Tenir coneixements bàsics de Microsoft Word, és una cosa que donem per fet. La gran majoria de les empreses demanen tenir cert domini de les eines del paquet Office i no només això, sinó que en graus universitaris o graus mitjans i superiors també és un requisit per poder començar a adquirir més nivell. En aquesta ocasió en què ens trobem, ens ensenyarem a com fer un índex de Word d'una manera molt senzilla.
Posa't en el supòsit que, estàs treballant en un treball final de grau i és molt extens, depenent de quin tema aquest tractant i la quantitat d'annexes que incloguis pots tenir dotzenes de pàgines, per això és imprescindible saber fer un índex en aquesta eina, per treballar amb ordre i facilitar la cerca a la persona que rebi aquest treball.
En Word, podràs fer un índex a mà valent-te de llistes i sagnies cap al costat dret, però pot ser que aquesta opció et pugui donar lloc a errors quan tractis d'introduir la numeració de pàgina o simplement es converteix en un procés llarg. Una altra alternativa és fer un índex mitjançant els diferents títols que hagis anat creat i així l'índex es generarà automàticament. Posa tota la teva atenció que comencem.
Què és un índex?
Començarem des del més bàsic, i és saber què és un índex. A partir d'aquí, anirem avançant i parlant de la seva funció i els diferents tipus que hi ha, per finalitzar ensenyant-te a com fer-ne un a Word.
D'una manera molt bàsica, un índex és un apartat que s'afegeix a llibres, documents o un altre tipus de publicacions. Aquest apartat consisteix, en una llista de punts que representen els títols més importants del contingut del document. És a dir, és una guia jerarquitzada del contingut de la publicació.
Els índexs depenent sobre quin tipus de publicació estiguem treballant, poden anar organitzats per capítols o apartats, és a dir, poden identificar-se com a “Capítol I”, “Capítol II”, etc. I en certes ocasions, inclouen subdivisions sota cada punt principal.
També és possible realitzar índexs adreçats a continguts d'informació com poden ser gràfics, annexos, webgrafies, etc. Sigui quin sigui el que facis, el més important és que has de seguir un ordre a l'hora de fer el teu índex i estar jerarquitzat.
Per tant, la funció principal dels índexs és servir d'orientació a les persones que llegiran aquesta publicació, per indicar-li on és el contingut marcat pel número de pàgina. És un apartat fonamental i indispensable per a qualsevol tipus de document.
Tipus d'índex
Els índexs que ens podem trobar a diferents publicacions, poden ser variats depenent de la informació que estiguem presentant als lectors. Podem trobar els següents:
- Índex de continguts: seria l'índex més comú de tots, és a dir, en què anem detallant els continguts que recull el nostre document. Un llistat organitzat jeràrquicament mitjançant l'ús de títols principals i subapartats.
Saul Bass, el rei del món del disseny p. 14
Capítol I p. 16
Capítol II p.27
Capítol III p. 39
- Índex temàtic: aquest segon tipus d'índex, és el que se centra en termes específics per al lector, és a dir, conceptes que li poden resultar d'interès organitzats alfabèticament. Cal ressaltar que també pot ser un sumari o índex de material.
Fòssils: 5, 7, 11, 15
Geologia: 5, 6, 10, 15, 18
Índex de color: 8, 9
- Índex onomàstic: en aquest cas, parlem d'un índex d'autors esmentats al document. Han de ser organitzats alfabèticament pels seus cognoms i assenyalant el número de pàgina.
Boddy, Neville: 16, 38, 56
Glaser, Milton: 7, 12, 18
Scher, Paula: 11, 13, 26
- Índex bibliogràfic: compost per referències bibliogràfiques que ajuden el lector a trobar els textos citats al gruix de l'escrit. Aniran organitzats per ordre daparició.
Hernández, Miguel
Tria (1936): 55
Neruda, Pau
M'agrada quan calles (1923): 85
- Índex dannexos: aquest darrer tipus d'índex, es refereix al que està compost per gràfics, il·lustracions o altre tipus de figures. S'utilitza únicament per assenyalar el contingut annex al document escrit, és a dir, a material de suport.
Figura 1. Gràfic de levolució del moviment punk
Figura 2. Imatges de l'exposició d'art a Nova York
Com fer un índex en Word?
Un índex com hem indicat a l'inici d'aquesta publicació, és un apartat fonamental a l'hora de presentar qualsevol mena de publicació, podeu anar des d'un treball final de grau fins a una presentació d'un projecte de disseny. És convenient, i per això som aquí, com es fa un.
Per començar a fer un índex a Microsoft Word, el primer que has de fer al teu document escrit és ressaltar tant els títols com els subtítols del teu document. Quan ja ho tinguis tot ben organitzat, és el moment de crear una taula de continguts que serà un element similar al nostre índex.
Ressaltar títols o seccions
Hi ha dues maneres a tenir en compte, a l'hora de fer el nostre índex. Una és escriure el text en el mateix format i un cop finalitzat, donar-li la forma que busquem. O, anar canviant a mesura que vagis escrivint.
Per anar fent l'índex, és fonamental anar assenyalant les diferents seccions com: Títol 1, Títol 2, etc. Sempre seguint una jerarquia entre ells. Aquí us deixem un exemple perquè ho veieu de manera més clara.
- Introducció (Títol 1)
- Origen de la idea i l'objecte d'estudi (Títol 2)
- Estat de la qüestió (Títol 3)
Els títols de cadascun dels apartats, poden anar afegint-se a mesura que anem escrivint o al final del treball. Quan finalitzem el document, es poden fer canvis quan es vulgui, per la qual cosa no s'originarà cap problema.
Selecciona el text que necessitis, i dirigeix-te a la part superior dreta de la pantalla a l'opció d'estils, en cas que no ho trobis pots buscar-lo a la barra de cerca “Què voleu fer?” i, seleccioneu el que més s'ajusti a la vostra idea.
Haureu d'anar seleccionat cadascun dels títols o seccions que vulgueu incloure a l'índex i anar-hi aplicant un estil, segons la jerarquia que segueixi el teu contingut. Quan tinguis tot marcat, tot el que vulguis que aparegui a l'índex, el pas següent que has de fer és situar el cursor del teu ratolí al full del teu document on vols afegir l'índex.
Crear taula de continguts
A la pestanya de referències de la pantalla de Word, a la part superior, veuràs una opció anomenada “Taula de contingut”, així són també anomenats els índexs per part del programa. Quan tinguis al teu document tots els estils marcats com a Títol1, 2, etc., i totes les seccions assenyalades també, és el moment de crear la taula de continguts.
Recorda que cap apartat pot estar sense assenyalar o en “normal” ja que sinó no es creés l'índex de manera automàtica. Dirigeix-te, a la pàgina on vulguis crear l'índex de Word i segueix els passos següents que t'anirem anomenant.
- Situa't a la part superior de la pantalla
- Clica sobre l'opció de “Referències” i fes clic sobre “Taula de continguts”
- Com veuràs es fa una captura de pantalla
- Escull el disseny que vols que aparegui
Quan hagis complert tots aquests passos, de manera automàtica veuràs com es crea un índex al teu document de Word a la pàgina en blanc que tu hagis assenyalat. Tindràs la possibilitat, de canviar tant la mida com la tipografia en qualsevol moment sense modificar-ne el contingut ni la paginació.
Anar a la pàgina indicada
Un dels principals avantatges d'aquesta opció per fer un índex és que cadascun dels títols o subtítols que hem afegit correspon a una pàgina en concret del nostre document, a la qual podem anar directament.
Pots utilitzar el mètode d'afegir enllaços o anar-hi des de la pàgina del programa. Per fer-ho, només has de mantenir premuda la tecla Ctrl (Control) del teu teclat i clicar sobre el punt que vulguis del teu índex. De manera automàtica, t'adreçaràs a la pàgina corresponent de l'apartat que hagis seleccionat i on es troba aquest contingut. Així de senzill.
Taula de continguts actualitzada
Una altra opció treballant amb taules de continguts és tenir una personalitza, és a dir, crear un índex en Word al teu gust. Els passos a seguir són similars als que hem anat veient pel que no et suposarà cap complicació.
- Situa't a la part superior de la pantalla
- Obre l'opció de “Referències” i fes clic sobre “Taula de continguts”
- Tria “Taula de continguts personalitzada”
En fer l'elecció d'aquesta opció, t'apareixerà una finestra on podràs seleccionar diverses opcions i amb ajuda la vista preliminar anar veient com va quedant. Pots decidir si vols que es vegin o no els números, si vols utilitzar hipervincles en comptes de número de pàgina, etc. Quan finalitzis només et queda donar al botó “Acceptar”:
Com has pogut comprovar, fer un índex en Word de manera automàtica és molt senzill seguint uns quants passos. Recorda que també tens la possibilitat de realitzar-lo de forma manual però sempre resulta una mica més costós i pot generar algun tipus d'error en posar la paginació. No perdis temps, ni et desesperis i prova de fer un índex personalitzat a través de l'opció de taula de contingut que t'hem explicat.