U ovom ćemo članku govoriti o raspored aktivnosti kompanije i kako ga planirati, dat ćemo vam male savjete i reći vam šta trebate uzeti u obzir prije planiranja rasporeda, pa bez daljnjeg, počnimo.
Otkrijte kako da napravite raspored za upravljanje aktivnostima vaše kompanije i ubrzate njihov učinak.
Raspored aktivnosti kompanije Isplanirajte!
Da bismo napravili raspored aktivnosti, moramo znati šta je raspored, čemu služi i onda preći na planiranje izrade rasporeda vaše kompanije, rekavši ovo, počnimo od prve tačke.
Šta je raspored i čemu služi?
Raspored je grafikon u kojem možemo naručiti različite aktivnosti koje će se obavljati u vašoj kompaniji, u vremenu, datumu i trajanju koje odredite. Stoga je to organizacioni i kontrolni alat koji osigurava da se ove aktivnosti i zadaci provode na najbolji mogući način.
To nam pomaže da smanjimo svoj rad da bude produktivniji i da se fokusiramo na druge aspekte koje treba uzeti u obzir prilikom stvaranja kompanije. I to ne samo za nas kao čelnike kompanije, već i da upravni tim bude svjestan svakog zadatka, svakog detalja planova koji će se realizovati kako bi naša kompanija ostala aktivna i produktivna. Kao i sve, nije lak zadatak sastaviti raspored, pa ćemo vam sada reći kako da isplanirate raspored.
Kako planirati a raspored aktivnosti kompanije?
Osnova dobrog rasporeda je adekvatno upravljanje razdvajanjem poslova i na taj način analizirati svaku aktivnost jednostrano. Upotreba tehnologije nam također može uštedjeti vrijeme pri kreiranju rasporeda, jer postoje aplikacije za planiranje za profesionalnu upotrebu koje možemo koristiti da olakšamo zadatak, da podijelimo aktivnosti po kategorijama i nastavimo sa sastavljanjem rasporeda.
Kako sastaviti raspored aktivnosti?
Sada kada smo bolje razumjeli aspekte koji čine kompaniju i šta to znači i funkciju rasporeda, pređimo na odjeljak o tome kako ga sastaviti. Počevši od nabrajanja aktivnosti i ciljeva koje želimo provesti i stavljanja ih u kalendar. Odvojite sve unaprijed odabrane aktivnosti u blokove i kategorije. Napravite plan aktivnosti koji ćemo prevesti u aplikaciju za upravljanje, kao što su:
- Planirajte aktivnosti sa fiksnim datumima.
- Dodajte sekundarne zadatke u glavne aktivnosti.
- Uključite troškove aktivnosti.
- Predstavite raspored i razgovarajte o njemu sa radnim timom.
Također moramo imati na umu da se dešavaju mnogi nepredviđeni događaji i naš raspored mora biti pripremljen za to. Dodjeljivanje plana B za neku aktivnost nije lak zadatak, tako da morate imati realan rok za ispunjavanje zadataka postavljenih u rasporedu. To se rješava ako možemo raditi sa fleksibilnim planiranjem, odnosno dužim vremenom za izvođenje aktivnosti.
Gantov grafikon će prikladno i korisno organizirati zadatke koje dodate svom rasporedu tako da vaša radna grupa može lako upravljati njime.
Metode i alati za planiranje
Postoje različiti alati i aplikacije koje nam mogu pomoći da izvršimo raspored aktivnosti, a u zavisnosti od karakteristika vaše kompanije ili projekta morate odabrati onu koja najbolje odgovara vašim potrebama, evo nekih od njih:
Sinnaps
To je alat za planiranje i upravljanje projektima koji se koristi online, a aplikacija uključuje i neke druge alate i metode koje možemo koristiti za kreiranje našeg rasporeda.
Gannt Chart
To je još jedan alat za upravljanje aktivnostima u datom vremenu, i jedan od najčešće korištenih zadataka organiziranja i zakazivanja za lakši pregled, te bolje praćenje i kontrolu aktivnosti naše kompanije. Ovaj dijagram je izgrađen na dvije ose, jednoj vertikalnoj gdje se nalaze zadaci i vrijeme njihovog početka i završetka, a drugoj horizontalnoj gdje su prikazana vremena navedenih zadataka, koja mogu biti dani, sedmice, mjeseci, pa čak i godine.
PERT grafikon
Tehnika pregleda i evaluacije programa, ili PERT za njen akronim na engleskom, je statistički alat kreiran u cilju planiranja i upravljanja kratkoročnim, srednjoročnim i dugoročnim projektima kako bi se u grafikonu prikazale aktivnosti kompanije ili projekta.
Ako vam se svidio ovaj članak preporučujemo ovaj s naše web stranice Vizija kompanije: definicija, primjeri i još mnogo toga, a ostavljamo vam i ovaj video u kojem vas uče kako primijeniti jedan od alata o kojima smo danas naučili. Sretno!