تقرير العمل كيف يتم تحضيره بشكل صحيح؟

في مجال الإدارة ، تلعب تقارير العمل دورًا في اتخاذ القرار ، لذلك سنقدم أدناه لمحة موجزة عن ماهية تقرير عملوخصائصها وكيفية تحضيرها بشكل صحيح.

تقرير عمل

التقرير على وجه التحديد هو نص يستخدم في البداية لتقديم تحليل للجوانب المهمة المتعلقة ببعض الأنشطة المحددة أو النتائج التي تم الحصول عليها ، والتي تتطلب أن تكون على علم كتابي ببعض المواقف لاتخاذ القرار.

في التقرير ، يمكننا أولاً العثور على ملخص للمشكلة أو الموقف المراد تحليله ، وثانيًا الأسباب أو النتائج المحتملة للموقف المثارة ، وأخيرًا الحلول أو التوصيات الممكنة لتحقيق الهدف.

داخل مكان العمل ، هناك المشهورون المؤجلة تقارير العمل أو النتائج ، وهي ليست أكثر من ملخص يسمح لنا بتقييم نتيجة مهمة واحدة أو عدة مهام تم تنفيذها لتحقيق هدف ما.

تهدف تقارير العمل إلى قياس نشاط عامل أو قسم أو منطقة أو وحدة ، ولماذا لا تقوم الشركة أو المؤسسة بشكل عام. يعد تقرير العمل حاليًا أساس اجتماعات الإدارة ، وبالتالي ، يتم عقدها على مدار العام بمعدل يختلف من شركة إلى أخرى.

على سبيل المثال ، من وجهة النظر الإدارية ، يسمح هذا النوع من التقارير بتقييم نتائج جميع المجالات المعنية ، وبالتالي يكون مسؤولاً أمام الإدارة العليا ، ويتم تنفيذه على أساس شهري أو ربع سنوي أو نصف سنوي.

من خلال تقارير العمل ، يُعرف تطور العمليات وبالتالي تطور الشركة على المدى القصير ، فإنه يسمح بمعرفة ما إذا كانت الأمور تسير وفقًا لما تم اقتراحه في الأصل أو إذا كانت تتطلب تعديلات معينة من أجل الأداء الأمثل للأنشطة أنفسهم.من الشركة وعمالها.

يجب كتابة هذا النوع من التقارير وبهيكل إعلاني ، بطريقة دقيقة وموجزة ، مدعومًا ببيانات النتائج أو التأكيدات المعروضة في النص ، بحيث يمكن تقديم التوصيات أو الاستنتاجات وفقًا لتحليل البيانات الإحصائية المقدمة.

خصائص تقرير العمل

• يتم ذلك لغرض توفير معلومات مهمة عند اتخاذ القرارات.
• إنها نتيجة مطلب أو طلب من مدير ، رئيس منطقة معينة. إنها موجهة عمليًا إلى شخص أو مجموعة من الأشخاص الذين يحتاجون إلى هذه المعلومات ويلتزمون بقراءتها وتحليلها واتخاذ قرار أو التوصية ببدائل لصالح الأطراف المعنية.
• يحتوي هذا النوع من التقارير على رسوم بيانية وجداول إحصائية ومصفوفة SWOT من بين أدوات أخرى مفيدة في عرض البيانات.

كيفية تحضير تقرير العمل

لإعداد تقرير عمل ، من المهم مراعاة بعض الجوانب ، بما في ذلك:

الهدف الأولي

حدد أو صِف بشكل موجز سبب إعدادنا للتقرير. إنه يعمل على تحديد ما نسعى إليه بإجراءات معينة في فترة زمنية قصيرة.

من المثالي أن يعرف القارئ ما يحتاج إلى معرفته حول ما حدث ، والإجابة على الأسئلة التالية: لماذا تريد التقرير؟ إلى من هو التقرير الموجه؟ ما فائدة ذلك؟

لغة بسيطة

يجب إعداد هذا النوع من التقارير بلغة واضحة وملموسة وموضوعية. لا ينبغي تضمين التقييمات الشخصية لأي من المشاركين.

الأنشطة المنجزة

توضح هذه المرحلة ما تم إنجازه لتحقيق النتائج المقترحة أو معايير التقييم. يحدد الموارد البشرية والمواد المستخدمة للحصول على مصادر المعلومات ، من أجل تحليل المعلومات واختيارها وتنظيمها والبدء في إجراء المقارنات التي تؤدي إليها.

لهذه الأغراض ، من المهم في هذا الجانب جمع كل ما يمكن للمسؤولين عن كل نشاط المساهمة به.

تقييم المعلومات

في هذا الجانب ، ننتقل إلى التحقق ومقارنة المعلومات التي تم جمعها لغرض إعداد التقرير المكتوب. يُنصح بالإشارة إلى المصدر الذي تم الحصول على البيانات المعنية منه. يجب أن توضع هذه على الصفحات الأخيرة من التقرير.

هيكل التقرير

يجب ترتيب محتوى التقرير وفقًا للموضوع الذي سيتم عرضه وترتيب الأفكار التي يمتلكها الكاتب. ومع ذلك ، يجب عليهم تقديم المخطط التالي:

• مقدمة: في هذا الجزء ، سيعرف القارئ بشكل عام الوضع الذي سيتم التعامل معه ، وسبب هذا الموقف ، والهدف من الموقف الذي نريد تقديمه ، بالإضافة إلى الأدوات التي سيتم استخدامها لدعم التقرير من حيث عرض الوقائع.
• تنمية: هو الجزء الداعم من التقرير ، وهنا يتم وصف أهم الجوانب التي يجب أن نأخذها في الاعتبار في التقرير الذي سيتم تقديمه. يشرح الطرق المستخدمة للحصول على النتائج وكيف تم استخدامها.
• استنتاجات أو توصيات: إنه ملخص موجز يقترح الإجراءات التي يجب اتباعها وفقًا للنتائج التي تم الحصول عليها. يجب أن تكون هذه النتائج واضحة قدر الإمكان ومفيدة للغاية.

إجراءات لمتابعة

إنها مفيدة جدًا لصنع القرار في تقرير العمل ، لأنها ستسمح بالتوجيه بشأن ما هو الأفضل لتحقيق الهدف المنشود. في المقابل ، ستحدد الإجراءات التي يجب تنفيذها في المستقبل ، بطريقة تحقق النجاح الذي تبحث عنه.

أخبرنا كيف تقوم بإعداد تقرير العمل الخاص بك وما هي الجوانب التي تأخذها في الاعتبار عند القيام بذلك.

إذا لفتت هذه المقالة الشيقة انتباهك ، فأنا أدعوك لرؤية هذا الرابط  المسؤولية الاجتماعية للشركات