¿Sabes que es una minuta de reunión? En este artículo te explicaremos su interesante función y cómo aplicarla para tener una junta exitosa. Así mismo, le mostraremos detalles especiales sobre la mejor forma de redactar este tipo de documentos.
Estos documentos son su mejor opción para tener una junta excepcional
¿Qué es una Minuta de Reunión?
Una minuta de reunión, es un documento crucial que se debe redactar durante una junta empresarial o una reunión de orden menor, para dejar por escrito todo lo hablado y acordado durante cualquier tipo de reuniones de índole laboral u organizativa, dado que en estas congregaciones no se debe dejar ningún tópico por desapercibido o en el aire, ya que con esos descuidos es posible que su negociación se vea afectada o la pierda definitivamente. Con estos documentos, se prevé de imprevistos o que una de las personas que estuvo en la reunión niegue su participación.
Además, con estos documentos se puede establecer en qué orden serán abordados cada uno de los temas a tratar durante la reunión, de tal manera que no se genere un desorden que desvirtúe el verdadero motivo de la junta y los miembros que la conforman entren en disputas innecesarias, en las cuales puedan resultar grandes desacuerdos como inclusive actos de violencia entre estos. No obstante, la redacción de las minutas de reunión debe ser lo más impecable posible, ya que sin un orden o una recopilación de los datos de manera exhaustiva sus negocios irán mal.
or otro lado, con las minutas de reunión se previene la enfermedad empresarial y organizacional conocida como «Juntitis», la cual desmejora un ambiente corporativo, empresarial y cualquier ambiente organizativo, que no tenga un orden bien establecido, dejando en claro que las estructuras que posean esta enfermedad organizativa tienen defectos en su forma de trabajar, como así mismo en la manera en la que abordan un tema en específico. El mantener definido el periodo de duración de la reunión y todo lo que es importante para esta es vital para usted.
Con las presentes, es posible dejar por escrito los acuerdos que son llevados a cabo durante la reunión, como cualquier otro dato que se haya conversado durante la reunión, dado que la memoria de las personas puede fallar en distintas ocasiones, pero con las minutas de reunión se previenen cualquier cambio de opinión de último momento que pueda dañar una negociación por algún motivo que, sea irrelevante para cualquiera de los negociantes. Esto es muy importante, ya que prevemos que cualquier decisión crucial sea olvidada beneficiando a nuestra competencia.
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¿Cómo Redactar una Minuta de Reunión?
Las minutas de reunión, debe ser redactada sin ningún tipo de enmendaduras o tachaduras que desvirtúen el contenido que en ellas se refleja, dado que en ese estado deplorable no es posible registrar estos documentos en ninguna notaría o registro público, ya que al culminar cada reunión o junta de trabajo es importante dejar constancia a un ente público lo que en la minuta está para evitar que los miembros nieguen su participación o sus decisiones. De la misma manera, cada tema debe ser registrado con mucho detalle para evitar que se toquen temas sin importancia.
Además, cuando se culmine un tema queda allí plasmado qué decisiones se tomaron, las cuales deben ser firmadas por los participantes, ya que con la firma o huella dactilar de estos se confirma su participación, para evitar que estos aleguen que esa decisión fue tomada sin su consentimiento, como que así mismo mencionen que las decisiones tomadas se realizaron bajo presión cuando ese alegato es totalmente falso. Estos casos se ven presentes en muchas negociaciones de manera recurrente, ya que muchas personas le huyen a sus propias decisiones empresariales.
De la misma manera, se deja en constancia lo hablado en la reunió para luego comunicar las decisiones a los que no presenciaron la reunión, evitando que muchos digan que no se les mencionó nada de lo que se realizó en la reunión y empiece una disputa social dentro de su empresa, dejando más en claro la importancia que tiene una minuta de reunión dentro de cualquier estructura organizativa. Sin embargo, algunas estructuras organizativas no llevan a cabo bien las minutas de reunión lo cual permite que se pierda lo hablado en la reunión y se generen pérdidas millonarias.
Con cada tópico bien anotado en la minuta, es posible dialogar mejor sobre lo que se abordará en la reunión sin caer una disputa ridícula, la cual puede dañar el ambiente de trabajo como las relaciones públicas que tenga la estructura organizativa que se esté tratando de emplear, además la aplicación de factores negativos en las organizaciones causa problemas graves que con paso del tiempo no solo destruyen el orden la empresa sino a esta por completo. Como así mismo, es posible volver a encarrilar la reunión a su flujo natural para eliminar cualquier tipo de distracción.
Si usted observa que alguien cambia el contexto de la reunión, desvirtuando los tópicos que en esta se deben tratar para desorganizar la junta y el tiempo de cada uno de los implicados, el uso de la minuta de reunión como el uso de su propia voz en un tono imponente pero educado, es su mejor opción para culminar esa distracción y cortar de raíz, cualquier tipo de problema que haga que su reunión pueda fracasar rotundamente y perder su trabajo. Por lo tanto, las minutas de reunión son su mejor aliado para que sus negocios puedan salir a flote sin ningún tipo de imprevisto.
De la misma forma, si algún tópico no puedo ser abarcado por culpa del factor tiempo, en la minuta debe quedar por escrito que se realizará una futura junta por los motivos de abarcar aquel tema, que no se pudo tratar como el día y hora que se va a realizar la misma, para que todos los participantes de la reunión ya efectuada tengan tiempo de ajustar sus agendas y sus horarios de trabajo para no perder la junta a menos que sea por una emergencia. Sin embargo, debe también quedar en constancia en la minuta que los faltantes deben ajustarse a lo decisiones tomadas.
Pasos para Redactar una Minuta
Para llevar a cabo bien una minuta de reunión, se deben de cumplir con los tópicos antes mencionados como así mismo, con ciertos detalles importantes que pueden garantizar un triunfo rotundo en sus negocios o en la realización de una reunión organizativa, como son las juntas importantes para juntas de condominios como para cooperativas de diferentes tamaños, garantizando el orden dentro y fuera de los ambientes donde estas se realizan. Por lo tanto, los pasos que deben ser llevados a cabo para realizar una minuta de reunión de manera efectiva son los siguientes:
Formato de la Minuta de Reunión
El triunfo de una minuta de reunión, está en la ejecución de un formato sin algún detalle negativo que sea apreciable a simple vista, ya que el formato es la columna vertebral de cualquier minuta y sin este, el documento antes mencionado fracasa de manera inmediata, siendo muy importante dejar bien claro cada tema, nombre o dato relevante que se deba mostrar en este documento, ya que con un poco de desinformación la reunión fracasara. En ella, debe ir de todos los datos de la empresa o de la estructura organizativa de forma clara y concisa sin omisiones.
Mientras más claro y objetivo sea el formato de la minuta de reunión, es mejor para poder evitar algún tipo de problema en la reunión o que esta caiga en discordia por no abarcar los temas de manera directa, haciendo que se genere algún tipo de tensión en los miembros que conforman la reunión, cayendo estos en discusiones sin sentido de una forma interminable, de tal modo que termina por ralentizarse la reunión en muchos sentidos. En la minuta, es importante mostrar el tipo de reunión que se va a llevar a cabo, ya sea para la toma de una decisión u otro tópico.
Es importante destacar que, el tema de la reunión debe ir bien reflejado tanto en el contenido de la minuta de reunión, como en el título que llevará esta de manera concisa y clara, para garantizar que no se desvíen las ideas sobre qué trata la reunión y el enfoque certero que se está empleando en la junta, tomando en cuenta los criterios de cada uno de los miembros que asistirán a la reunión. De igual modo, se debe dejar en claro quienes formarán parte de la reunión, en forma de lista de invitados y en un formato claro que no sea posible su modificación por un daño.
Además, se debe establecer en el contenido de la minuta de reunión, una agenda de actividades a llevar a cabo dentro de la reunión, donde se muestran los tópicos a tratar con el tiempo, que será utilizado para abarcar cada tópico de manera adecuada sin perder nada de tiempo, ya que el tiempo perdido se traduce en pérdidas monetarias en corto como a largo plazo, como dice la frase popular «El Tiempo es Oro» y más para cualquier empresa u organización. Y de la misma forma, la agenda debe ser entregada a los miembros de la reunión con una copia de la minuta realizada.
Por último, se debe mostrar claramente quien llamó a reunión a los miembros de la estructura organizativa que usted presida o forme parte de ella, ya que es considerado en cualquier organización en el mundo, como una falta de respeto grave el no informar sobre una reunión e igualmente, se le considera como una impertinencia no mostrar el tema a tratar haciendo perder el tiempo a cualquiera de los miembros integrales de su organización. En la última sección de la minuta, se deben anotar cada una de las decisiones tomadas y las acciones que se llevarán a cabo.
¿Quién Debe Realizarla?
Para garantizar los intereses de todas las personas que asistirán a la reunión, se debe adjudicar a una persona la labor de realizar la redacción de la minuta de reunión de trabajo, de manera que el adjudicado sea una persona neutral y que no tenga intereses dentro de la reunión, como así mismo no tenga un vínculo filial o laboral de manera directa con cualquiera de los implicados dentro de la reunión, para así mantener la confidencialidad de la misma. Es importante mencionar que, nunca aplique esta labor como una manera de amonestar a un miembro por impuntual.
Tomar Nota
El anotar cada detalle que sea de importancia o relevancia dentro de la reunión, es parte del trabajo de la persona que fue adjudicada para la realización de la minuta de reunión, ya que se debe aclarar bien las funciones de la minuta, la cual es llevar nota de los datos relevantes que luego serán mostrados a todos los miembros, tomando en cuenta los acuerdos y desacuerdos que se tengan, destacando que este documento no es una copia de la reunión. Por tal motivo, se debe ser lo más objetivo posible en la realización de todas las notas dentro de la minuta de reunión.
Tiempo de Ejecución
El tiempo a emplear para la ejecución de la minuta de reunión, es vital para todos los miembros de la estructura organizacional que usted preside, ya que así se evita cualquier pérdida innecesaria de este importante recurso, el cual es muy importante para muchos empresarios en todo el mundo. Por lo tanto, realice este documento relevante en un medio digital, como son laptops bajo un formato bien realizado sin ningún tipo de error irreparable.
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