В областта на управлението отчетите за работата играят роля при вземането на решения, така че по-долу ще дадем кратък преглед на това какво е Отчет за работата, характеристики и как трябва да го подготвите правилно.
Отчет за работата
Докладът е конкретно текст, който първоначално се използва за представяне на анализ на важни аспекти, свързани с някои конкретни дейности или получени резултати, които изискват писмено информиране за дадена ситуация за вземане на решение.
В рамките на един доклад можем първо да намерим обобщение на проблема или ситуацията, които трябва да бъдат анализирани, второ възможните причини или последствия от повдигнатата ситуация и накрая възможните решения или препоръки за постигане на целта.
В рамките на работното място има добре познатите доклади отчети за труда или резултатите, които не са нищо повече от обобщение, което ни позволява да оценим резултата от една или няколко задачи, извършени за постигане на цел.
Отчетите за работа имат за цел да измерят дейността на работник, отдел, област или звено, а защо не и на компанията или институцията като цяло. Понастоящем отчетът за работата е основа за срещите на ръководството, поради което те се провеждат през цялата година с честота, която варира от компания до компания.
Например, от административна гледна точка този вид отчети позволява да се оценят резултатите от всички засегнати области и по този начин да се отчитат пред висшето ръководство и се извършват на месечна, тримесечна или полугодишна база.
Чрез отчетите за работата е известно развитието на процесите и следователно това на компанията в краткосрочен план, позволява да се разбере дали нещата вървят според първоначално предложеното или изисква определени корекции за оптималното функциониране на дейностите на компанията и нейните работници.
Този тип доклад трябва да бъде написан и с излагателна структура, по точен и кратък начин, подкрепен с данни за резултатите или утвържденията, изложени в текста, по такъв начин, че да могат да се предлагат препоръки или заключения според анализа на представени статистически данни.
Характеристики на отчет за работа
- Прави се с цел предоставяне на важна информация при вземане на решения.
- Това е резултат от изискване или искане от мениджър, ръководител на конкретна област. На практика е адресиран до лице или група хора, които се нуждаят от тази информация и са длъжни да я прочетат, анализират и да вземат решение или да препоръчат алтернативи в полза на участващите страни.
- Този тип отчет съдържа графики, статистически таблици, SWOT матрица наред с други инструменти, полезни при представянето на данни.
Как да изготвим отчет за работа
За изготвянето на доклад за работа е важно да се вземат предвид някои аспекти, включително:
първоначална цел
Дефинирайте или опишете в общи линии и накратко причината, поради която изготвихме доклада. Той служи за идентифициране на това, което преследваме с определени действия за кратък период от време.
Идеално е читателят да знае какво трябва да знае за случилото се, като отговаря на следните въпроси: Защо искате доклада? До кого е адресиран докладът? Каква полза ще има?
прост език
Този тип доклад трябва да бъде изготвен с ясен, конкретен и обективен език. Не трябва да се включват лични оценки на който и да е от участващите.
Извършени дейности
Тази фаза показва какво е направено за постигане на предложените резултати или критерии за оценка. Той установява човешките ресурси и материалите, използвани за получаване на източниците на информация, за да анализира информацията, да я подбере, организира и да започне да прави сравненията, които тя поражда.
За такива цели е важно в този аспект да се събере всичко, което отговорните за всяка дейност могат да допринесат.
Оценка на информацията
В този аспект пристъпваме към проверка и сравняване на информацията, събрана за целите на изготвянето на писмения доклад. Препоръчително е да се посочи източникът, от който са получени въпросните данни. Те трябва да бъдат поставени на последните страници на доклада.
Структура на отчета
Съдържанието на доклада трябва да бъде подредено според темата, която ще бъде изложена, и реда на идеите, които авторът има. Те обаче трябва да представят следната схема:
- Въвеждане: В тази част читателят ще знае в общи линии ситуацията, която ще бъде разгледана, причината за тази ситуация, целта на ситуацията, която искаме да представим, както и инструментите, които ще бъдат използвани за подкрепя доклада по отношение на представянето на фактите.
- Развитие: Това е поддържащата част на доклада, тук са описани най-важните аспекти, които трябва да вземем предвид в доклада, който ще бъде представен. Той обяснява методите, използвани за получаване на резултатите и как са били използвани.
- Заключения или препоръки: Това е кратко резюме, което предлага действията, които трябва да се следват според получените резултати. Тези резултати трябва да бъдат възможно най-ясни и много полезни.
Действия, които трябва да следвате
Той е много полезен за вземане на решения в рамките на работния доклад, тъй като ще позволи насоки за това какво е работило най-добре за постигане на желаната цел. От своя страна той ще определи действията, които трябва да бъдат изпълнени в бъдеще, така че да постигнете успеха, който търсите.
Кажете ни как подготвяте своя отчет за работата и какви аспекти вземате предвид, когато го правите.
Ако тази интересна статия привлече вниманието ви, каня ви да видите тази връзка Корпоративна социална отговорност