Al següent article, t'explicarem quins són els departaments d'una empresa i quina funció compleix cadascun.
Departaments d'una empresa
És normal que quan iniciïs el teu propi negoci, vulguis mantenir un ordre, així el treball serà més fluid i tindràs millors resultats, però per això, cada persona ha de complir el seu rol dins de l'empresa, en altres paraules, cada empresa es deu de dividir en departaments que compleixen una funció en específic per mantenir el treball circulant.
Tots aquests departaments compleixen una responsabilitat amb la finalitat dassolir lobjectiu dins duna empresa.
No totes les empreses poden donar-se el luxe de tenir tots els departaments els quals haurien de tenir o la quantitat de persones necessàries per a cada un, és a dir, no pots comparar lorganització específica de departaments que tindria una empresa de grans dimensions amb major producció, a una de més petita com seria una familiar.
Importància d'assignar departaments a una empresa
Mantenir un flux constant i organitzat dins d'una empresa, és molt important perquè està funcioni de manera correcta. De vegades la mida de l'empresa pot influir dins de quants departaments necessitarà, però de la mateixa manera, indiferent de la quantitat, la suma de tots aquests departaments, ajuden a assolir el teu objectiu com a emprenedor.
Dividir aquests departaments per funció, permet que una sola persona no se sobresaturi i pugui complir únicament el seu treball pel qual va ser contractat.
Quins són els departaments duna empresa?
Segons les necessitats amb què compta la teva empresa o negoci, així com la mida, hauries de comptar amb algun d'aquests departaments:
Gerència
Encara que això no és considerat un departament d'una empresa, compleix una sèrie de feines dins d'aquesta. La seva funció recau a supervisar els diferents departaments amb què compti la teva empresa i prendre les decisions finals, encara que és clar, deu explicar la raó per la qual prenc una decisió, davant les autoritats per sobre d'ells, és a dir, els propietaris del negoci o marca.
Departament d'administració
S'encarrega de recopilar i revisar la feina dins de l'empresa, fent informes preliminars els quals van passar per un estudi, abans d'enviar-ho a gerència o ja sigui, els superiors.
Dins de l'administració, hi ha dos departaments més, els quals solen treballar junts d'un mateix. Aquestes són:
Recursos humans
És un grup de persones els quals són els encarregats de reclutar i gestionar els treballadors dins una empresa. Aquest departament se li confia la tasca que cada persona que és contractada, sigui capaç de complir les expectatives de la seva tasca, en altres paraules, que sigui prou apta per a la feina.
A més d'això, tenen moltes més funcions com ara: la capacitació dels nous empleats, els sous segons el lloc de treball, l'assignació de vacances, el compliment de les normes, promocions, ascensos, entre d'altres.
Recursos humans ha de mantenir una bona gestió d'empleats i assegurar-se que l'àmbit de treball sigui estable i segur perquè tots se sentin conformes amb la seva tasca.
Legal
Està dins de l'àrea administrativa, està encarregat de la revisió de contractes i que no s'estigui incomplint cap de les normes vigents.
Departament de finances
És aquell departament que s'encarrega de qualsevol assumpte econòmic dins de l'empresa, com ara les inversions o la circulació del capital. Proporciona indicadors, t'ajuden a prendre decisions de la gerència.
També és responsable d'analitzar la situació financera del negoci, així com els riscos, l'eficiència i l'estructura de costos.
Les grans empreses consideren l'àrea de finances, comptabilitat i tresoreria com una de sola, encara que en realitat, totes tres compleixen amb tasques diferents:
Comptabilitat
És lencarregada de registrar els moviments financers. Aquesta àrea registra qualsevol compra dins de l'empresa, amb quina capital s'ha fet aquesta compra, com es va fer ja on se'n van anar aquests diners. A més, registren els moviments entre compte, és a dir, quan els diners es mouen d'un banc a un altre.
És recomanable reduir la despesa operativa de personal de comptabilitat, usant programari per mantenir lordre, aquests eviten les possibilitats derrors, encara que aquests poden arribar a resultar costosos.
Tresoreria
S'encarrega de cobrar i pagar tot allò que estigui relacionat amb l'empresa, ja sigui la planeta de sous, clients, impostos o els proveïdors. En tresoreria, ha d'existir un estudi previ per determinar quin és el millor moment per recaptar els diners que cal i pagar pels serveis administrats a l'empresa.
Quan ens referim a tresoreria, no parlem dels diners de l'empresa i són directament invertits en una matèria primera.
Per tenir més informació sobre com fer matemàtiques Financeres, us convidem a llegir el nostre article, el qual us ajudarà.
Departament de màrqueting o màrqueting
És el departament que s?encarrega de les campanyes publicitàries de l?empresa. Estudia el mercat relacionat amb l'empresa, i busca el millor mètode per promocionar-se a dins, per atraure clients actuals o potencials.
Entre les funcions que desenvolupa el departament de màrqueting, podem esmentar algunes de les següents:
- Organitzar esdeveniments dins de lempresa.
- Gestiona la publicitat que es dóna a un producte, ja sigui la imatge o el mètode de comunicació que s'usés.
- Ajuda a realitzar i promoure els descomptes que es facin, sigui aquest per un producte o diversos.
- Organitza les promocions dins i fora del negoci.
- Creació dels mitjans de comunicació que es faran servir per a una campanya, ja sigui el tradicional (televisió, ràdio, diaris) o el digital (xarxes socials, pàgines web, blocs), d'igual manera el manteniment i administració d'aquestes.
- Disseny dels mitjans publicitaris.
L'objectiu d'aquest departament és el mateix que es té en el màrqueting, estudiar les necessitats del públic i desenvolupar un producte que s'hi adapti, amb l'objectiu d'incrementar les vendes i atreure futurs consumidors.
Departament comercial
A més de distribuir i emmagatzemar els productes, treballa juntament amb el departament de màrqueting, per promocionar i brindar atenció al client, així com suport i assistència tècnica. El departament comercial, també s'encarrega de realitzar la feina de casa, juntament amb altres departaments pel benefici de l'empresa, entre aquestes tenim:
- Treballa amb els pressupostos juntament amb el departament de finances.
- Estableix campanyes de màrqueting en conjunt amb el departament de màrqueting, a més de manejar les promocions i ofertes.
- Establir el rang de preu en un producte. Això ho realitza juntament amb dos departaments més: Màrqueting i finances.
Aquest departament ha d'intentar en el mínim possible fer rotacions, per simplificar, mantenir una estabilitat del personal de treball.
Departament de compres
Aquesta àrea s'encarrega de determinar on és millor adquirir la matèria primera, al millor preu i qualitat, depenent de la funció o finalitat que tingui l'empresa. Si es tracta d'una oficina, aquest departament s'encarregaria d'aconseguir els articles i els equips.
En cas de tractar-se d'un negoci de menjar, aquest encomanaria a la tasca d'adquirir els ingredients i utensilis.
Per exemple: Si tinguessis un restaurant de menjar italià, el departament de compres s'encarregaria de seleccionar quin és el millor lloc per aconseguir els ingredients, ja siguin els vegetals per a la salsa o la farina per fer les pastes, fent una relació entre quantitat i el preu.
Departament de logística
És el departament que s'encarrega de comercialitzar i distribuir els productes de l'empresa, així com fer les tasques de devolució i adquisició. També compleix la tasca de buscar el proveïdor o venedor, que els dóna la primera matèria, això estalvia la tasca d'anar personalment a buscar-los, ja que ells el portaran per tu. De fet, si comptes amb diversos locals, el proveïdor ha d'anar a cadascú per fer els lliuraments.
Amb l'exemple anteriorment esmentat, si el departament de compres s'encarrega d'aconseguir els ingredients, el departament de logística té la tasca d'adquirir-los i seleccionar on es distribuirà entre els diferents locals o restaurants.
Departament de producció
S'encarrega de realitzar el procés de creació d'un producte de l'empresa, passant dels recursos o insums fins al producte final. Determinen la manera més econòmica per fer alguna cosa, i el personal que es necessita per això.
Aquest tipus de departament realitzarà treballs en conjunt amb el departament de logística i el departament de compres.
Com s'han d'organitzar els departaments d'una empresa?
Entre tots els departaments que hi ha dins d'una empresa, hi ha una manera d'organitzar-los, això s'anomena: Departamentalització.
La departamentalització consisteix en l'organització de les activitats que es fan en una empresa, les quals s'agrupen segons la seva funció, és a dir, la formació de departaments que compleixin una tasca en benefici d'una empresa, negoci o marca.
A l'organització dels departaments d'una empresa, cal prendre molts elements en compte, com la mida d'aquesta, ja que no és el mateix un negoci petit a una gran empresa de producció o un supermercat ubicat a diversos llocs.
Aquestes dues tenen diferents necessitats i funcions, depenent d'això, un sol departament pot encarregar-se de diverses coses o bé sigui, un departament pot arribar a tenir subcategories.
Una altra cosa que cal tenir en compte, és la presència de la teva empresa a nivell geogràfic, això vol dir, si et trobes en un sol lloc (ciutat) oa diferents països, fins i tot podria arribar a ser un continent diferent.
Tot i que tot això s'enfoca en un objectiu: Què vols aconseguir amb la teva empresa? Aquesta és la idea quan fer els departaments d'una empresa, que compleixin una feina, per arribar a la finalitat d'una empresa.
Hi ha molts tipus de departamentalització segons el tipus d'empresa que estiguis desenvolupant, entre aquests podem esmentar:
Departamentalització tradicional
Aquest tipus està basat en la cadena de valor de Michael Porter, la qual estableix la funció de cada departament d'una empresa i com estan relacionats, tenint com a finalitat arribar a un objectiu que aquesta estableix des del principi.
Aquesta departamentalització compta amb quatre departaments: Administració/Recursos humans, producció, comptabilitat/finances i màrqueting/vendes. Per dalt, podem trobar gerència general.
Un desavantatge d'aquest mètode és que s'agrupen coses que, encara que són similars, no són el mateix, com pot ser màrqueting i vendes.
Departamentalització geogràfica
Es generen departaments depenent de la regió o país on es trobe, o es creen departaments propis de la zona, és a dir, un per a platja, un altre per a muntanya, etc. Això influeix molt a la forma de distribució i factors que cal tenir en compte, com, per exemple, el clima.
Departamentalització demogràfica
Aquest tipus pren en compte les necessitats del públic al qual vols dirigir-te, s'enfoca a: l'edat, el gènere, la nacionalitat, etc. Pot fins i tot endur-se més enllà, com ara el públic depenent de la xarxa social.
Departamentalització per producte
És força útil quan tens una empresa, que realitzi múltiples productes. Per exemple: si tens una empresa tecnològica, pots tenir un departament per a telèfons, altres per a ordinadors, etc.
Departamentalització per procés
Consisteix a dividir el procés d'un producte en diferents departaments responsables. Per exemple: un sol equip que s'encarregui d'aconseguir la primera matèria, un altre de la producció i un altre de la distribució, el punt és que només s'encarregui a aquesta tasca.
Desavantatges de no comptar amb departaments duna empresa
Un error molt comú comès a les empreses, és creure que tots els treballadors amb un estudi similar poden complir una mateixa funció, la qual cosa és il·lògic.
Per exemple: Diguem que vas fer un estudi a cuina. És un error comú dels propietaris d'un restaurant, pensar que saps tot allò relacionat amb el menjar, només per haver estudiat cuina, quan en realitat no és cert.
Com a cuiner, hi ha múltiples especialitats, les quals poden ser: xef cuiner, xef pastisser, xef reboster, entre moltes altres més. És a dir que, si no hi hagués un departament d'humanitats que t'assignés a un lloc segons les teves habilitats, podries ser un pastisser treballant a l'àrea de carns, això podria incórrer a cometre errors i generar pèrdues.
Els estudis poden ser similars, però no són el mateix, hi ha d'haver una organització per sectors per evitar el caos.
Molts talents potencials són desaprofitats quan no són utilitzats a l'àrea que se li requereix, és per això que els departaments en una empresa són tan important, ja que aquests permeten dividir la diferents àrees i assignar a la persona millor qualificada per realitzar una única labor.
Els departaments en una empresa es van crear perquè cada persona realitzi el treball per al qual estudio i desenvolupar-se dins aquesta àrea amb la finalitat de beneficiar l'empresa.
Et convidem a veure el següent vídeo per a més informació: