Departamentos de una empresa ¿Cuáles son sus funciones?

En el siguiente artículo, te explicaremos cuales son los departamentos de una empresa y que función cumple cada uno.

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Departamentos de una empresa

Es normal que cuando inicies tu propio negocio, quieras mantener un orden, de esta manera el trabajo será más fluido y tendrás mejores resultados, pero para eso, cada persona debe cumplir su rol dentro de la empresa, en otras palabras, cada empresa se debe de dividir en departamentos que cumplen con una función en específico para mantener el trabajo circulando.

Todos estos departamentos cumplen con una responsabilidad con la finalidad de alcanzar el objetivo dentro de una empresa.

No todas las empresas pueden darse el lujo de tener todos los departamentos los cuales deberían tener o la cantidad de personas necesarias para cada uno, es decir, no puedes comparar la organización especifica de departamentos que tendría una empresa de gran tamaño con mayor producción, a una más pequeña como sería una familiar.

Importancia de asignar departamentos en una empresa

Mantener un flujo constante y organizado dentro de una empresa, es de suma importancia para que está funcione de manera correcta. A veces el tamaño de la empresa puede influir dentro de cuantos departamentos necesitará, pero de igual manera, indiferente de la cantidad, la suma de todos estos departamentos, ayudan a lograr tu objetivo como emprendedor.

Dividir estos departamentos por función, permite que una sola persona no se sobresature y pueda cumplir únicamente su trabajo por el cual fue contratado.

¿Cuáles son los departamentos de una empresa?

Según las necesidades con las que cuenta tu empresa o negocio, así como el tamaño, deberías contar con alguno de estos departamentos:

Gerencia

Aunque esto no es considerado un departamento de una empresa, cumple una serie de trabajos dentro de esta. Su función recae en supervisar los diferentes departamentos con los que cuente tu empresa y tomar las decisiones finales, aunque claro, debe de explicar la razón por la cual tomo una decisión, ante las autoridades por encima de ellos, es decir, los dueños del negocio o marca.

Departamento de administración

Se encarga de recopilar y revisar el trabajo dentro de la empresa, realizando informes preliminares los cuales pasaron por un estudio, antes de enviarlo a gerencia o ya sea, los superiores.

Dentro de la administración, existen otros dos departamentos, los cuales suelen trabajar juntos de uno mismo. Estas son:

Recursos humanos

Es un grupo de personas los cuales son los encargados de reclutar y gestionar a los trabajadores dentro de una empresa. Este departamento se le confía la tarea de que cada persona que es contratada, sea capaz de cumplir con las expectativas de su labor, en otras palabras, que sea lo suficientemente apta para el trabajo.

Además de esto, tienen muchas más funciones como: la capacitación de los nuevos empleados, los sueldos según el puesto de trabajo, la asignación de vacaciones, el cumplimiento de las normas, promociones, ascensos, entre otros.

Recursos humanos tiene que mantener una buena gestión de empleados y asegurarse de que el ámbito de trabajo sea estable y seguro, para que todos se sientan conformes con su labor.

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Legal

Se encuentra dentro del área administrativa, está encargado de la revisión de contratos y de que no se esté incumpliendo ninguna de las normas vigentes.

Departamento de finanzas

Es aquel departamento que se encarga de cualquier asunto económico dentro de la empresa, como las inversiones o la circulación del capital. Proporciona indicadores, te ayudan a la toma de decisiones de la gerencia.

También es responsable de analizar la situación financiera del negocio, así como los riesgos, eficiencia y estructura de costes.

Las grandes empresas consideran el área de finanzas, contabilidad y tesorería como una sola, aunque en realidad, las tres cumplen con labores diferentes:

Contabilidad

Es la encargada de registrar los movimientos financieros. Esta área registra cualquier compra dentro de la empresa, con qué capital se ha hecho dicha compra, como se hizo y a donde se fue ese dinero. Además, registran los movimientos entre cuenta, es decir, cuando el dinero se mueve de un banco a otro.

Es recomendable reducir el gasto operativo de personal de contabilidad, usando software para mantener el orden, estos evitan las posibilidades de errores, aunque estos pueden llegar a resultar costosos.

Tesorería

Se encarga de cobrar y pagar todo lo que esté relacionado con la empresa, ya sea la planilla de sueldos, clientes, impuestos o los proveedores. En tesorería, debe existir un estudio previo para determinar cuál es el mejor momento para recaudar el dinero que se debe y pagar por los servicios administrados a la empresa.

Cuando nos referimos a tesorería, no hablamos del dinero de la empresa siendo directamente invertido en una materia prima.

Para tener mayor información sobre cómo realizar Matemáticas Financieras, te invitamos a leer nuestro artículo, el cual te ayudará.

Departamento de marketing o mercadeo

Es el departamento que se encarga de las campañas publicitarias de la empresa. Estudia el mercado relacionado con la empresa, y busca el mejor método para promocionarse dentro de esté, para atraer clientes actuales o potenciales.

Entre las funciones que desarrolla el departamento de marketing, podemos mencionar algunas de las siguientes:

  • Organizar eventos dentro de la empresa.
  • Gestiona la publicidad que se le da a un producto, ya sea la imagen o el método de comunicación que se usara.
  • Ayuda a realizar y promover los descuentos que se realicen, sea este por un producto o varios.
  • Organiza las promociones dentro y fuera del negocio.
  • Creación de los medios de comunicación que se usaran para una campaña, ya sea el tradicional (televisión, radio, periódicos) o el digital (redes sociales, páginas web, blogs), de igual manera el mantenimiento y administración de estas.
  • Diseño de los medios publicitarios.

El objetivo de este departamento, es el mismo que se tiene en el marketing, estudiar las necesidades del público y desarrollar un producto que se adapte a estas, con el objetivo de incrementar las ventas y atraer a futuros consumidores.

Departamento comercial

Además de distribuir y almacenar los productos, trabaja junto al departamento de marketing, para promocionar y brindar atención al cliente, así como soporte y asistencia técnica. El departamento comercial, también se encarga de realizar sus labores,  junto con otros departamentos por el beneficio de la empresa, entre esas tenemos:

  • Trabaja con los presupuestos junto con el departamento de finanzas.
  • Establece campañas de marketing en conjunto con el departamento de mercadeo, además de manejar las promociones y ofertas.
  • Establecer el rango de precio en un producto. Esto lo realiza junto con otros dos departamentos: Marketing y finanzas.

Este departamento debe de intentar en lo menos posible realizar rotaciones, para simplificar, mantener una estabilidad del personal de trabajo.

Departamento de compras

Esta área se encarga de determinar de donde es mejor adquirir la materia prima, al mejor precio y calidad, dependiendo de la función o finalidad que tenga la empresa. Si se trata de una oficina, este departamento se encargaría de conseguir los artículos y equipos.

En el caso de tratarse de un negocio de comida, este encomendaría a la tarea de adquirir los ingredientes y utensilios.

Por ejemplo: Si tuvieras un restaurante de comida italiana, el departamento de compras se encargaría de seleccionar cual es el mejor lugar para conseguir los ingredientes, ya sean los vegetales para la salsa o la harina para realizar las pastas, haciendo una relación entre cantidad y el precio.

Departamento de logística

Es el departamento que se encarga de comercializar y distribuir los productos de la empresa, así como realizar las labores de devolución y adquisición. También cumple la tarea de buscar al proveedor o vendedor, que les da la materia prima, esto ahorra la tarea de ir personalmente a buscarlos, ya que ellos lo traerán por ti. De hecho, si cuentas con varios locales, el proveedor debe ir a cada uno para hacer las entregas.

Con el ejemplo anteriormente mencionado, si el departamento de compras se encarga de conseguir los ingredientes, el departamento de logística tiene la tarea de adquirirlos y seleccionar donde se va a distribuir entre los diferentes locales o restaurantes.

Departamento de producción

Se encarga de realizar el proceso creación de un producto de la empresa, pasando de los recursos o insumos hasta el producto final. Determinan la manera más económica para realizar algo, y el personal que se necesita para eso.

Este tipo de departamento, realizará trabajos en conjunto con el departamento de logística y el departamento de compras.

¿Cómo organizar los departamentos de una empresa?

Entre todos los departamentos que existen dentro de una empresa, hay una manera de organizarlos, a esto se la llama: Departamentalización.

La departamentalización consiste en la organización de las actividades que se realizan en una empresa, las cuales se agrupan según su función, es decir, la formación de departamentos que cumplan una tarea en beneficio de una empresa, negocio o marca.

En la organización de los departamentos de una empresa, hay que tomar muchos elementos en cuenta, como el tamaño de esta, debido a que no es lo mismo un negocio pequeño a una gran empresa de producción o un supermercado ubicado en varios lugares.

Estas dos cuentan con diferentes necesidades y funciones, dependiendo de eso, un solo departamento puede encargarse de varias cosas o bien sea, un departamento puede llegar a tener sub categorías.

Otra cosa que se debe tener en cuenta, es la presencia de tu empresa a nivel geográfico, esto quiere decir, si te encuentras en un solo lugar (ciudad) o en diferentes países, incluso podría llegar a ser un continente distinto.

Aunque todo esto se enfoca en un objetivo: ¿Qué quieres lograr con tu empresa? Esta es la idea cuando hacer los departamentos de una empresa, que estas cumplan con un trabajo, para llegar a la finalidad de una empresa.

Existen muchos tipos de departamentalización según el tipo de empresa que estés desarrollando, entre estos podemos mencionar:

Departamentalización tradicional

Este tipo está basado en la cadena de valor de Michael Porter, la cual establece la función de cada departamento de una empresa y como están relacionados, teniendo como finalidad llegar a un objetivo que esta establece desde un principio.

Esta departamentalización cuenta con cuatro departamentos: Administración/Recursos humanos, producción, contabilidad/finanzas y marketing /ventas. Por arriba de estas, podemos encontrar gerencia general.

Una desventaja de este método, es que se agrupan cosas que, aunque son similares, no son lo mismo, como puede ser marketing y ventas.

Dep. de empresa- cadena de valores

Departamentalización geográfica

Se generan departamentos dependiendo de la región o país donde se encuentre, o se crean departamentos propios de la zona, es decir, uno para playa, otro para montaña, etc. Esto influye mucho a la forma de distribución y factores que tomar en cuenta, como, por ejemplo, el clima.

Departamentalización demográfica

Este tipo toma en cuenta las necesidades del público al cual deseas dirigirte, se enfoca en: la edad, el género, la nacionalidad, etc. Puede incluso llevarse más allá, como por ejemplo el público dependiendo de la red social.

Departamentalización por producto

Es bastante útil cuando tienes una empresa, que realice múltiples productos. Por ejemplo: si tienes una empresa tecnológica, puedes tener un departamento para teléfonos, otros para computadores, etc.

Departamentalización por proceso

Consiste en dividir el proceso de un producto, en diferentes departamentos responsables. Por ejemplo: un solo equipo que se encargue de conseguir la materia prima, otro de la producción y otro de la distribución, el punto es que solo se encargue a esa tarea.

Desventajas de no contar con departamentos de una empresa

Un error muy común cometido en las empresas, es creer que todos los trabajadores con un estudio similar pueden cumplir una misma función, lo cual es ilógico.

Por ejemplo: Digamos que hiciste un estudio en cocina. Es un error común de los dueños de un restaurante, pensar que sabes todo lo relacionado con la comida, solo por haber estudiado cocina, cuando en realidad no es cierto.

Como cocinero, existen múltiples especialidades, las cuales pueden ser: chef cocinero, chef pastelero, chef repostero, entre muchas otras más. Es decir que, si no hubiera un departamento de humanidades que te asignara a un puesto según tus habilidades, podrías ser un pastelero trabajando en el área de carnes, eso podría incurrir a cometer errores y generar pérdidas.

Los estudios pueden ser similares, pero no son lo mismo, debe haber una organización por sectores para evitar el caos.

Muchos talentos potenciales son desperdiciados cuando no son utilizados en el área que se le requiere, es eso por lo que  los departamentos en una empresa son tan importante, ya que estos permiten dividir la diferentes áreas y asignar a la persona mejor calificada para realizar una única labor.

Los departamentos en una empresa se crearon para que cada persona realice el trabajo para el cual estudio y desarrollarse dentro de esa área con la finalidad de beneficiar a la empresa.

Te invitamos a ver el siguiente vídeo para más información:


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