La agenda de treball és una manera dorganitzar les activitats en ordre de prioritat i de manera cronològica. Coneix com planificar una llegint el següent article.
Agenda de treball
En plantejar una agenda de treball s'està parlant directament de l'organització i la planificació de les accions de qualsevol organització. Permeten assolir els objectius, optimitzar els processos i mantenir bons nivells de productivitat. Cap organització no pot realitzar plans sense comptar amb una bona agenda de treball.
Són totalment diferents a la planificació de les agendes personals, amb petites variables que es poden arribar a comparar, però en cap moment no poden servir de suport per realitzar el projecte d'una agenda de treball final. També hi ha tipus de control d'agenda de treball elaborades i tenint en compte el volum, la capacitat i els objectius de l'empresa.
Veurem aleshores per a què serveix i quins beneficis porten a qualsevol empresa. Són les eines necessàries per obtenir lèxit, fins i tot en activitats petites. Les grans corporacions mantenen entre les formes operacionals i directrius mantenir agendes de treball. Fan que els seus gerents i directors les puguin dur a terme durant els períodes de treball.
importància
Aquest tipus d'eina permet entre altres coses guanyar molt de temps en el desenvolupament de les activitats. S'agiliten els processos i permeten dur a terme la supervisió de cada tasca, amb la finalitat de controlar perquè es compleixin segons allò establert. Així mateix permet als directius donar prioritat a certs grups de treball i deixar de banda les activitats no prioritàries.
Les agendes de treball serveixen també per fomentar projectes a futur, les seves aplicacions ajuden a millorar accions en els processos, reduir costos i plantejar accions per aconseguir entre totes les àrees la productivitat desitjada. Llegint el següent post relacionat amb la Productivitat, conèixer millor com tirar endavant aquests processos.
Característiques
Cada agenda de treball és planificada considerant els processos, el temps i la forma en què es duran a terme cadascuna de les tasques. Sempre s'elaboren conjuntament on les diverses unitats operatives puguin estar en unió amb les directrius principals. Entre les característiques més importants relacionades amb l'agenda de treball, hi ha la de promoure sistemes de planificació i processos productius, però en vegem en detalls totes les qualitats.
Clarificar les dates
L'agenda de treball determina les dates en què s'han de completar els objectius, amb les quals es busquen obtenir resultats immediats on posteriorment es podrà assolir la meta final. Si no compta amb dates determinades la planificació es pot ensorrar i les accions es realitzen sense rumb ni nord fix.
Objectius
El més important per desenvolupar una agenda de treball és tenir-ne clar l'objectiu. És important prioritzar cadascuna de les etapes que porten a la meta. Cada procés ha d'estar planificat en funció de les dates tenint en compte els objectius. És important col·locar a part les accions que puguin endarrerir alguns processos. El temps és un tresor que ha de ser administrat amb molta sapiència.
Reconéixer les necessitats
Les agendes de treball han de plantejar juntament amb les dates i els objectius, requeriments que cal complir al llarg del procés. En aquesta etapa és important considerar la manera com es pot atorgar capacitat i millorament dels ambients laborals. La manca d'alguna necessitat pot ocasionar retards a les accions immediates, portant dispersió en els processos.
Un bon gerent ha d'aprendre a valorar aquestes necessitats, si no ho poden aconseguir adversitats administratives que retardin les metes de curt termini. Per això és important revisar contínuament i fer treballs de camp on s'indagui pel que fa a les necessitats de cadascun dels components del procés.
Valoreu l'equip de treball
Les facetes diverses que presenta una empresa quan desenvolupa objectius reals, els permet al final considerar si os objectius realment van ser aconseguits. Per això l'agenda de treball té especificacions on es considerin les alternatives i variables com observar el funcionament de cada equip o unitat de treball.
En aquest aspecte és bo tenir en compte que cal comptar amb un equip de supervisió del qual tingui la disponibilitat de complir les metes assignades. Quan es planifica una agenda de treball per períodes llargs, es planteja la valoració de cadascun dels membres. A l'enllaç següent pots conèixer les eines per buscar la Motivació personal a la feina.
És important assignar tasques als elements i factors segons les condicions. La importància de la pertinència en les assignacions dels fluxos de treball s'han de coordinar amb les agendes de treball d'altres components i gerències de l'organització: La idea és no transformar els plans i en tant que sigui possible mantenir el personal necessari que sigui capaç d'optimitzar lexecució duna activitat.
Descriure les tasques
A cada etapa i data en què s'han de complir les metes és important tenir en compte, quina funció han de desenvolupar cadascuna de les persones que tenen responsabilitats directes amb els processos. Aquesta part de l'agenda de treball pot estar contemplada dins de les anomenades miscel·lànies. L'assignació de responsabilitat és important.
Conèixer qui està assignat a una àrea específica permet conèixer l'element i el lloc on es va cometre l'error. Aquesta variable es realitza amb la finalitat de no sancionar l'individu sinó recollir la informació per evitar futurs errors durant el procés, cosa que millora notablement el rendiment en una àrea específica.
Aplicació
Després d'elaborar el projecte complet s'assignen les activitats i els objectius per data. Així comença el procés d'implementació i aplicació del pla de treball. L'agenda com a tal permet anar supervisant i controlant cadascun dels processos en funció dels lapses. És important que els supervisors tinguin en compte que l'aplicació de cada acció ha d'estar dins dels períodes assignats.
Aquest punt sestableix la relació de la teoria i la pràctica, la qual cosa determina si realment lagenda de treball va ser ben elaborada. De vegades els gerents duren hores i hores planificant accions, però quan es van a la pràctica no s'aconsegueix l'efecte esperat en el projecte inicial.
L'agenda de treball ha de ser l'instrument en què el projecte inicia es pugui unir a les accions en les operacions per mitjà d'aquestes eines. Amb ella es busca enllaçar els processos, on no hi hagi aïllament ni manca de comunicació entre la planificació i la pràctica.
Com s'elaboren?
Encara que un existeix un patró específic, veurem a continuació com elaborar una agenda de treball tenint en compte principalment la distribució del temps en funció de les dates i activitats a realitzar. Sempre tenen objectius basats en el creixement i el desenvolupament de tots els components de l'organització. Així mateix, es tenen en compte elements particulars relacionats amb la política de la pròpia empresa.
Alguns utilitzen la tècnica anomenada «Time Boxing, el procediment que permet programar el temps de la persona reservant els dies de la setmana i tenint en compte la resta de les activitats. El Time Boxing atorga al gerent una visió general de com distribuir el temps mitjançant una llista ordenada cronològicament i en funció de les prioritats personals.
Cada tasca és tancada en una mena de caixa on es poden apreciar les limitacions de temps similars a com s'organitzen en una agenda personal. Encara que hi ha altres aplicacions relacionades amb els projectes d'agenda de treball, però recomanem fer-les en funció de tenir en compte les consideracions següents:
S'elabora primer una llista de coses per fer, s'hi agrupen totes les activitats que es realitzaran en un lapse determinat. Posteriorment es categoritzen les llistes, col·locant les tasques segons les funcions a exercir en cada operació diària, gestió de seguiment de personal, estratègies i mitjans, en aquesta etapa també s'han de tenir en compte les activitats de tipus personal.
Realitza els registres de temps en funció de les activitats i quant es pot utilitzar, es registren els èxits en funció del compliment de les metes, permet a més revisa periòdicament cadascuna de les activitats. Quan s'organitza una agenda de treball, els càlculs i els paràmetres de temps generalment excedeixen el temps o senzillament es fan abans. Aquests petits detalls es compensen amb accions a mesura que es van complint les metes.