V tem članku bomo govorili o urnik dejavnosti podjetja in kako ga načrtovati, vam bomo dali majhne nasvete in povedali, kaj morate upoštevati, preden načrtujete svoj urnik, zato brez odlašanja začnimo.
Odkrijte, kako ustvariti urnik za upravljanje dejavnosti vašega podjetja in pospešiti njihovo delovanje.
Urnik dejavnosti podjetja Načrtujte it!
Za pripravo urnika aktivnosti moramo vedeti, kaj je urnik, za kaj je namenjen in nato nadaljevati z načrtovanjem izdelave urnika vašega podjetja, ob tem pa začnimo s prvo točko.
Kaj je urnik in čemu je namenjen?
Urnik je graf, v katerem lahko naročimo različne aktivnosti, ki se bodo izvajale v vašem podjetju, v času, datumu in trajanju, ki ga določite. Zato je organizacijsko in nadzorno orodje, ki zagotavlja, da se te dejavnosti in naloge izvajajo na najboljši možni način.
To nam pomaga zmanjšati naše delo, da bo bolj produktivno in se osredotočimo na druge vidike, ki jih moramo upoštevati pri ustvarjanju podjetja. Pa ne samo za nas kot vodje podjetja, ampak tudi zato, da se upravni tim zaveda vsake naloge, vsake podrobnosti načrtov, ki jih bomo izpeljali, da bo naše podjetje ostalo aktivno in produktivno. Kot vse, tudi to ni lahka naloga, da sestavite urnik, zato vam bomo zdaj povedali, kako načrtovati urnik.
Kako načrtovati a urnik dejavnosti podjetja?
Osnova dobrega urnika je ustrezno obvladovanje ločitve dela in s tem vsako dejavnost enostransko analizirati. Z uporabo tehnologije lahko prihranimo tudi čas pri izdelavi urnika, saj obstajajo načrtovalne aplikacije za profesionalno uporabo, s katerimi si lahko olajšamo nalogo, razdelimo dejavnosti po kategorijah in nadaljujemo s sestavljanjem urnika.
Kako sestaviti urnik aktivnosti?
Zdaj, ko bolje razumemo vidike, ki sestavljajo podjetje, in kaj pomeni ter funkcijo urnika, pojdimo na razdelek o tem, kako ga sestaviti. Začnimo z naštevanjem dejavnosti in ciljev, ki jih želimo izvesti, in jih uvrstiti na koledar. Vse vnaprej izbrane dejavnosti ločite v bloke in kategorije. Ustvarite načrt aktivnosti, ki ga bomo prevedli v aplikacijo za upravljanje, kot so:
- Načrtujte dejavnosti s fiksnimi datumi.
- V glavne dejavnosti dodajte sekundarne naloge.
- Vključite stroške dejavnosti.
- Predstavite urnik in se o njem pogovorite z delovno skupino.
Upoštevati moramo tudi, da se pojavljajo številni nepredvideni dogodki in naš urnik mora biti na to pripravljen. Dodelitev načrta B za dejavnost ni lahka naloga, zato morate imeti realen rok za izpolnitev nalog, ki so določene v urniku. To rešimo, če lahko delamo s fleksibilnim načrtovanjem, torej daljšim časom za izvajanje aktivnosti.
Ganntov grafikon bo priročno in uporabno organiziral naloge, ki jih dodate v svoj urnik, tako da jih bo vaša delovna skupina zlahka upravljala.
Metode in orodja za načrtovanje
Obstajajo različna orodja in aplikacije, ki nam lahko pomagajo pri izvedbi urnika aktivnosti, glede na značilnosti vašega podjetja ali projekta pa morate izbrati tisto, ki najbolj ustreza vašim potrebam, tukaj je nekaj izmed njih:
Sinnaps
Gre za orodje za načrtovanje in upravljanje projektov, ki se uporablja na spletu, aplikacija pa vključuje tudi nekatera druga orodja in metode, s katerimi lahko ustvarimo svoj urnik.
Gantov grafikon
Je še eno orodje za upravljanje dejavnosti v določenem času in eno najpogosteje uporabljenih opravil organiziranja in razporejanja za lažji ogled ter boljše spremljanje in nadzor dejavnosti našega podjetja. Ta diagram je zgrajen na dveh oseh, eni navpični, kjer se nahajajo naloge ter njihov začetni in končni čas, in drugi vodoravni, kjer so prikazani časi omenjenih nalog, ki so lahko dnevi, tedni, meseci in celo leta.
PERT grafikon
Tehnika pregleda in vrednotenja programa ali PERT za njeno akronim v angleščini je statistično orodje, ustvarjeno za načrtovanje in upravljanje kratkoročnih, srednjeročnih in dolgoročnih projektov, da se v graf zajamejo dejavnosti podjetja ali projekta.
Če vam je bil ta članek všeč, priporočamo ta članek z naše spletne strani Vizija podjetja: definicija, primeri in še več, puščamo pa vam tudi ta videoposnetek, kjer vas naučijo, kako uporabiti eno od orodij, ki smo jih spoznali danes. Vso srečo!