Weißt du, was ein Sitzungsprotokoll? In diesem Artikel erklären wir seine interessante Funktion und wie man es für ein erfolgreiches Meeting anwendet. Ebenso zeigen wir Ihnen spezielle Details darüber, wie Sie diese Art von Dokument am besten schreiben können.
Diese Dokumente sind Ihre beste Option für ein außergewöhnliches Meeting
Was ist eine Besprechungsminute?
Ein Sitzungsprotokoll ist ein wichtiges Dokument, das während eines Geschäftstreffens oder eines Treffens geringerer Ordnung geschrieben werden muss, um alles schriftlich festzuhalten, was während jeder Art von Treffen arbeits- oder organisatorischer Natur besprochen und vereinbart wurde, da es in diesen Gemeinden gibt Kein Thema sollte unbeachtet bleiben oder in der Luft liegen, da es durch diese Versäumnisse möglich ist, dass Ihre Verhandlung dauerhaft beeinträchtigt wird oder verloren geht. Bei diesen Unterlagen wird mit unvorhergesehenen Ereignissen gerechnet oder eine der Personen, die bei der Besprechung dabei war, bestreitet ihre Teilnahme.
Außerdem kann mit diesen Dokumenten festgelegt werden, in welcher Reihenfolge die einzelnen während des Treffens zu besprechenden Themen behandelt werden, damit keine Unordnung entsteht, die den wahren Zweck des Treffens und der Mitglieder verfälscht nicht notwendigerweise in Streitigkeiten eintreten, die zu großen Meinungsverschiedenheiten führen können, einschließlich Gewalttaten zwischen ihnen. Allerdings muss das Verfassen des Sitzungsprotokolls möglichst tadellos sein, denn ohne eine Bestellung oder eine vollständige Zusammenstellung der Daten läuft Ihr Geschäft schief.
Andererseits wird mit dem Sitzungsprotokoll der als "Juntitis" bekannten Geschäfts- und Organisationskrankheit vorgebeugt, die ein Unternehmens-, Geschäftsumfeld und jedes Organisationsumfeld ohne etablierte Ordnung verschlechtert und die Strukturen deutlich macht die an dieser Organisationskrankheit leiden, haben Mängel in ihrer Arbeitsweise und in der Herangehensweise an ein bestimmtes Thema. Die Dauer des Meetings definiert zu halten und alles, was dafür wichtig ist, ist für Sie von entscheidender Bedeutung.
Mit den Anwesenden ist es möglich, die Vereinbarungen, die während des Treffens getroffen werden, sowie alle anderen Daten, die während des Treffens besprochen wurden, schriftlich festzuhalten, da das Gedächtnis der Menschen bei verschiedenen Gelegenheiten versagen kann, aber mit dem Sitzungsprotokolle verhindern Meinungsänderungen in letzter Minute, die einer Verhandlung aus irgendeinem Grund schaden könnten, der für einen der Verhandlungsführer unerheblich ist. Dies ist sehr wichtig, da wir davon ausgehen, dass jede wichtige Entscheidung vergessen wird, was unserer Konkurrenz zugute kommt.
Wenn Sie an diesem Artikel sehr interessiert waren, laden wir Sie herzlich ein, unseren interessanten Beitrag zu lesen und durchzugehen, in dem es um die geht Gesellschaft mit beschränkter Haftung, in dem wir sehr ausführlich darüber gesprochen haben, welche Verantwortlichkeiten diese Organisationsstruktur mit sich bringt und was eingerichtet werden sollte, damit sie möglichst lange im Geschäftsumfeld bestehen bleibt, laden wir Sie ein, den oben genannten Link einzugeben, damit Sie dies kennenlernen können große Organisationsstruktur in der Tiefe.
Wie schreibe ich eine Besprechungsminute?
Das Sitzungsprotokoll muss ohne jede Art von Änderung oder Streichung erstellt werden, die den darin wiedergegebenen Inhalt verfälscht, da es in diesem bedauerlichen Zustand nicht möglich ist, diese Dokumente in einem Notar oder öffentlichen Register zu registrieren, da am Ende jedes Sitzung oder Arbeitssitzung, ist es wichtig, eine öffentliche Einrichtung über den Inhalt des Protokolls zu informieren, um zu verhindern, dass Mitglieder ihre Teilnahme oder ihre Entscheidungen verweigern. Ebenso muss jedes Thema sehr detailliert festgehalten werden, um zu vermeiden, dass unwichtige Themen berührt werden.
Außerdem spiegeln sich dort nach Abschluss eines Themas die getroffenen Entscheidungen wider, die von den Teilnehmern unterschrieben werden müssen, da ihre Teilnahme mit ihrer Unterschrift oder ihrem Fingerabdruck bestätigt wird, um zu verhindern, dass sie behaupten, die Entscheidung sei ohne ihre Zustimmung getroffen worden, wie z und dass sie erwähnen, dass die getroffenen Entscheidungen unter Druck getroffen wurden, obwohl diese Behauptung völlig falsch ist. Diese Fälle sind in vielen Verhandlungen immer wieder präsent, da viele Menschen vor eigenen unternehmerischen Entscheidungen davonlaufen.
Auf die gleiche Weise wird aufgezeichnet, was in der Sitzung besprochen wurde, um die Entscheidungen später denjenigen mitzuteilen, die nicht an der Sitzung teilgenommen haben, was viele daran hindert, zu sagen, dass ihnen gegenüber nichts darüber erwähnt wurde, was in der Sitzung getan wurde, und ein soziales Treffen zu beginnen Konflikte in Ihrem Unternehmen, wodurch deutlicher wird, wie wichtig Besprechungsprotokolle in jeder Organisationsstruktur sind. Einige Organisationsstrukturen führen das Sitzungsprotokoll jedoch nicht gut aus, was dazu führt, dass das, was in der Sitzung besprochen wurde, verloren geht und Verluste in Millionenhöhe generiert werden.
Wenn jedes Thema gut im Protokoll niedergeschrieben ist, ist es möglich, besser zu diskutieren, was in der Sitzung angesprochen wird, ohne in einen lächerlichen Streit zu geraten, der das Arbeitsumfeld wie die Öffentlichkeitsarbeit beschädigen kann, die die Organisationsstruktur, die zu verwenden versucht, hat Darüber hinaus verursacht die Anwendung negativer Faktoren in Organisationen ernsthafte Probleme, die im Laufe der Zeit die Ordnung des Unternehmens nicht nur zerstören, sondern auch vollständig. Außerdem ist es möglich, das Meeting wieder in seinen natürlichen Fluss zu versetzen, um jede Art von Ablenkung zu eliminieren.
Wenn Sie beobachten, dass jemand den Kontext des Meetings ändert, die Themen, die darin behandelt werden sollen, verzerrt, um das Meeting und die Zeit jedes einzelnen Beteiligten zu desorganisieren, kann die Verwendung des Meeting-Protokolls als Verwendung Ihrer eigenen Stimme in An Ein imposanter, aber höflicher Ton ist Ihre beste Option, um diese Ablenkung zu beenden und jedes Problem im Keim zu ersticken, das dazu führen könnte, dass Ihr Meeting sofort scheitert und Sie Ihren Job verlieren. Daher ist das Besprechungsprotokoll Ihr bester Verbündeter, damit Ihr Unternehmen ohne unvorhergesehene Ereignisse starten kann.
Ebenso muss, wenn ein Thema aus Zeitgründen nicht behandelt werden kann, im Protokoll festgehalten werden, dass aus Gründen der Behandlung dieses Themas, das nicht behandelt werden konnte, wie z. B. des Tages, eine zukünftige Sitzung stattfinden wird und die Zeit, zu der diese abgehalten wird, damit alle Teilnehmer der bereits abgehaltenen Sitzung Zeit haben, ihre Tagesordnungen und ihre Arbeitspläne anzupassen, um die Sitzung nicht zu verpassen, es sei denn, es handelt sich um einen Notfall. Allerdings muss im Protokoll auch festgehalten werden, dass die fehlenden den getroffenen Beschlüssen angepasst werden müssen.
Schritte zum Schreiben einer Minute
Um ein Besprechungsprotokoll gut durchführen zu können, müssen die vorgenannten Themen erfüllt sein, sowie gewisse wichtige Details, die einen durchschlagenden Erfolg in Ihrem Unternehmen oder bei der Organisation eines Organisationsmeetings garantieren können, wie z für Genossenschaften unterschiedlicher Größe, die Ordnung innerhalb und außerhalb der Umgebungen, in denen sie gehalten werden, gewährleisten. Daher sind die Schritte, die ausgeführt werden müssen, um ein Besprechungsprotokoll effektiv zu erstellen, die folgenden:
Meeting-Minuten-Format
Der Triumph eines Meeting-Protokolls liegt in der Ausführung eines Formats ohne negative Details, die mit bloßem Auge sichtbar sind, da das Format das Rückgrat eines jeden Protokolls ist und ohne es das oben genannte Dokument sofort versagt. Es ist sehr wichtig, es zu machen jedes Thema, Name oder relevante Daten, die in diesem Dokument sehr deutlich gezeigt werden müssen, da mit ein wenig Fehlinformation das Meeting scheitern wird. Darin müssen Sie von allen Daten des Unternehmens oder der Organisationsstruktur klar und prägnant ohne Auslassungen ausgehen.
Je klarer und objektiver das Format des Sitzungsprotokolls ist, desto besser ist es, jede Art von Problem in der Sitzung zu vermeiden oder dass es in Unstimmigkeiten gerät, indem die Probleme nicht direkt behandelt werden, was zu Spannungen in der Sitzung führt. die Mitglieder, aus denen sich das Meeting zusammensetzt, diese verfallen endlos in sinnlose Diskussionen, so dass es letztendlich dazu führt, dass das Meeting in vielerlei Hinsicht verlangsamt wird. Im Protokoll ist es wichtig, die Art der Besprechung aufzuzeigen, die stattfinden soll, sei es, um eine Entscheidung oder ein anderes Thema zu treffen.
Es ist wichtig zu beachten, dass das Thema des Treffens sowohl im Inhalt des Protokolls des Treffens als auch im Titel, den es kurz und klar tragen wird, gut wiedergegeben werden muss, um sicherzustellen, dass Vorstellungen darüber, was das Treffen ist über nicht abgelenkt werden und der genaue Ansatz, der in der Sitzung verwendet wird, unter Berücksichtigung der Kriterien jedes der Mitglieder, die an der Sitzung teilnehmen werden. Ebenso muss klargestellt werden, wer Teil des Meetings sein wird, in Form einer Gästeliste und in einem klaren Format, das aufgrund von Schäden nicht geändert werden kann.
Darüber hinaus muss im Inhalt des Sitzungsprotokolls eine Agenda der im Rahmen der Sitzung durchzuführenden Aktivitäten erstellt werden, in der die im Laufe der Zeit zu diskutierenden Themen aufgeführt sind, die verwendet werden, um jedes Thema ohne Zeitverlust angemessen abzudecken. da verlorene Zeit kurz- und langfristig zu finanziellen Verlusten führt, wie der beliebte Satz "Zeit ist Gold" und mehr für jedes Unternehmen oder jede Organisation sagt. Ebenso muss die Tagesordnung den Mitgliedern der Versammlung mit einer Kopie des angefertigten Protokolls zugestellt werden.
Schließlich muss den Mitgliedern der Organisationsstruktur, der Sie vorsitzen oder der Sie angehören, deutlich gezeigt werden, wer das Meeting einberufen hat, da es in jeder Organisation der Welt als schwerwiegende Respektlosigkeit angesehen wird, über ein Meeting nicht zu berichten , wird es als unverschämt angesehen, das zu diskutierende Thema nicht zu zeigen, wodurch die Zeit eines der integralen Mitglieder Ihrer Organisation verschwendet wird. Im letzten Abschnitt des Protokolls sollten alle getroffenen Entscheidungen und die durchzuführenden Maßnahmen vermerkt werden.
Wer sollte es tun?
Um die Interessen aller Personen zu gewährleisten, die an der Sitzung teilnehmen werden, muss eine Person mit der Erstellung des Protokolls beauftragt werden Protokoll der Arbeitssitzung, so dass der Preisträger eine neutrale Person ist und keine Interessen an der Sitzung hat, noch ein direktes verbundenes oder Arbeitsverhältnis mit einem der an der Sitzung Beteiligten hat, um die Vertraulichkeit der Sitzung zu wahren. Es ist wichtig zu erwähnen, dass Sie diese Arbeit niemals dazu verwenden sollten, ein Mitglied wegen Verspätung zu tadeln.
Mache Notizen
Das Niederschreiben aller wichtigen oder relevanten Details innerhalb der Sitzung gehört zu den Aufgaben der Person, die mit der Führung des Protokolls der Sitzung beauftragt wurde, da die Funktionen des Protokolls klar geklärt sein müssen, was zu beachten ist die relevanten Daten, die später allen Mitgliedern angezeigt werden, unter Berücksichtigung möglicher Vereinbarungen und Meinungsverschiedenheiten, wobei hervorzuheben ist, dass dieses Dokument keine Kopie der Sitzung ist. Aus diesem Grund müssen Sie bei allen Notizen im Sitzungsprotokoll möglichst sachlich vorgehen.
Ausführungszeit
Die für die Erstellung des Sitzungsprotokolls aufzuwendende Zeit ist für alle Mitglieder der Organisationsstruktur, die Sie präsidieren, von entscheidender Bedeutung, da auf diese Weise jeder unnötige Verlust dieser wichtigen Ressource vermieden wird, die für viele Geschäftsleute sehr wichtig ist um die Welt. die Welt. Erstellen Sie daher dieses relevante Dokument in einem digitalen Medium, z. B. Laptops, in einem gut gemachten Format ohne irreparable Fehler.
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