Η βασική γνώση του Microsoft Word είναι κάτι που θεωρούμε δεδομένο. Η συντριπτική πλειονότητα των εταιρειών ζητά να έχει κάποια γνώση των εργαλείων του πακέτου του Office και όχι μόνο, αλλά σε πανεπιστημιακά πτυχία ή Μέση και Ανώτερη πτυχία είναι επίσης προϋπόθεση για να μπορέσουν να ξεκινήσουν την απόκτηση υψηλότερου επιπέδου. Με αυτή την ευκαιρία που συναντιόμαστε, θα σας μάθουμε πώς να φτιάξετε ένα ευρετήριο Word με έναν πολύ απλό τρόπο.
Ας υποθέσουμε ότι εργάζεστε σε ένα τελικό πτυχίο και είναι πολύ εκτεταμένο, ανάλογα με το θέμα που ασχολείστε και τον αριθμό των παραρτημάτων που θα συμπεριλάβετε, μπορείτε να έχετε δεκάδες σελίδες, γι' αυτό Είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να δημιουργείτε ένα ευρετήριο σε αυτό το εργαλείο, να εργάζεστε με τάξη και να διευκολύνετε την αναζήτηση του ατόμου που λαμβάνει την εν λόγω εργασία.
Στο Word, θα μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο με το χέρι χρησιμοποιώντας λίστες και εσοχές στη δεξιά πλευρά, αλλά αυτή η επιλογή μπορεί να οδηγήσει σε σφάλματα όταν προσπαθείτε να εισαγάγετε την αρίθμηση σελίδων ή απλώς να γίνει μια μακρά διαδικασία. Μια άλλη εναλλακτική είναι δημιουργήστε ένα ευρετήριο μέσα από τους διαφορετικούς τίτλους που έχετε δημιουργήσει και με αυτόν τον τρόπο το ευρετήριο θα δημιουργηθεί αυτόματα. Δώστε όλη σας την προσοχή που ξεκινάμε.
Τι είναι ένας δείκτης;
Θα ξεκινήσουμε από το πιο βασικό, και αυτό είναι να γνωρίζουμε τι είναι ένας δείκτης. Από εδώ, θα προχωρήσουμε και θα μιλήσουμε για τη λειτουργία του και τους διαφορετικούς τύπους που υπάρχουν, για να ολοκληρώσουμε τη διδασκαλία σας πώς να φτιάξετε ένα στο Word.
Με πολύ βασικό τρόπο, Ευρετήριο είναι μια ενότητα που προστίθεται σε βιβλία, έγγραφα ή άλλους τύπους δημοσιεύσεων. Αυτή η ενότητα αποτελείται από μια λίστα σημείων που αντιπροσωπεύουν τους πιο σημαντικούς τίτλους του περιεχομένου του εγγράφου. Με άλλα λόγια, είναι ένας ιεραρχικός οδηγός του περιεχομένου της έκδοσης.
Τα ευρετήρια ανάλογα με το είδος της δημοσίευσης που εργαζόμαστε, Μπορούν να οργανωθούν ανά κεφάλαια ή ενότητες., δηλαδή μπορούν να αναγνωριστούν ως «Κεφάλαιο Ι», «Κεφάλαιο ΙΙ» κ.λπ. Και σε ορισμένες περιπτώσεις, περιλαμβάνουν υποδιαιρέσεις κάτω από κάθε κύριο σημείο.
Είναι επίσης δυνατό να δημιουργηθούν ευρετήρια που στοχεύουν σε περιεχόμενο πληροφοριών όπως γραφικά, παραρτήματα, ιστογράμματα κ.λπ. Ό,τι κι αν κάνετε, το πιο σημαντικό είναι ότι πρέπει να ακολουθείτε μια σειρά κατά τη δημιουργία του ευρετηρίου σας και να είναι ιεραρχική.
Ως εκ τούτου, η κύρια λειτουργία των ευρετηρίων είναι να χρησιμεύουν ως προσανατολισμός στα άτομα που πρόκειται να διαβάσουν αυτή τη συγκεκριμένη δημοσίευση, για να υποδείξετε πού βρίσκεται το περιεχόμενο που επισημαίνεται από τον αριθμό της σελίδας. Είναι ένα θεμελιώδες και ουσιαστικό τμήμα για κάθε τύπο εγγράφου.
Τύποι ευρετηρίου
Τα ευρετήρια που μπορούμε να βρούμε σε διάφορες δημοσιεύσεις, μπορούν να ποικίλλουν ανάλογα με τις πληροφορίες που παρουσιάζουμε στους αναγνώστες. Μπορούμε να βρούμε τα εξής:
- Ευρετήριο περιεχομένων: θα ήταν ο πιο κοινός δείκτης από όλους, δηλαδή στον οποίο Αναλύουμε το περιεχόμενο που συλλέγει το έγγραφό μας. Μια λίστα οργανωμένη ιεραρχικά, με τη χρήση κύριων τίτλων και υποενοτήτων.
Saul Bass, ο βασιλιάς του κόσμου του σχεδιασμού σελ. 14
Κεφάλαιο Ι σελ. 16
Κεφάλαιο II σελ.27
Κεφάλαιο III σελ. 39
- ευρετήριο θέματος: αυτός ο δεύτερος τύπος ευρετηρίου είναι αυτός που επικεντρώνεται σε συγκεκριμένους όρους για τον αναγνώστη, δηλαδή σε έννοιες που μπορεί να ενδιαφέρουν οργανωμένες αλφαβητικά. Πρέπει να σημειωθεί ότι μπορεί να είναι και περίληψη ή ευρετήριο υλικού.
Απολιθώματα: 5, 7, 11, 15
Γεωλογία: 5, 6, 10, 15, 18
Ευρετήριο χρώματος: 8, 9
- ευρετήριο ονόματος: στην προκειμένη περίπτωση, μιλάμε για α ευρετήριο των συγγραφέων που αναφέρονται στο έγγραφο. Πρέπει να είναι οργανωμένα αλφαβητικά με τα επώνυμά τους και να αναγράφουν τον αριθμό της σελίδας.
Body, Neville: 16, 38, 56
Γκλέιζερ, Μίλτον: 7, 12, 18
Scher, Paula: 11, 13, 26
- βιβλιογραφικό ευρετήριο: που αποτελείται από βιβλιογραφικές παραπομπές που βοηθούν τον αναγνώστη να βρει τα αναφερόμενα κείμενα στο κύριο κείμενο. Θα τακτοποιηθούν με σειρά εμφάνισης.
Hernandez, Michael
Ελεγεία (1936): 55
Νερούδα, Πάμπλο
Μου αρέσει όταν σωπαίνεις (1923): 85
- Ευρετήριο παραρτημάτων: αυτός ο τελευταίος τύπος ευρετηρίου, αναφέρεται σε αυτό που αποτελείται από γραφικά, εικονογραφήσεις ή άλλους τύπους φιγούρων. Χρησιμοποιείται μόνο για την ένδειξη του περιεχομένου που επισυνάπτεται στο γραπτό έγγραφο, δηλαδή για υποστήριξη υλικού.
Εικόνα 1. Γράφημα της εξέλιξης του πανκ κινήματος
Εικόνα 2. Εικόνες της έκθεσης τέχνης στη Νέα Υόρκη
Πώς να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο στο Word;
Ένα ευρετήριο όπως αναφέραμε στην αρχή αυτής της δημοσίευσης, Είναι ένα θεμελιώδες τμήμα κατά την παρουσίαση οποιουδήποτε τύπου δημοσίευσης., μπορεί να κυμαίνεται από ένα έργο τελικού πτυχίου έως μια παρουσίαση ενός έργου σχεδιασμού. Είναι βολικό, και γι' αυτό είμαστε εδώ, πώς να το κάνουμε.
Για να ξεκινήσετε τη δημιουργία ευρετηρίου στο Microsoft Word, Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε στο γραπτό έγγραφό σας είναι να επισημάνετε τόσο τους τίτλους όσο και τους υπότιτλους του εγγράφου σας.. Όταν τα έχετε όλα καλά οργανωμένα, είναι καιρός να δημιουργήσετε έναν πίνακα περιεχομένων που θα είναι ένα στοιχείο παρόμοιο με το ευρετήριό μας.
Επισημάνετε τίτλους ή ενότητες
Υπάρχουν δύο τρόποι που πρέπει να λάβουμε υπόψη κατά τη δημιουργία του ευρετηρίου μας. Ένα από αυτά είναι να γράψετε το κείμενο με την ίδια μορφή και μόλις τελειώσετε, να του δώσετε το σχήμα που αναζητούμε. Ή, αλλάξτε όπως γράφετε.
Για να μπορέσετε να κάνετε το ευρετήριο, Είναι σημαντικό να επισημανθούν οι διάφορες ενότητες όπως: Επικεφαλίδα 1, Επικεφαλίδα 2 κ.λπ. Πάντα, ακολουθώντας μια ιεραρχία μεταξύ τους. Εδώ σας αφήνουμε ένα παράδειγμα για να το δείτε με πιο καθαρό τρόπο.
- Εισαγωγή (Επικεφαλίδα 1)
- Προέλευση της ιδέας και αντικείμενο μελέτης (Τίτλος 2)
- Κατάσταση του θέματος (Τίτλος 3)
Οι τίτλοι κάθε ενότητας, μπορούν να προστεθούν όπως γράφουμε ή στο τέλος της εργασίας. Όταν οριστικοποιήσουμε το έγγραφο, μπορείτε να κάνετε αλλαγές όποτε θέλετε, ώστε να μην δημιουργήσει κανένα πρόβλημα.
Επιλέξτε το κείμενο που χρειάζεστε και μεταβείτε στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας στην επιλογή στυλ, σε περίπτωση που δεν μπορείτε να το βρείτε μπορείτε να το αναζητήσετε στη γραμμή αναζήτησης "Τι θέλετε να κάνετε;" και επιλέξτε αυτό που ταιριάζει καλύτερα στην ιδέα σας.
Πρέπει να επιλέξετε κάθε έναν από τους τίτλους ή τις ενότητες που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο και να εφαρμόσετε ένα στυλ σε αυτό., ανάλογα με την ιεραρχία που ακολουθεί το περιεχόμενό σας. Όταν έχετε όλα επισημασμένα, όλα όσα θέλετε να εμφανίζονται στο ευρετήριο, το επόμενο βήμα που πρέπει να κάνετε είναι να τοποθετήσετε τον κέρσορα του ποντικιού σας στο φύλλο του εγγράφου σας όπου θέλετε να προσθέσετε το ευρετήριο.
Δημιουργία πίνακα περιεχομένων
Στην καρτέλα αναφορές της οθόνης του Word, στο επάνω μέρος, θα δείτε μια επιλογή που ονομάζεται "Πίνακας περιεχομένων", άρα οι δείκτες καλούνται και από το πρόγραμμα. Όταν έχετε στο έγγραφό σας όλα τα στυλ που έχουν επισημανθεί ως Επικεφαλίδα1, 2 κ.λπ., καθώς και όλες οι ενότητες επισημασμένες επίσης, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε τον πίνακα περιεχομένων.
Να θυμάστε ότι καμία ενότητα δεν μπορεί να αφαιρεθεί ή να είναι "κανονική", γιατί διαφορετικά το ευρετήριο δεν θα δημιουργηθεί αυτόματα. Μεταβείτε στη σελίδα όπου θέλετε να δημιουργήσετε το ευρετήριο του Word και ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα που πρόκειται να ονομάσουμε.
- Σταθείτε στο επάνω μέρος της οθόνης σας
- Κάντε κλικ στην επιλογή "Αναφορές" και κάντε κλικ στο "Πίνακας περιεχομένων"
- Όπως θα δείτε γίνεται ένα στιγμιότυπο οθόνης
- Επιλέξτε το σχέδιο που θέλετε να εμφανίζεται
Όταν ολοκληρώσετε όλα αυτά τα βήματα, Θα δείτε αυτόματα πώς δημιουργείται ένα ευρετήριο στο έγγραφο του Word στην κενή σελίδα που έχετε υποδείξει. Θα έχετε τη δυνατότητα να αλλάξετε τόσο το μέγεθος όσο και τη γραμματοσειρά ανά πάσα στιγμή χωρίς να τροποποιήσετε το περιεχόμενο ή τη σελιδοποίησή του.
Μεταβείτε στην υποδεικνυόμενη σελίδα
Ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα αυτής της επιλογής για τη δημιουργία ευρετηρίου είναι ότι καθένας από τους τίτλους ή υπότιτλους που έχουμε προσθέσει αντιστοιχεί σε μια συγκεκριμένη σελίδα του εγγράφου μας, στο οποίο μπορούμε να πάμε απευθείας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο προσθήκης συνδέσμων ή μπορείτε να μεταβείτε από τη σελίδα του προγράμματος. Για να το κάνετε αυτό, δεν έχετε παρά να κρατήσετε πατημένο το πλήκτρο Ctrl (Control) στο πληκτρολόγιό σας και να κάνετε κλικ στο σημείο που θέλετε στο ευρετήριό σας. Αυτόματα, θα μεταβείτε στην αντίστοιχη σελίδα της ενότητας που έχετε επιλέξει και όπου βρίσκεται το εν λόγω περιεχόμενο. Τόσο απλό.
Ενημερωμένος πίνακας περιεχομένων
Μια άλλη επιλογή εργασίας με πίνακες περιεχομένων είναι να έχετε μια προσαρμογή, δηλαδή, δημιουργήστε ένα ευρετήριο στο Word της αρεσκείας σας. Τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε είναι παρόμοια με αυτά που έχουμε δει, επομένως δεν θα προκαλέσει επιπλοκές.
- Σταθείτε στο επάνω μέρος της οθόνης σας
- Ανοίξτε την επιλογή "Αναφορές" και κάντε κλικ στο "Πίνακας περιεχομένων"
- Επιλέξτε "Προσαρμοσμένος πίνακας περιεχομένων"
Επιλέγοντας αυτή την επιλογή, Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο όπου θα μπορείτε να επιλέξετε πολλές επιλογές και με τη βοήθεια της προεπισκόπησης να δείτε πώς φαίνεται. Μπορείτε να αποφασίσετε εάν θέλετε να εμφανίζονται αριθμοί ή όχι, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε υπερσυνδέσμους αντί για αριθμούς σελίδων κ.λπ. Όταν τελειώσετε, δεν έχετε παρά να κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποδοχή":
Όπως είδατε, η αυτόματη δημιουργία ευρετηρίου στο Word είναι πολύ απλή ακολουθώντας μερικά βήματα. Να θυμάστε ότι έχετε επίσης τη δυνατότητα να το κάνετε χειροκίνητα, αλλά είναι πάντα πιο ακριβό και μπορεί να δημιουργήσει κάποιο είδος σφάλματος κατά τη ρύθμιση της σελιδοποίησης. Μη χάνετε χρόνο και μην απελπίζεστε και προσπαθήστε να δημιουργήσετε ένα εξατομικευμένο ευρετήριο μέσω της επιλογής πίνακα περιεχομένων που σας έχουμε εξηγήσει.