الكثير أعداء الزمن يمثلون للمجتمع إحدى المشاكل التي تؤدي إلى الإزعاج والتأخير وقلة الإنتاجية. تعرف على المزيد حول هذا الموضوع من خلال قراءة المقالة التالية.
أعداء الزمن
من أهم الأشياء الموجودة في الحياة والتي تمثل كنزًا لا يقدر بثمن بالنسبة للإنسان وأهمها هي أهمية الوقت واستخدامه. عندما لا يتم استخدامه بحكمة ويكون إدارته غير فعال ، يتم الحصول على نتائج عكسية في كل ما هو مطلوب القيام به.
أعداء الزمن كثيرون وأحيانًا لا يدركهم معظم الناس. سنشرح في هذه المقالة كل من العوامل التي تحد من الوصول إلى السيولة في الإجراءات والأنشطة المرتبطة بضياع الوقت أو كسبه.
نعتقد أحيانًا أن بعض الأشياء لا تؤثر على ضياع الوقت وإهداره. دون أن ندرك أننا لا ندرك ذلك ومع مرور الأيام نقدر أننا فقدنا جزءًا من هذه القيمة المهمة. الوقت جوهرة يجب الاعتناء بها وإدارتها بأفضل طريقة.
من خلال معرفة أعداء الزمن ، يمكننا أن نعرف إلى أي مدى يمكننا القيام بأشياء معينة في الحياة. لذلك يمكننا أن نجدهم في العمل ، في المنزل ، في الجامعة ، مع الأصدقاء ، باختصار ، في أي مكان دون أن نعرف حقًا أنهم يؤذوننا بصمت.
لتجنب أعداء الوقت ، من الضروري استخدام استراتيجيات معينة بسيطة وتساعد على تعزيز هذه العادة حتى لا تضيع الوقت. أحد هذه الإجراءات هو تخطيط الأنشطة اليومية ، ويتحقق ذلك من خلال تنظيم المهام من خلال جدول أعمال. مع ذلك ، يومًا بعد يوم ، يتم تنظيم كل واحد منهم حسب الترتيب الزمني والأولوية.
يسمح الاستثمار في كيفية استخدام الوقت بطريقة جيدة ، من بين أمور أخرى ، بزيادة الإنتاجية ، وقضاء المزيد من الوقت مع أحبائهم ، وتنظيم العمليات ، وحتى الوصول في الوقت المحدد لموعد. يتم تحديد كل فعل في حياتنا بمرور الوقت ، بحيث أننا من خلال خسارته نترك جانباً إجراءً آخر ذي صلة وحتى نتعرض لخطر فقدانه.
ما هم؟
لقد علقنا للتو على أن هناك العديد من العناصر ضد الوقت وأنهم جزء من أعدائه. وسنبذل قصارى جهدنا لوصف كل من العوامل التي تضيع الوقت يومًا بعد يوم وتحويلها شيئًا فشيئًا إلى أعداء للوقت. دعنا نرى
الفوضى والفوضى
وهناك مقولة مفادها: "إن الكلمات استعجال وعاجل تدل على الفوضى والاضطراب في عملك". ليس من الجيد تنفيذ المهام دون تخطيط مسبق ، بغض النظر عن حجمها ، من الجيد دائمًا تنظيم كل واحدة منها والتخطيط لها ، مهما كانت صغيرة.
الفوضى وعدم التنظيم عدو للوقت بطبيعتهما. التنظيم مأخوذ من يد التخطيط. تؤدي الأهمية وتقييمها إلى تحسين العديد من العمليات بشكل ملحوظ وتجنب إضاعة الوقت.
لتجنب إضاعة الوقت ، يجب أن تتضمن الخطط التنظيمية التقييم والمراجعة في كل وحدة عملية. تدفق المعلومات وأداء المهام. يجب أن يكون لهذه الأهداف الزمنية المحددة ، وبهذه الطريقة يتم تعزيز الإشراف وتجنب إضاعة الوقت في المجالات التالية.
يجب معالجة كل سجل وكل معلومات في الوقت المناسب ، بغض النظر عن شكل المنظمة وكيف تتكون من عمليات التصنيع أو توفير أي خدمة. يجب تنظيم العمليات في كل مجال وفقًا للأنشطة.
ليس من الجيد تعميم العمليات وإسنادها بالتساوي إلى مناطق مختلفة. يمكن أن يتسبب هذا في تأخير وضياع الوقت في تطوير وعمل كل وحدة. تحدد مراقبة العمليات ما إذا كانت قيادة المنظمة تعمل حقًا. في المنشور التالي استراتيجيات القيادة يمكنك معرفة المزيد عن هذا الموضوع.
نقص الخطط
عندما لا توجد خطط ملموسة والأولويات لا يتم تحديدها بشكل موضوعي ، ثم يتم تقدير ازدواجية المهام. هذا يمثل مشكلة خطيرة لأي منظمة. عندما يتم وضع تخطيط للعمليات وكما رأينا ، يجب أيضًا مراعاة الخطط الخاصة بكيفية تنفيذ كل نشاط من الأنشطة.
عدم وجود خطة عمل يعني حدوث تأخير في العمليات ، وشكاوى من العملاء والعاملين أنفسهم ، والجهود غير الضرورية ، والفشل في تحقيق الأهداف قصيرة الأجل والنتائج غير المتوقعة. من المهم لأي شركة أن يكون لديها خطة عمل لمنع أعداء الوقت من التكاثر.
تذكر أن الإجراء التنظيمي السلبي في منطقة معينة يحدد التأخير في المكونات والأنظمة الأخرى. تحدد أهمية تنفيذ خطط العمل استراتيجيات مباشرة في كل عملية من العمليات التي ، عند تحقيقها ، تسمح بإعطاء كل وحدة عناصر للكفاءة ، وتحقيق الأهداف وتجنب إضاعة الوقت في مجالات أخرى.
يجب الإشراف على تسلسل العمل حسب خطة العمل. قد يستغرق هذا ، بسبب شكله ، بضعة أيام وشهور للتخطيط ، وهذا يؤدي إلى النظر في تنفيذه بعد إجراء دراسة كاملة لكل عنصر.
مع تنفيذ الخطط ، يتم تجنب إهدار الوقت ، وفقدان المواد الخام ، وإحباط الموارد البشرية ، وقبل كل شيء ، الحصول على إنتاج فعال أو تقديم خدمة. وبالمثل ، فإن أعداء الوقت يدمرون عمليات الإنتاج ويقللون من قابلية تشغيل أي منظمة.
اجتماعات العمل المرتجلة
إن أخذ وقت الأشخاص الآخرين في الاعتبار له أهمية كبيرة ، حيث إنه يغير الوقت الذي يمكن أن يخلق اختلافات في علاقات الشركة. لا يمكن تنظيم اجتماعات العمل المرتجلة لأي سبب أو لمجرد الحاجة إلى توصيل معلومات عاجلة.
يؤدي الارتجال في هذا النوع من المواقف إلى عواقب وخيمة على المدى القصير. يجب أن تركز الموضوعات التي ستتم مناقشتها في مجموعة العمل على الأهداف. من المهم أن يتم رفعها بوضوح وتحليلها مسبقًا. عدم الشفافية في المحتويات التي يتم إجراؤها في الاجتماعات هي أعداء للإيقاع.
يجب أن تكون الاجتماعات منتجة ، وتساعد على تحسين إدارة الوقت ، وتجنب التأخير في اتخاذ القرارات وكذلك إجراء مكالمات لاحقة لتوضيح السياق أو الفكرة. يجب أن تتكون الاجتماعات من عناصر مثل المعلومات الواضحة ، وتواريخ البدء والانتهاء ، وطرق العمل ، من بين عوامل أخرى ذات صلة.
إذا كنت ترغب في الارتجال عند دخول اجتماع ، فمن الأفضل تعليق وقت كل عنصر مشارك وعدم إضاعة الوقت. تذكر أن الوقت ثمين للجميع وليس ذلك فحسب ، ولكن حتى إذا كان العامل لا يقدره ، فإنه يولد ضياعًا كبيرًا للوقت للمجموعة بأكملها.
التواصل غير الرسمي
لا يخفى على أحد أن الثرثرة في الردهة تخلق مشاكل في أي منظمة. تستدعي من الناحية الإدارية معلومات غير رسمية أو غير رسمية. إنها ناتجة عن محادثات لا تنعكس في الاتصالات المادية أو الرقمية التي يتم إرسالها إلى الأقسام أو المناطق المختلفة.
الفكرة هي البحث عن طرق لتصحيح جوانب معينة وتقييمها ومراقبتها وإعداد تقرير عنها. في الرابط التالي يمكنك معرفة العملية برمتها المتعلقة بما يلي: التواصل الفعال أداة ضرورية لتقليل هدر الوقت في المؤسسات.
تعمل ممرات الراديو المزعومة على تضخيم المواقف في المنظمات وتخلق سيناريوهات حقيقية حيث تروج للنميمة والإجراءات غير الصحية. يتم تأسيس عادة الاتصال غير الرسمي في معظم الشركات ، في بعض الشركات عميقة الجذور وفي شركات أخرى ذات قيمة قليلة جدًا.
إبن أعداء الزمن لأنها تجذب انتباه الشخص وتشرك حتى أولئك الذين لا علاقة لهم بالقيل والقال. ثم تولد الاستياء وتبدأ الأفعال على كلا الجانبين ، بهدف خلق إزعاج وحل مشكلة بطريقة منعزلة تمامًا عن أهم جوانب المنظمة.
تجذب شائعة الردهة انتباه أي شخص ، وتخلق ديناميكية سلبية حيث يتم قضاء الوقت في معرفة ما يحدث ولماذا يحدث مثل هذا الموقف. إذا تم إضافة الوقت المستثمر في إنتاج وترويج ونقل القيل والقال داخل المنظمة. يمكن الحصول على خسائر كبيرة في ساعات العمل.
شهرًا بعد شهر ، قضاء الوقت في الاستماع إلى ثرثرة الردهة ونقلها من مكان إلى آخر يضر بالوقت والإنتاجية. لا ينبغي تشجيع هذا النوع من العمل ، وحتى أقل من ذلك من قبل قادة المنظمات. يتخذ بعض المديرين قرارات بناءً على التواصل غير الرسمي.
هذا خطأ فادح لا يمكن اعتباره ضروريًا في اتخاذ القرار. يجب أن يكون لإجراءات الاتصال داخل الشركة أمر. إن الحديث عن المواقف التي لا علاقة لها بالمؤسسة أمر صحيح ، ولكن على المستويات التي لا يتضرر فيها أي عنصر.
العمليات المتعددة
إن محاولة القيام بالعديد من المهام في نفس الوقت ليست مثالاً جيدًا على الكفاءة. بغض النظر عمن هو قائد المنظمة ، لا يوجد إنسان لديه القدرة على أداء ثلاث وأربع مهام في نفس الوقت. الاقتراح الذي قيل فيه أن هناك أشخاص متعددي العمليات هو كذبة.
إنه أحد أعداء الزمن. لكن افترض أن هناك أشخاصًا يمكنهم القيام بأكثر من ثلاثة أو أربعة أنشطة في نفس الوقت. ماذا ستكون النتيجة؟ في المقام الأول ، التأخير في تسليم بعض العمليات ، حيث ينبغي استثمار الوقت اللازم. يؤدي القيام بمهمتين مثل التحدث في الهاتف وكتابة مستند إلى تقسيم انتباه العقل إلى قسمين.
هذا منطقيا يؤدي إلى نتيجة فورية. المعلومات التي يتم تقديمها عبر الهاتف ليست دقيقة ولا يتم تقدير صياغة المستند ، لذلك يمكن وضع أي شيء ، لأنه لا يتم الاهتمام به.
يحتاج العقل البشري إلى التركيز لأداء أي مهمة. يمكن أن يكون لديك القدرة على أداء مهمتين أو أكثر ، لكن لا ترتبط بجوانب مماثلة. على سبيل المثال ، هناك موسيقيون يمكنهم العزف على البيانو والغناء في نفس الوقت ، ويمكن للآخرين العزف على الطبول والغناء. لذا اشرب القهوة أيضًا واقرأ الجريدة وتحدث على الهاتف وامضغ العلكة.
هناك إجراءات تسمح بتنفيذ عمليات متعددة ، ولكن يتم تنفيذ إحداها دائمًا بشكل ميكانيكي ، حيث لا يحتاج العقل إلى إجراءات فكرية وتحليل لتنفيذها. يمكن أن يساعدك المنشور التالي في تقييم هذه الإجراءات وكيف التعلم من الاخطاء.
لا تحاول ، لأي سبب كان ، أن تُظهر أن لديك القدرة على أداء مهمتين أو أكثر. سيؤدي ذلك إلى ضياع الوقت في المنظمة وخاصة العوامل الأخرى التي تعتمد عليك. من الأفضل أداء مهمة ما بكفاءة وليس ثلاثة أنشطة يتم نصفها.
ساعات عمل طويلة جدا
تسعى بعض الشركات إلى زيادة الإنتاج من خلال زيادة ساعات العمل أيضًا. ومع ذلك ، فإن إبقاء الموظفين يعملون لساعات إضافية يولد لديهم نوعًا من التعب والإرهاق العقلي. يميل الشيء نفسه إلى الظهور بعد بضعة أيام وبالطبع يؤدي إلى مشاكل في العمليات.
إذا استمر هذا النوع من العمل لفترة ؛ ستظهر النتائج السلبية مباشرة. كما أصبح أحد أعداء الزمن. يؤدي التعب إلى سعي العمال إلى مزيد من وقت الراحة ، وتنخفض الإنتاجية بشكل كبير وبالطبع يتدهور الأداء في جميع الجوانب.
يظهر ضياع الوقت عند ملاحظة تقديم خدمة ذات جودة رديئة أو تقديم تصنيع منتج به عيوب. من المهم تعلم كيفية إدارة نوبات العمل المختلفة من أجل تعزيز الإنتاجية والكفاءة.
أشخاص إيجابيون
عندما تكون هناك بيئة يساهم فيها الأشخاص بأفكار جيدة ، لا تحتفظ بالنقد في مفرداتهم ولا تضيع الوقت في تفسيرات غير ضرورية ، يتم تحقيق إدارة جيدة للوقت. على العكس من ذلك ، إذا كنت تحيط نفسك بأشخاص سامين ، فإنك في معظم الحالات تميل إلى خلق بيئات متوترة من حولك.
الأشخاص الذين يتمتعون بهذه الخصائص ممتازون في إضاعة وقت أي شخص. تم العثور عليها في أي مكان في حياتنا. إنهم يحتفظون باستمرار بالنقد الهدام ، فهم سلبيون ، يروجون لمناقشات عقيمة ومليئة بالأفعال السيئة ، يسعون لأي سبب ليكونوا على صواب ولا يستسلمون لأي شيء.
يجب عزل هذه الأنواع من الناس ، وأفعالهم هي أعداء للوقت وأيضًا توقف التطور والتقدم. للخروج من هذه الأنواع من الناس ، يجب عليك أولا التعرف عليهم على الفور. ثم امضوا في عدم أخذهم في الحسبان ، إذا كان هناك أي إصرار ، واجهوهم وفككوا كل أفعالهم.
من المهم أن تجعله يفهم أنك لست مهتمًا ببدء محادثة ، ناهيك عن علاقة شخصية أو علاقة عمل. دعيه يعرف من خلال الإيماءات وتركيبات الكلمات التي تجعله يشعر بعدم الارتياح.
تجنبهم في أي موقف وأكثر من ذلك عندما يكون من الضروري البحث عن هدف واضح ونهائي. لا يمكن لأي شخص يعتبر نفسه منتجًا أن يضيع الوقت في المشاركة في المحادثات والتجمعات مع هذا النوع من الأشخاص. من المهم أن تحيط نفسك بأشخاص استباقيين يجرون الوقت ويقدرون الطرق لإدارتها بأفضل طريقة.
بيئات قاسية
من المستحيل أداء العمليات والاستفادة منها عندما تكون البيئة مزعجة وصاخبة. إن التأثير الذي تحدثه على الإنتاج هائل ، ويصل اللامركزية وقلة الانتباه إلى ما تم إنجازه. ثم من الضروري المضي قدما في اتخاذ الإجراءات لمنع ظهور أحد أعداء الزمن.
هناك عدة طرق لعزل هذا النوع من البيئة ، بالإضافة إلى كونها مزعجة ومزعجة ، فهي أيضًا أعداء للوقت لا تسمح للإبداع بالازدهار ، وأقل بكثير من الإنتاجية. تمامًا مثل الأشخاص السامين ، يجب التقليل من البيئات المعادية بأي شكل من الأشكال.
يمكنك محاولة استخدام الحوار مع الرؤساء أو الخروج بأفكار لتحسين بيئة العمل. بديل آخر هو أن تظل هادئًا إذا كان هناك الكثير من الضوضاء ، استخدم سماعات الرأس لتجنب سماع الضوضاء المزعجة التي يمكن إنشاؤها. لكن اطلب ببساطة تغيير المنطقة حيث يمكنك العمل بمزيد من راحة البال.
من المهم التفكير في إجراء تغييرات في حياة العمل وعدم السماح بهذا النوع من المواقف. إضاعة الوقت أمر لا يريده الكثيرون ويجب احترامه. ومع ذلك ، فإن آخرين لا يعطونها أهمية ويتم ملاحظة النتائج بمرور الوقت بطريقة سلبية.