V tomto článku budeme hovořit o harmonogram činnosti firmy a jak si to naplánovat, dáme vám malé tipy a řekneme vám, co musíte zvážit před plánováním svého rozvrhu, takže bez dalších okolků můžeme začít.
Zjistěte, jak vytvořit plán pro řízení aktivit vaší společnosti a zrychlit jejich výkon.
Harmonogram činností firmy Naplánujte si to!
Abychom vytvořili harmonogram činností, musíme vědět, co je harmonogram, k čemu slouží, a poté přistoupit k plánování sestavení harmonogramu vaší společnosti. Začněme prvním bodem.
Co je rozvrh a k čemu slouží?
Harmonogram je graf, ve kterém můžeme seřadit různé činnosti, které budou ve vaší společnosti prováděny, ve vámi stanoveném čase, datu a délce trvání. Jedná se tedy o organizační a kontrolní nástroj k zajištění toho, aby tyto činnosti a úkoly byly prováděny co nejlepším způsobem.
To nám pomáhá redukovat naši práci, abychom byli produktivnější a zaměřili se na jiné aspekty, které je třeba vzít v úvahu při vytváření společnosti. A to nejen pro nás jako vedoucí společnosti, ale také proto, aby si tým představenstva byl vědom každého úkolu, každého detailu plánů, které budou provedeny, aby naše společnost zůstala aktivní a produktivní. Jako všechno není snadný úkol sestavit rozvrh, proto vám nyní prozradíme, jak si rozvrh naplánovat.
Jak plánovat a harmonogram činnosti firmy?
Základem dobrého rozvrhu je adekvátní zvládnutí oddělení práce a tím jednostranné analyzování každé činnosti. Využití technologií nám také může ušetřit čas při tvorbě rozvrhu, protože existují plánovací aplikace pro profesionální použití, pomocí kterých si můžeme úkol usnadnit, rozdělit činnosti podle kategorií a přistoupit k sestavování rozvrhu.
Jak sestavit harmonogram činností?
Nyní, když lépe rozumíme aspektům, které tvoří společnost a co to znamená a funkci rozvrhu, přejděme k části, jak si jej sestavit. Počínaje seznamem aktivit a cílů, které chceme realizovat, a jejich umístěním do kalendáře. Rozdělte všechny předem vybrané aktivity do bloků a kategorií. Vytvořte plán činností, které převedeme do aplikace pro správu, např.
- Naplánujte si aktivity s pevnými termíny.
- Přidejte sekundární úkoly v rámci hlavních činností.
- Zahrňte náklady na činnosti.
- Předložte harmonogram a prodiskutujte jej s pracovním týmem.
Musíme mít také na paměti, že nastává mnoho nepředvídaných událostí a náš harmonogram na to musí být připraven. Zadání plánu B pro aktivitu není snadný úkol, proto musíte mít realistický termín pro splnění úkolů zadaných v harmonogramu. To je vyřešeno, pokud umíme pracovat s flexibilním plánováním, tedy delší dobou na realizaci činností.
Ganntův diagram pohodlně a užitečně uspořádá úkoly, které přidáte do svého plánu, aby je vaše pracovní skupina mohla snadno spravovat.
Metody a nástroje plánování
Existují různé nástroje a aplikace, které nám mohou pomoci provést plán činností a v závislosti na vlastnostech vaší společnosti nebo projektu si musíte vybrat ten, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám, zde jsou některé z nich:
sinnaps
Jedná se o nástroj pro plánování a řízení projektů, který se používá online a aplikace obsahuje i některé další nástroje a metody, které můžeme použít k vytvoření našeho rozvrhu.
Ganntův diagram
Je to další nástroj pro řízení aktivit v daném čase a jeden z nejpoužívanějších, organizování a plánování úloh pro snadné prohlížení a lepší sledování a kontrolu aktivit naší společnosti. Tento diagram je postaven na dvou osách, jedné vertikální, kde jsou umístěny úkoly a časy jejich začátku a konce, a druhé horizontální, kde jsou zobrazeny časy uvedených úkolů, což mohou být dny, týdny, měsíce a dokonce roky.
Graf PERT
Program Review and Evaluation Technique, neboli v angličtině zkratka PERT, je statistický nástroj vytvořený za účelem plánování a řízení krátkodobých, střednědobých a dlouhodobých projektů s cílem zachytit v grafu aktivity společnosti nebo projektu.
Pokud se vám tento článek líbil, doporučujeme tento z našeho webu Vize společnosti: Definice, příklady a další, a také vám zanecháme toto video, kde vás naučí, jak použít jeden z nástrojů, o kterém jsme se dnes dozvěděli. Hodně štěstí!