Dans le domaine de la gestion, les rapports de travail jouent un rôle dans la prise de décision, nous allons donc donner ci-dessous un bref aperçu de ce qu'est un Rapport de travail, ses caractéristiques et comment le préparer correctement.
Rapport de travail
Le rapport est spécifiquement un texte qui est initialement utilisé pour présenter l'analyse d'aspects importants liés à certaines activités spécifiques ou résultats obtenus, qui nécessitent d'être informés par écrit d'une situation pour la prise de décision.
Au sein d'un rapport, on peut d'abord trouver un résumé du problème ou de la situation à analyser, ensuite les causes ou conséquences possibles de la situation soulevée et enfin les solutions ou recommandations possibles pour atteindre l'objectif.
Sur le lieu de travail, il y a les bien connus des rapports les rapports de travail ou de résultats, qui ne sont rien d'autre que le résumé qui permet d'évaluer le résultat d'une ou plusieurs tâches effectuées pour atteindre un objectif.
Les rapports de travail visent à mesurer l'activité d'un travailleur, d'un service, d'un domaine ou d'une unité, et pourquoi pas de l'entreprise ou de l'institution en général. Actuellement, le rapport d'activité sert de base aux réunions de direction, elles se tiennent donc tout au long de l'année avec une fréquence variable d'une entreprise à l'autre.
Par exemple, d'un point de vue administratif, ce type de rapports permet d'évaluer les résultats de tous les domaines concernés, et donc de rendre compte à la haute direction, et est réalisé sur une base mensuelle, trimestrielle ou semestrielle.
A travers les rapports de travail, l'évolution des processus est connue et donc celle de l'entreprise à court terme, cela permet de savoir si les choses se passent selon ce qui était initialement proposé ou si cela nécessite certains ajustements pour le fonctionnement optimal des activités de l'entreprise et de ses travailleurs.
Ce type de rapport doit être rédigé et avec une structure énonciative, de manière précise et concise, étayé par des données des résultats ou des affirmations exposées dans le texte, de telle sorte que des recommandations ou des conclusions puissent être proposées en fonction de l'analyse du données statistiques présentées.
Caractéristiques d'un rapport de travail
- Il est fait dans le but de fournir des informations importantes lors de la prise de décisions.
- Il résulte d'un besoin ou d'une demande d'un Manager, Responsable d'un domaine précis. Il s'adresse pratiquement à une personne ou à un groupe de personnes qui ont besoin de ces informations et sont obligées de les lire, de les analyser et de prendre une décision ou de recommander des alternatives au profit des parties concernées.
- Ce type de rapport contient des graphiques, des tableaux statistiques, une matrice SWOT, entre autres outils, utiles pour présenter les données.
Comment préparer un rapport de travail
Pour préparer un rapport de travail, il est important de prendre en compte certains aspects, notamment :
objectif initial
Définissez ou décrivez de manière générale et concise la raison pour laquelle nous avons préparé le rapport. Il sert à identifier ce que nous poursuivons avec certaines actions dans un court laps de temps.
Il est idéal pour le lecteur de savoir ce qu'il doit savoir sur ce qui s'est passé, en répondant aux questions suivantes : Pourquoi voulez-vous le rapport ? A qui le rapport est-il adressé ? Quelle utilisation en sera-t-il fait ?
langage clair
Ce type de rapport doit être rédigé dans un langage clair, concret et objectif. Les évaluations personnelles de l'une ou l'autre des personnes impliquées ne doivent pas être incluses.
Activités réalisées
Cette phase montre ce qui a été fait pour atteindre les résultats proposés ou les critères d'évaluation. Il établit les ressources humaines et matérielles utilisées pour obtenir les sources d'information, afin d'analyser l'information, de la sélectionner, de l'organiser et de commencer à faire les comparaisons qu'elle donne lieu.
À ces fins, il est important que, dans cet aspect, tout ce que les responsables de chaque activité peuvent apporter soit collecté.
Évaluation des informations
Dans cet aspect, nous procédons à la vérification et à la comparaison des informations recueillies aux fins de la préparation du rapport écrit. Il est conseillé d'indiquer la source à partir de laquelle les données en question ont été obtenues. Ceux-ci doivent être placés sur les dernières pages du rapport.
Structure du rapport
Le contenu du rapport doit être ordonné en fonction du sujet à exposer et de l'ordre des idées de l'auteur. Cependant, ils doivent présenter le schéma suivant :
- Introduction: Dans cette partie le lecteur connaîtra de façon générale la situation qui va être traitée, la raison de cette situation, l'objectif de la situation que l'on veut présenter, ainsi que les outils qui seront utilisés pour soutenir le rapport, en ce qui concerne la présentation des faits.
- Développement: C'est la partie support du rapport, ici les aspects les plus importants que nous devons considérer dans le rapport à présenter sont décrits. Il explique les méthodes utilisées pour obtenir les résultats et comment elles ont été utilisées.
- Conclusions ou recommandations : Il s'agit d'un bref résumé suggérant les actions à suivre en fonction des résultats obtenus. Ces résultats doivent être aussi clairs que possible et très utiles.
Actions à suivre
Il est très utile pour la prise de décision dans le cadre du rapport de travail, car il permettra d'orienter sur ce qui a le mieux fonctionné pour atteindre l'objectif souhaité. À son tour, il déterminera les actions qui doivent être mises en œuvre à l'avenir, afin d'atteindre le succès que vous recherchez.
Dites-nous comment vous préparez votre rapport de travail et quels aspects vous prenez en compte pour le faire.
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