W dziedzinie zarządzania raporty z pracy odgrywają rolę w podejmowaniu decyzji, dlatego poniżej przedstawimy krótki przegląd tego, czym jest Raport pracy, cechy i sposób prawidłowego przygotowania.
Raport pracy
Raport jest w szczególności tekstem, który początkowo służy do przedstawienia analizy ważnych aspektów związanych z określonymi działaniami lub uzyskanymi wynikami, które wymagają pisemnego poinformowania o jakiejś sytuacji w celu podjęcia decyzji.
W raporcie możemy po pierwsze znaleźć podsumowanie problemu lub sytuacji do przeanalizowania, po drugie możliwe przyczyny lub konsekwencje zaistniałej sytuacji, a na końcu możliwe rozwiązania lub zalecenia dla osiągnięcia celu.
W miejscu pracy znajdują się dobrze znane raporty raporty pracy lub wyników, które są niczym innym jak podsumowaniem, które pozwala nam ocenić wynik jednego lub kilku zadań zrealizowanych dla osiągnięcia celu.
Raporty z pracy mają na celu pomiar aktywności pracownika, działu, obszaru lub jednostki, a także, dlaczego nie firmy lub instytucji w ogóle. Obecnie raport z pracy jest podstawą spotkań kierownictwa, dlatego odbywają się one przez cały rok z różną częstotliwością w zależności od firmy.
Na przykład, z administracyjnego punktu widzenia, tego typu raporty pozwalają na ocenę wyników we wszystkich zaangażowanych obszarach, a tym samym rozliczają się z wyższej kadry kierowniczej i są przeprowadzane w cyklu miesięcznym, kwartalnym lub półrocznym.
Dzięki raportom z pracy znana jest ewolucja procesów, a zatem ewolucja firmy w krótkim okresie, pozwala wiedzieć, czy wszystko idzie zgodnie z tym, co zostało pierwotnie zaproponowane, czy też wymaga pewnych korekt dla optymalnego funkcjonowania działań samych siebie firmy i jej pracowników.
Tego typu raport musi być napisany i mieć strukturę enuncjacyjną, w sposób precyzyjny i zwięzły, poparty danymi o wynikach lub stwierdzeniach ujawnionych w tekście, w taki sposób, aby można było przedstawić rekomendacje lub wnioski zgodnie z analizą przedstawione dane statystyczne.
Charakterystyka raportu z pracy
- Odbywa się to w celu dostarczenia ważnych informacji przy podejmowaniu decyzji.
- Jest wynikiem wymagania lub prośby Kierownika, Kierownika określonego obszaru. Skierowany jest praktycznie do osoby lub grupy osób, które potrzebują tych informacji i są zobowiązane do ich przeczytania, przeanalizowania i podjęcia decyzji lub zarekomendowania alternatyw z korzyścią dla zaangażowanych stron.
- Ten rodzaj raportu zawiera między innymi wykresy, tabele statystyczne, macierz SWOT, przydatne w prezentacji danych.
Jak przygotować raport z pracy
Aby przygotować raport z pracy, należy wziąć pod uwagę kilka aspektów, w tym:
początkowy cel
Zdefiniuj lub opisz w sposób ogólny i zwięźle powód, dla którego przygotowaliśmy raport. Służy do identyfikacji tego, do czego dążymy z określonymi działaniami w krótkim czasie.
Idealnie byłoby, gdyby czytelnik wiedział, co powinien wiedzieć o tym, co się stało, odpowiadając na następujące pytania: Dlaczego chcesz otrzymać raport? Do kogo adresowany jest raport? Jaki będzie jej użytek?
zwykły język
Tego typu raport musi być przygotowany jasnym, konkretnym i obiektywnym językiem. Nie należy uwzględniać osobistych ocen żadnej z zaangażowanych osób.
Wykonywane czynności
Ta faza pokazuje, co zostało zrobione, aby osiągnąć proponowane wyniki lub kryteria oceny. Ustala zasoby ludzkie i materiały służące do pozyskiwania źródeł informacji, w celu ich analizy, selekcji, uporządkowania i rozpoczęcia porównań, które dają.
W tym celu ważne jest, aby w tym aspekcie zebrać wszystko, co osoby odpowiedzialne za każdą działalność mogą wnieść.
Ocena informacji
W tym aspekcie przystępujemy do weryfikacji i porównania informacji zebranych w celu przygotowania pisemnego raportu. Wskazane jest wskazanie źródła, z którego uzyskano przedmiotowe dane. Należy je umieścić na ostatnich stronach raportu.
Struktura raportu
Treść raportu musi być uporządkowana zgodnie z tematem, który ma być ujawniony, i kolejnością pomysłów autora. Muszą jednak przedstawić następujący schemat:
- Wprowadzenie: W tej części czytelnik będzie znał w sposób ogólny sytuację, z którą będzie się uporać, przyczynę tej sytuacji, cel sytuacji, którą chcemy poruszyć, a także narzędzia, które zostaną użyte do wsparcia raportu, w odniesieniu do przedstawienia stanu faktycznego.
- rozwój: Jest to część wspierająca raportu, tutaj opisane są najważniejsze aspekty, które musimy uwzględnić w przedstawianym raporcie. Wyjaśnia metody zastosowane do uzyskania wyników oraz sposób ich wykorzystania.
- Wnioski lub zalecenia: Jest to krótkie podsumowanie sugerujące działania, które należy wykonać zgodnie z uzyskanymi wynikami. Wyniki te powinny być jak najbardziej przejrzyste i bardzo przydatne.
Działania do naśladowania
Jest to bardzo przydatne przy podejmowaniu decyzji w ramach raportu z pracy, ponieważ daje wskazówki dotyczące tego, co zadziałało najlepiej, aby osiągnąć pożądany cel. To z kolei określi działania, które należy wdrożyć w przyszłości, w taki sposób, aby osiągnąć sukces, którego szukasz.
Powiedz nam, jak przygotowujesz raport z pracy i jakie aspekty bierzesz pod uwagę podczas jego wykonywania.
Jeśli ten ciekawy artykuł przykuł Twoją uwagę, zapraszam do obejrzenia tego linku Społeczna odpowiedzialność biznesu