empresarial i organitzacional coneguda com a «Juntitis», la qual desmillora un ambient corporatiu, empresarial i qualsevol ambient organitzatiu, que no tingui un ordre ben establert, deixant clar que les estructures que posseeixin aquesta malaltia organitzativa tenen defectes en la seva forma de treballar, com així mateix en la manera com aborden un tema en específic. Mantenir definit el període de durada de la reunió i tot el que és important per a aquesta és vital per a vostè.
Amb les presents, és possible deixar per escrit els acords que es duen a terme durant la reunió, com qualsevol altra dada que s'hagi conversat durant la reunió, atès que la memòria de les persones pot fallar en diverses ocasions, però amb les minutes de reunió es preveuen qualsevol canvi dopinió dúltim moment que pugui danyar una negociació per algun motiu que, sigui irrellevant per a qualsevol dels negociants. Això és molt important, ja que preveiem que qualsevol decisió crucial sigui oblidada beneficiant la nostra competència.
Si us va interessar molt aquest article, us convidem cordialment a llegir i passar-vos pel nostre interessant post que parla sobre la societat de responsabilitat limitada, en el qual parlem amb luxe de detall quines responsabilitats implica aquesta estructura organitzacional com que s'ha d'establir, perquè la permanència d'aquesta en l'ambient empresarial sigui el més longeva possible, us convidem a ingressar a l'enllaç abans esmentat perquè pugueu conèixer a fons aquesta gran estructura organitzativa.
Com Redactar una Minuta de Reunió?
Les minutes de reunió, han de ser redactades sense cap tipus d'esmenades o ratllades que desvirtuïn el contingut que s'hi reflecteix, atès que en aquest estat deplorable no és possible registrar aquests documents en cap notaria o registre públic, ja que en culminar cada reunió o junta de treball és important deixar constància a un ens públic el que a la minuta està per evitar que els membres neguin la seva participació o les seves decisions. De la mateixa manera, cada tema ha de ser registrat amb molt de detall per evitar que es toquin temes sense importància.
A més, quan es culmini un tema queda allà plasmat quines decisions es van prendre, les quals han de ser signades pels participants, ja que amb la signatura o empremta dactilar d'aquests es confirma la seva participació, per evitar que aquests al·leguin que aquesta decisió va ser presa sense el seu consentiment, com que així mateix esmenten que les decisions preses es van realitzar sota pressió quan aquest al·legat és totalment fals. Aquests casos es veuen presents en moltes negociacions de manera recurrent, ja que moltes persones fugen a les seves pròpies decisions empresarials.
De la mateixa manera, es deixa en constància el que s'ha parlat a la reunió per després comunicar les decisions als que no van presenciar la reunió, evitant que molts diguin que no se'ls va esmentar res del que es va realitzar a la reunió i comenci una disputa social dins de la seva empresa, deixant més clar la importància que té una minuta de reunió dins de qualsevol estructura organitzativa. No obstant això, algunes estructures organitzatives no duen a terme bé les minutes de reunió, cosa que permet que es perdi el que s'ha parlat a la reunió i es generin pèrdues milionàries.
Amb cada tòpic ben anotat a la minuta, és possible dialogar millor sobre el que s'abordarà a la reunió sense caure una disputa ridícula, la qual pot fer malbé l'ambient de treball com les relacions públiques que tingui l'estructura organitzativa que s'estigui tractant d'emprar , a més a més l'aplicació de factors negatius a les organitzacions causa problemes greus que amb pas del temps no només destrueixen l'ordre l'empresa sinó a aquesta completament. Com així mateix, és possible tornar a encarrilar la reunió al flux natural per eliminar qualsevol tipus de distracció.
Si vostè observa que algú canvia el context de la reunió, desvirtuant els tòpics que s'han de tractar per desorganitzar la junta i el temps de cadascun dels implicats, l'ús de la minuta de reunió com l'ús de la seva pròpia veu en un to imponent però educat, és la millor opció per culminar aquesta distracció i tallar d'arrel, qualsevol tipus de problema que faci que la seva reunió pugui fracassar rotundament i perdre la feina. Per tant, les minutes de reunió són el seu millor aliat perquè els seus negocis puguin sortir a la superfície sense cap mena d'imprevist.
De la mateixa manera, si algun tòpic no puc ser abastat per culpa del factor temps, a la minuta ha de quedar per escrit que es realitzarà una futura junta pels motius d'abastar aquell tema, que no es va poder tractar com el dia i l'hora que s'hi realitzarà, perquè tots els participants de la reunió ja efectuada tinguin temps d'ajustar les agendes i els horaris de treball per no perdre la junta llevat que sigui per una emergència. No obstant això, també ha de quedar en constància a la minuta que els faltants s'han d'ajustar a les decisions preses.
Passos per a Redactar una Minuta
Per dur a terme bé una minuta de reunió, cal complir els tòpics abans esmentats com així mateix, amb certs detalls importants que poden garantir un triomf rotund en els seus negocis o en la realització d'una reunió organitzativa, com són les juntes importants per a juntes de condominis com per a cooperatives de diferents mides, garantint l'ordre dins i fora dels ambients on es realitzen. Per tant, els passos que s'han de dur a terme per fer una minuta de reunió de manera efectiva són els següents:
Format de la Minuta de Reunió
El triomf d'una minuta de reunió, està en l'execució d'un format sense cap detall negatiu que sigui apreciable a primera vista, ja que el format és la columna vertebral de qualsevol minuta i sense aquest, el document abans esmentat fracassa de manera immediata, sent molt important deixar ben clar cada tema, nom o dada rellevant que calgui mostrar en aquest document, ja que amb una mica de desinformació la reunió fracassarà. Hi ha d'anar de totes les dades de l'empresa o de l'estructura organitzativa de forma clara i concisa sense omissions.
Com més clar i objectiu sigui el format de la minuta de reunió, és millor per poder evitar algun tipus de problema a la reunió o que aquesta caigui en discòrdia per no abastar els temes de manera directa, fent que es generi algun tipus de tensió a els membres que conformen la reunió, caient aquests en discussions sense sentit d'una forma interminable, de manera que acaba per alentir-se la reunió en molts sentits. A la minuta, és important mostrar el tipus de reunió que es durà a terme, ja sigui per a la presa duna decisió o un altre tòpic.
És important destacar que, el tema de la reunió ha d'anar ben reflectit tant al contingut de la minuta de reunió, com al títol que portarà aquesta de manera concisa i clara, per garantir que no es desviïn les idees sobre què tracta la reunió i l'enfocament precís que s'està emprant a la junta, tenint en compte els criteris de cadascun dels membres que assistiran a la reunió. De la mateixa manera, cal deixar en clar els qui formaran part de la reunió, en forma de llista de convidats i en un format clar que no sigui possible modificar-los per un dany.
A més, cal establir en el contingut de la minuta de reunió, una agenda d'activitats a dur a terme dins de la reunió, on es mostren els tòpics a tractar amb el temps, que serà utilitzat per abastar cada tòpic de manera adequada sense perdre temps, ja que el temps perdut es tradueix en pèrdues monetàries a curt com a llarg termini, com diu la frase popular «El Temps és Or» i més per a qualsevol empresa o organització. I de la mateixa manera, l'agenda s'ha de lliurar als membres de la reunió amb una còpia de la minuta feta.
Finalment, s'ha de mostrar clarament qui va cridar a reunió els membres de l'estructura organitzativa que vostè presideixi o en formi part, ja que és considerat en qualsevol organització al món, com una falta de respecte greu no informar sobre una reunió i igualment, se'l considera com una impertinència no mostrar el tema a tractar fent perdre el temps a qualsevol dels membres integrals de la seva organització. A la darrera secció de la minuta, cal anotar cadascuna de les decisions preses i les accions que es duran a terme.
Qui l'ha de fer?
Per garantir els interessos de totes les persones que assistiran a la reunió, s'ha d'adjudicar a una persona la tasca de fer la redacció de la minuta de reunió de treball, de manera que l'adjudicat sigui una persona neutral i que no tingui interessos dins de la reunió, com així mateix no tingui un vincle filial o laboral de manera directa amb qualsevol dels implicats dins de la reunió, per així mantenir la confidencialitat de la mateixa. És important esmentar que mai no apliqui aquesta tasca com una manera d'amonestar un membre per impuntual.
Prendre Nota
Anotar cada detall que sigui d'importància o rellevància dins de la reunió, és part del treball de la persona que va ser adjudicada per a la realització de la minuta de reunió, ja que cal aclarir bé les funcions de la minuta, la qual és portar nota de les dades rellevants que després seran mostrades a tots els membres, tenint en compte els acords i desacords que es tinguin, destacant que aquest document no és una còpia de la reunió. Per aquest motiu, cal ser el més objectiu possible en la realització de totes les notes dins de la minuta de reunió.
Temps d'execució
El temps a emprar per a l'execució de la minuta de reunió, és vital per a tots els membres de l'estructura organitzacional que presideix, ja que així s'evita qualsevol pèrdua innecessària d'aquest important recurs, el qual és molt important per a molts empresaris en tot el món. Per tant, realitzeu aquest document rellevant en un mitjà digital, com són portàtils sota un format ben realitzat sense cap tipus derror irreparable.
Si us va semblar interessant aquest post, us convidem a llegir el nostre article sobre les tècniques per al maneig de l'estrès, en el qual expliquem clarament les formes que vostè pot neutralitzar aquesta horrible sensació que afligeix a moltes persones al món, ingresseu a l'enllaç abans esmentat perquè iniciï l'ús d'aquestes tècniques meravelloses que milloressin la seva qualitat de vida i el seu exercici.
