Enemigos del tiempo ¡aprende a manejarlos en tu trabajo!

Los enemigos del tiempo representan para la sociedad una de los problemas que llevan a causar  molestias, retrasos y falta de productividad. Conoce más sobre este tema leyendo el siguiente artículo.

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Enemigos del tiempo

Una de las cosas más importantes y valiosas que existen en la vida y que representan para el hombre un tesoro invaluable es la importancia y el uso que se le haga al tiempo. Cuando el mismo no es utilizado con prudencia y su administración resulta ineficiente se obtienen resultados adversos en cualquier cosa que se desee realizar.

Los enemigos del tiempo son muchos y en ocasiones la mayoría de las personas los desconocen. Describiremos en este artículo cada uno de los factores que limitan acceder a la fluidez en las acciones y actividades que están relacionadas con la pérdida o ganancia de tiempo.

En ocasiones pensamos que ciertas cosas no influyen en la pérdida y despilfarro del tiempo. Sin saber no nos damos cuenta y al pasar los días apreciamos que hemos perdido parte de ese valor tan importante. El tiempo es una joya que debe ser cuidado y administrado de la mejor manera.

Al conocer los enemigos del tiempo, podemos saber hasta qué punto podemos hacer ciertas cosas en la vida. De manera que podemos encontrarlos en el trabajo, en la casa, en la universidad, junto a los amigos, en fin, en cualquier parte sin saber realmente que están perjudicándonos silenciosamente.

Para evitar los enemigos del tiempo es necesario utilizar ciertas estrategias que son sencillas y ayudan a fomentar el hábito para no perder el tiempo. Una de estas acciones es la planificación de actividades diarias, esto se logra organizando las tareas a través de una agenda. Con ella día a día se organizan en orden cronológico y prioritario cada una de ellas.

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La inversión de cómo utilizar de buena forma el tiempo permite entre otras cosas aumentar la productividad, pasar más tiempo con los seres queridos, organizar los procesos, llegar a tiempo incluso a una cita. Cada acción en nuestras vidas está determinada por el tiempo, de manera que al perderlo estamos dejando a un lado otra acción relevante e incluso con el riesgo de perderla.

¿Cuáles son?

Acabamos de comentar que existen muchos elementos en contra del tiempo y que forman parte de sus enemigos, trataremos en la mejor medida de describir cada uno de los factores que hacen día a día perder tiempo y convertirlos poco a poco en los enemigos del tiempo. Veamos

El desorden y la desorganización

Existe un refrán que dice «Las palabras apúrate y urgente denota la desorganización y el desorden en su trabajo». No es bueno realizar tareas sin una previa planificación, sin importar el tamaño de la misma siempre es bueno organizar y planificar cada una de ellas por más pequeña que sea.

El desorden y la desorganización son enemigos del tiempo por naturaleza. La organización está tomada de la mano de la planificación. La importancia y su valoración llevan a muchos procesos mejorar notablemente y evitar la pérdida de tiempo.

Para evitar la pérdida de tiempo los planes de organización deben contar con la evaluación y revisión en cada unidad de proceso. El flujo de información y la realización de las tareas. Estas deben tener unas metas de tiempo establecidas, de esa forma se realza la supervisión y se evita la pérdida de tiempo en las áreas siguientes.

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Cada registro y cada información deben ser procesados en su momento, sin importar la forma de organización y cómo están conformados por procesos de manufacturación o prestación de algún servicio. Los procesos en cada una de las áreas debe ser organizadas en función de las actividades.

No es bueno generalizar en los procesos y asignarlos por igual a las distintas áreas. Esto puede traer retraso y pérdida de tiempo en el desarrollo y acción de cada unidad. El seguimiento a los procesos determina si de verdad el liderazgo de la organización está funcionando. En el siguiente post estrategias de liderazgo puedes conocer más sobre este tema.

Falta de planes

Cuando no hay planes concretos y no se define de manera objetiva las prioridades se aprecia entonces una duplicidad de tareas. Esto representa un problema grave para cualquier organización. Cuando se establece la planificación de los procesos y como lo vimos, también se debe tomar en cuenta los planes en cómo se deben llevar a cabo cada una de las actividades.

No tener un plan de trabajo implica establecer demoras en los procesos, quejas de los clientes y los propios trabajadores, esfuerzos innecesarios, incumplimiento de metas a corto plazo y resultados no esperados. Es importante para cualquier empresa tener un plan de acción para evitar que los enemigos del tiempo se reproduzcan.

Recuerde que una acción negativa de tipo organizacional en un área específica determina el retraso en otros componentes y sistemas. La importancia de realizar planes de acción establecen en cada uno de los proceso estrategias directas que, al cumplirse permiten dar a cada unidad elementos para la eficiencia, cumplir con los objetivos y evitar la pérdida de tiempo en otras áreas.

Las secuencias de trabajo deben ser supervisadas en función del plan de acción. Este por su conformación puede llevar algunos días y meses para su planificación, esto lleva a considerar su implementación después que se haya realizado un estudio completo de cada elemento.

Con la implementación de planes se evita el despilfarro de tiempo, pérdida de materia prima, desmotivación en el recurso humano y sobre todo obtener una producción o prestación de un servicio de forma eficiente. Así mismo, los enemigos del tiempo destruyen los procesos productivos y bajan la operatividad de cualquier organización.

Reuniones de trabajo improvisadas

Tomar en cuenta el tiempo de otras personas resulta de una importancia tan grande, que altera las puede crear diferencias en las relaciones corporativas. No se puede por ningún motivo establecer reuniones de trabajo en forma improvisado o por el simple hecho de tener que comunicar una información de urgencia.

La improvisación en este tipo de situaciones trae consecuencias terribles a corto plazo. Los temas a tratar en un grupo de trabajo deben estar enfocados en los objetivos. Es importante que sean planteados con claridad y analizados previamente. La falta de transparencia en los contenidos que se hacen en las reuniones son enemigos del tempo.

Las reuniones deben ser productivas, ayudar a mejorar la administración del tiempo, evita retraso en las decisiones así como realizar llamadas posteriores para clarificar un contexto o idea. Las reuniones deben estar conformadas por elementos como la información clara, fechas de inicio y final, formas de trabajo entre otros factores de relevancia.

Si desea improvisar al momento de ingresar a una reunión es mejor suspender y no hacer perder el tiempo a cada elemento participante. Recuerde que el tiempo es valioso por todos y no solo eso sino aunque un factor no lo valore genera pérdida importante del tiempo para todo el grupo.

Comunicación informal

Para nadie es un secreto que los chismes de pasillo crean problemas en cualquier organización. Llamada en términos administrativos información no oficial o informal. Resultan de las conversaciones que no están reflejadas en comunicaciones físicas o digitales que se envían a los diferentes departamentos o áreas.

La idea es buscar los métodos para corregir, evaluar, supervisar e informar sobre ciertos aspectos. En el siguiente enlace  puedes conocer todo el proceso relacionado con: Comunicación efectiva una herramienta necesaria para disminuir la pérdida de tiempo en las instituciones.

Los llamados también radio pasillos magnifican situaciones en las organizaciones y crean escenarios reales donde promueven el chisme y las acciones malsanas. El hábito de la comunicación informal se encuentra establecida en la mayoría de las empresas, en unas muy arraigadas y en otras con valor muy pequeño.

Son enemigos del tiempo ya que llaman la atención de la persona e incluso involucran a las que no tiene relación con el chisme. Nacen entonces los resquemores y comienzan las acciones de una parte y otra, con la finalidad de crear molestias y resolver un problema de una forma totalmente aislada a los aspectos más importantes de la organización.

Un rumor de pasillo llama la atención de cualquiera, crea una dinámica negativa donde se invierte tiempo en saber que sucede y porque ocurrió tal situación. Si se llegara a sumar el tiempo que se invierte en producir, fomentar y transmitir un chisme dentro de una organización. Se pueden obtener pérdidas en el factor hombre /horas considerables.

Mes a mes invertir tiempo en escuchar chismes de pasillo y llevarlo de un lado a otro perjudica en cuestiones de tiempo y productividad. No se debe fomentar este tipo de acciones y menos aún por los líderes de las organizaciones. Algunos gerentes toman decisiones tomando en cuenta la comunicación informal.

Esto es un error garrafal que jamás puede considerarse necesario en la toma de decisiones. Los procedimientos de comunicación dentro de la empresa deben llevar un orden. Conversar sobre situaciones que no tengan nada que ver con la institución, son válidas, pero en niveles donde no se llegue a perjudicar a ningún elemento.

Multiproceso

Tratar de realizar muchas tareas al mismo tiempo no es un buen ejemplo de eficiencia. Sin importar que sea el líder de la organización, ningún ser humano tiene la capacidad para realizar tres y cuatro tareas al mismo tiempo. Es mentira la propuesta donde se ha dicho que existen personas multiprocesos.

Es uno de los enemigos del tiempo. Pero supongamos que existen personas que pueden realizar más de tres o cuatro actividades a la vez. ¿Cuál sería el resultado? En primer lugar retraso en la entrega de algún proceso, donde se debería invertir el tiempo necesario. Hacer dos tareas como por ejemplo hablar por teléfono y redactar un documento distribuye a atención de la mente en dos partes.

Esto lógicamente trae una consecuencia inmediata. La información que se está dando por teléfono no es precisa y la redacción del documento no está siendo apreciada, por lo que se puede colocar cualquier cosa, ya que tampoco se le está prestando atención.

La mente humana necesita de concentración para realizar cualquier tarea. Se puede tener la capacidad para realizar dos o más tareas, pero las mismas no estén vinculadas con aspectos similares. Por ejemplo existen músicos que pueden tocar el piano y cantar al mismo tiempo, otros pueden tocar batería y cantar. Así también tomar café y leer el periódico, hablar por teléfono y masticar chicle.

Existen acciones que permiten realizar multiprocesos pero siempre uno de ellos se lleva a cabo de forma mecánica, donde la mente no necesita de acciones de pensamiento y análisis para llevarlas a cabo. El siguiente post te puede ayudar a valorar estas acciones y como Aprender de los errores.

No intente por ningún motivo demostrar que tiene capacidad para realizar dos y mas tareas. Esto ocasionará pérdida de tiempo en la organización y sobre todo a otros factores dependientes de usted. Es Mejor realizar una tarea de forma eficiente y no tres actividades que quede a media.

Jornadas de trabajo muy largas

Ciertas empresas buscan aumentar la producción incrementando también las jornadas de trabajo. Sin embargo mantener a un personal laborando horas extras genera en ellos algún tipo de cansancio y agotamiento mental. El mismo tiende a presentarse unos días después y por supuesto a generar problemas en los procesos.

Si esta forma de trabajo se mantiene por un tiempo; directamente aparecerán resultados negativos. Convirtiéndose además en uno de los enemigos del tiempo. La fatiga causa en los trabajadores buscar más tiempo de descanso, la productividad baja considerablemente y por supuesto el rendimiento en todo los aspectos desmejora.

La pérdida de tiempo aparece cuando se observa la prestación de un servicio de mala calidad o se presenta la manufactura de un producto con deficiencias. Es importante aprender a gestionar las diversas jornadas de trabajo, con la finalidad de promover la productividad y la eficiencia.

Personas positivas

Cuando existe un entorno donde las personas aportan buenas ideas, no mantienen en su vocabulario las críticas y no pierden tiempo en explicaciones innecesarias se consigue una buena gestión del tiempo. Por el contrario si se rodea de personas tóxicas, en la mayoría de los casos se tienden a crear a su alrededor ambientes tensos.

Las personas con estas características son excelentes para hacer perder el tiempo a cualquiera. Se consiguen en cualquier lugar de nuestras vidas. Constantemente mantienen críticas destructivas, son negativas, promueven discusiones estériles y llenos de malas acciones, buscan por cualquier motivo tener la razón y no ceden ante nada.

Este tipo de personas deben ser aisladas, sus acciones son enemigos del tiempo y detiene además el desarrollo y el progreso. Para salir de este tipo de gente, se debe primero identificarlas inmediatamente. Luego proceder a no tomarlas en cuenta, si hay alguna insistencia enfrentarlas y desmontarle todas sus acciones.

Es importante hacerle comprender que usted no está interesado en entablar una conversación y mucho menos una relación de tipo personal o laboral. Hágalo saber a través de gestos y combinación de palabras que lo hagan sentir incómodos.

Evitarlas por cualquier situación y más aún cuando se requiere ir en busca de objetivo claro y definitivo. Ninguna persona que se considere productiva se puede dar el lujo de perder tiempo entablando conversaciones y tertulias con este tipo de personas. Es importante rodearse de gente proactiva que dosifiquen el tiempo y valoren las formas de cómo gestionarlo de la mejor manera.

Ambientes hostiles

Es imposible rendir y sacarle provecho a los procesos cuando un ambiente es ruidoso y molesto. El impacto que produce en la producción es enorme, llega la desconcentración y la falta de atención en lo que se hace. Entonces es necesario proceder a tomar medidas para evitar la aparición de uno de los enemigos del tiempo.

Existen varias formas para aislar este tipo de ambientes, además de ser perturbadores y molestos también son enemigos del tiempo que no permiten aflorar la creatividad y mucho menos la productividad. Al igual que la gente tóxica, los ambientes hostiles deben ser minimizados de cualquier  forma.

Puede tratar de utilizar el diálogo hacia los superiores o proponer ideas para mejorar el ambiente de trabajo. Otra alternativa es quedarse tranquilo si existe mucho ruido utilizar audífonos para no escuchar el molesto ruido que se puede generar. Sino sencillamente solicitar el cambio de área donde se pueda laborar con mas tranquilidad.

Es importante considerar incluso hacer cambios en la vida laboral y no permitir este tipo de situaciones. Perder el tiempo es algo que muchos no desean y que debe ser respetado. Otros sin embargo no le dan importancia y los resultados con el tiempo se hacen notar de forma negativa.


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